Abwesenheiten mit Ihrem Kalender synchronisieren
Erzeugen Sie einen privaten Link, um die genehmigten Abwesenheiten Ihres Teams in Google Calendar, Outlook oder einer anderen Kalender-App zu sehen.
Mit der Synchronisierung von Abwesenheiten erscheinen Urlaub und genehmigte Abwesenheiten Ihres Teams in der Kalender-App, die Sie bereits nutzen (Google Calendar, Outlook, der Kalender des Handys …). So sieht jeder auf einen Blick, wer nicht da ist, ohne Inallow zu öffnen.
Das funktioniert über einen privaten Link, den Sie im Verwaltungspanel von Clocks erzeugen. Jede Kalender-App, die das Abonnieren eines Kalenders per URL (Format iCalendar) erlaubt, kann ihn verwenden.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen im Verwaltungspanel von Clocks Zugriff auf Konfiguration › Abwesenheiten mit der Berechtigung, die Buchungen des Unternehmens zu verwalten. Diesen Zugriff haben die Clocks-Administratoren. Siehe Rollen und Berechtigungen.
Den Link erzeugen
Öffnen Sie die Konfiguration der Abwesenheiten
Klicken Sie im Verwaltungspanel auf Konfiguration und dann auf Abwesenheiten. Am Ende des Bildschirms befindet sich der Abschnitt Synchronisierung von Abwesenheiten.
Erzeugen Sie den Link
Gibt es noch keinen, zeigt das Feld Link zur Synchronisierung von Abwesenheiten „Es wurde noch kein Link zur Synchronisierung von Abwesenheiten erstellt“. Klicken Sie auf die Schaltfläche + („Link generieren“). Sie sehen die Meldung „Link generiert“, und der Link erscheint im Feld.
Kopieren Sie ihn
Klicken Sie auf die Kopieren-Schaltfläche neben dem Link. Sie sehen die Meldung „Link kopiert“. Erlaubt Ihr Browser das Kopieren nicht, sehen Sie „Kopierfehler“: Markieren Sie den Text im Feld und kopieren Sie ihn von Hand.
Den Kalender zu Ihrer App hinzufügen
- Öffnen Sie Google Calendar am Computer.
- Klicken Sie im linken Bereich neben Weitere Kalender auf + und wählen Sie Per URL.
- Fügen Sie den Link ein und klicken Sie auf Kalender hinzufügen.
Der Kalender erscheint mit dem Namen „Inallow Clocks“.
Suchen Sie die Option zum Abonnieren eines Internetkalenders oder „aus dem Web“ und fügen Sie den Link ein. In Outlook finden Sie sie zum Beispiel unter Kalender hinzufügen › Aus dem Internet abonnieren.
Jede Person, die die Abwesenheiten sehen möchte, muss den Link in ihrer eigenen Kalender-App hinzufügen.
Was der Kalender enthält
- Die angenommenen Abwesenheiten aller aktiven Mitarbeiter des Unternehmens, jedes Abwesenheitstyps. Ausstehende und abgelehnte erscheinen nicht.
- Die Abwesenheiten vom ersten Tag des Vormonats bis zum letzten Tag des sechsten Monats ab dem aktuellen.
- Jede Abwesenheit erscheint als ganztägiger Termin mit dem Titel „Vorname Nachnamen | Abwesenheitstyp“. Aufeinanderfolgende Tage desselben Typs werden zu einem einzigen Termin zusammengefasst.
Inallow aktualisiert den Inhalt des Links, sobald sich die Abwesenheiten ändern, aber jede Kalender-App entscheidet selbst, wie oft sie ihn erneut abruft. Es ist normal, dass eine Änderung eine Weile braucht, bis sie sichtbar ist.
Den Kalender nicht mehr teilen
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Link. Sie sehen die Meldung „Link entfernt“, und der Link funktioniert in keiner App mehr, in der er hinzugefügt wurde.
Klicken Sie danach erneut auf +, wird ein neuer, anderer Link erzeugt: Sie müssen ihn wieder in den Kalendern hinzufügen.
PDF-Kalender eines Mitarbeiters
Wenn Sie den Jahreskalender einer Person auf Papier brauchen, können Sie ihn im Verwaltungspanel unter Kalender mit Kalender herunterladen als PDF herunterladen.