Kalender
Sehen Sie das ganze Jahr jedes Mitarbeiters mit seinen Abwesenheiten, Feiertagen und seinem Freizeitausgleich ein und behalten Sie sein Urlaubskonto im Blick.
Der Kalender zeigt Mitarbeiter für Mitarbeiter ein ganzes Jahr auf einen Blick: die angenommenen und ausstehenden Abwesenheiten, die Feiertage seiner Betriebsstätte und die Tage mit Freizeitausgleich. Hier sehen Sie auch, wie viele Urlaubstage er bereits verbraucht hat und wie viele ihm noch bleiben, erfassen Abwesenheiten und laden den Kalender als PDF herunter.
Um ihn zu öffnen, klicken Sie im Seitenmenü des Verwaltungspanels auf Kalender.
Mitarbeiter und Jahr wählen
- Mitarbeiterliste: Links erscheinen alle Mitarbeiter als „Nachnamen, Vorname“. Klicken Sie auf einen, um seinen Kalender zu sehen. Beim Öffnen wird der erste der Liste angezeigt.
- Mitarbeiter wird gesucht ...: Geben Sie einen Teil des Vornamens, der Nachnamen oder der E-Mail-Adresse ein, um die Liste zu filtern.
- Jahr: Mit den Pfeilen neben dem Jahr wechseln Sie zum vorherigen oder nächsten. Zähler, Kalender und Seitenbereiche werden für das gewählte Jahr neu berechnet.
Urlaubszähler
Über dem Kalender stehen drei Zahlen des Mitarbeiters für das gewählte Jahr:
| Zähler | Was er bedeutet |
|---|---|
| Verwendete Tage | Angenommene Abwesenheitstage, deren Abwesenheitstyp als Urlaub markiert ist. Jeder Tag zählt als einer, auch Wochenenden, wenn sie erfasst wurden. |
| Verfügbar Tage | Gesamttage minus Verwendete Tage. Der Wert kann negativ werden: Inallow verhindert nicht, dass mehr Urlaub erfasst wird, als zusteht. |
| Gesamttage | Die Urlaub-Tage aus dem Tarifvertrag des Mitarbeiters plus die Anpassung, die Sie für dieses Jahr vorgenommen haben. |
Ausstehende oder abgelehnte Abwesenheiten ziehen im Verwaltungspanel keine Tage ab. Beachten Sie, dass in der App des Mitarbeiters ausstehende Abwesenheiten bereits unter Verwendet zählen, sodass er dort weniger verfügbare Tage sehen kann als Sie. Abwesenheiten von Typen, die kein Urlaub sind (zum Beispiel eine Krankmeldung), ziehen ebenfalls nichts ab, erscheinen aber im Kalender.
Die Urlaubstage eines Jahres anpassen
Hat ein Mitarbeiter ein Jahr, das von den anderen abweicht (er ist zum Beispiel im Laufe des Jahres eingetreten oder nimmt Tage aus dem Vorjahr mit), können Sie seine Gesamttage nur für dieses Jahr ändern, ohne den Tarifvertrag anzufassen.
- Wählen Sie den Mitarbeiter und das Jahr.
- Klicken Sie neben Gesamttage auf das Anpassungssymbol („Passt die Feiertage des Arbeiters für das ausgewählte Jahr an“). Es erscheint nur, wenn der Mitarbeiter einen Tarifvertrag hat.
- Im Fenster Feiertage der Arbeiter anpassen sehen Sie das Jahr und die Tage nach Vereinbarung. Geben Sie unter Straffe Ferien die Gesamtzahl der Tage ein, die ihm in diesem Jahr zustehen (bis zu zwei Ziffern).
- Klicken Sie auf Speichern.
Gesamttage und Verfügbar Tage werden sofort aktualisiert. Die Anpassung betrifft nur diesen Mitarbeiter und dieses Jahr. Speichern kann sie nur der Allgemeine Administrator, weil sie den Datensatz des Mitarbeiters ändert: Ein Clocks-Administrator oder ein Vorgesetzter kann es nicht.
Der Jahreskalender
Der Kalender zeigt die zwölf Monate des gewählten Jahres. Der heutige Tag ist hervorgehoben, Samstage und Sonntage sind abgeschwächt. Tage mit Einträgen werden eingefärbt:
- Abwesenheiten: in der Farbe, die für ihren Abwesenheitstyp eingestellt ist. Ist die Abwesenheit ausstehend, ist die Farbe heller. Abgelehnte Abwesenheiten erscheinen nicht.
- Feiertage: die Feiertage des Unternehmens und die der Betriebsstätte des Mitarbeiters. Sie werden unter Feiertage eingerichtet.
- Stunden genießen: die Tage, an denen der Mitarbeiter angesammelte Stunden als Freizeitausgleich nimmt, angenommen oder ausstehend. Siehe Freizeitausgleich.
Die Details eines Tages ansehen
Klicken Sie auf einen beliebigen Tag, um seine Details zu öffnen. Sie sehen:
- Was an diesem Tag erfasst ist: den Namen des Abwesenheitstyps mit seinem Status, (Offen) oder (Genehmigt), den Namen des Feiertags oder Stunden genießen mit seinem Status.
- Die Buchungen des Mitarbeiters an diesem Tag auf einer Zeitleiste mit Kommen, Gehen, Dauer und dem Projekt oder Grund jedes Abschnitts.
- Ist nichts vorhanden, die Meldung „Nichts gefunden für diesen Tag“.
Klicken Sie in den Details auf den Namen einer Abwesenheit, um das Fenster Info zur Abwesenheit zu öffnen:
- Ist sie ausstehend, können Sie auf Akzeptieren oder Ablehnen klicken.
- Ist sie angenommen, können Sie auf Löschen klicken.
Die Angaben einer bereits erstellten Abwesenheit können nicht geändert werden. Haben Sie sich bei Typ oder Tag vertan, löschen Sie sie und erstellen Sie sie neu.
Seitenbereiche
- Abwesenheiten werden nach Art akzeptiert: wie viele angenommene Abwesenheitstage der Mitarbeiter im Jahr hat, aufgeteilt nach Abwesenheitstyp (Urlaub, Krankmeldung, persönliche Angelegenheiten …). Hat er keine, erscheint „Keine Abwesenheiten gefunden“.
- Genießen Sie die akzeptierten Stunden: die Gesamtzahl der Stunden, die der Mitarbeiter im Jahr als Freizeitausgleich genommen hat. Hat er keine genommen, erscheint „Keine Freude an den Stunden gefunden“.
Aktionen
Abwesenheit hinzufügen
Klicken Sie auf Abwesenheit hinzufügen, um eine Abwesenheit zu erfassen. Das Fenster Neue Abwesenheit öffnet sich mit dem Mitarbeiter, den Sie gerade ansehen, bereits ausgewählt. Felder und Regeln sind dieselben wie unter Abwesenheiten. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Eine Abwesenheit erfassen.
Kalender herunterladen
Klicken Sie auf Kalender herunterladen, um ein PDF mit dem Jahreskalender des Mitarbeiters herunterzuladen. Die Datei heißt „Vorname Nachnamen - Jahr.pdf“ und enthält:
- Die angenommenen und ausstehenden Abwesenheiten mit dem Namen ihres Typs.
- Die angenommenen und ausstehenden Tage mit Freizeitausgleich.
- Die Feiertage des Unternehmens und seiner Betriebsstätte.
Hat ein Tag mehrere Einträge, zeigt das PDF nur einen, in dieser Reihenfolge: Abwesenheit, Freizeitausgleich und Feiertag.
Wichtige Regeln
- Jede Abwesenheit belegt einen einzigen Tag. Mehrtägige Abwesenheiten werden als eine Abwesenheit pro Tag gespeichert.
- Ein Mitarbeiter kann nicht zwei ausstehende oder angenommene Abwesenheiten am selben Tag haben.
- Es gibt keine halbtägigen oder stundenweisen Abwesenheiten. Für stundenweise Freizeit verwenden Sie den Freizeitausgleich.
- Wenn Sie eine Abwesenheit eines Typs Urlaub an einem Feiertag des Mitarbeiters erfassen, wird dieser Tag übersprungen und nicht angelegt.