Buchungen

Der Bereich Buchungen ist die Arbeitszeiterfassung (registro de jornada) des Unternehmens: jedes Kommen und jedes Gehen jedes Mitarbeiters, egal woher es stammt. Hier können Sie sie prüfen, fehlende hinzufügen und falsche korrigieren.

Den Bereich sehen nur Administratoren mit der Berechtigung, Buchungen zu verwalten. Vorgesetzte haben keinen Zugriff: Wenn sie einen Fehler entdecken, müssen sie einen Administrator um die Korrektur bitten. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Eine Buchung korrigieren.

Wie eine Buchung aufgebaut istLink kopieren

In Inallow ist eine Buchung ein Zeitabschnitt: Sie hat eine Uhrzeit für Kommen und eine für Gehen. Solange kein Gehen erfasst ist, ist der Abschnitt laufend (der Mitarbeiter arbeitet noch, macht Pause oder ist freigestellt).

Jeder Abschnitt hat einen dieser Typen:

Die verfügbaren Projekte und Gründe werden unter Konfiguration › Projekte und Konfiguration › Gründe festgelegt. In der App erstellt der Mitarbeiter diese Abschnitte mit den Schaltflächen Start, Pause, Freistellung und Anhalten (siehe Kommen und Gehen stempeln).

Außerdem speichert jede Buchung:

• Telearbeit: ob im Abschnitt von zu Hause gearbeitet wurde. In der App wird das mit Telearbeit markiert, im Verwaltungspanel mit Arbeit von zu Hause.
• Standort: die Koordinaten von Kommen und Gehen, wenn das Gerät sie gesendet hat.
• Betriebsstätte: die Betriebsstätte, die dem Mitarbeiter beim Stempeln zugewiesen war. Ändern Sie später seine Betriebsstätte, behalten die alten Buchungen die bisherige.
• Quelle: von wo jedes Kommen und jedes Gehen erfasst wurde.

Quelle der BuchungLink kopieren

Neben der Uhrzeit von Kommen und Gehen erscheint ein Symbol. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, sehen Sie die Herkunft:

Ändern Sie im Verwaltungspanel die Uhrzeit eines bereits vorhandenen Kommens oder Gehens, bleibt seine Quelle erhalten. Fügen Sie ein Gehen hinzu, das noch nicht existierte, erhält dieses Gehen die Quelle Verwaltungspanel.

Die Liste der BuchungenLink kopieren

Wenn Sie Buchungen öffnen, sehen Sie die heutigen Buchungen aller Mitarbeiter.

Filter (obere Leiste):

• Datumsbereich: Klicken Sie auf das Feld oder das Kalendersymbol und wählen Sie den ersten und den letzten Tag.
• Wählen Sie einen Mitarbeiter: um nur eine Person zu sehen. Klicken Sie auf das Kreuz, um den Filter zu entfernen.
• Suchen: wendet die Filter an.

Die Liste enthält alle Buchungen, die sich mit dem gewählten Zeitraum überschneiden. Deshalb erscheint eine Buchung, die vor Tagen offen geblieben ist, in jeder Suche nach ihrem Kommen: So finden Sie vergessene Gehen-Buchungen schnell. Haben Sie in der oberen Leiste eine Abteilung gewählt, sehen Sie nur die Personen dieser Abteilung.

Während des Ladens zeigt das Verwaltungspanel, wie viele Buchungen es gefunden hat, die geschätzte und die bereits vergangene Zeit. Bei langen Zeiträumen kann es etwas dauern.

Spalten:

• Mitarbeiter. Wurde die Buchung aus Salto KS importiert, erscheint ein Etikett mit dem Hinweis „Buchung aus SaltoKS importiert“.
• Typ: das Projekt (Arbeitsbuchung) oder der Grund (Pause oder Freistellung) mit seinem Symbol. War es Telearbeit, erscheint zusätzlich das Haussymbol („Arbeit von zu Hause“).
• Kommen: Datum und Uhrzeit mit dem Symbol der Quelle. Fehlt es, sehen Sie „Kein Kommen!“.
• Gehen: Datum und Uhrzeit mit dem Symbol der Quelle. Leer, wenn die Buchung noch läuft.
• Dauer: Zeit des Abschnitts. Rechts befindet sich die Schaltfläche Ändern (der Stift).

Sie können die Liste sortieren, indem Sie auf den Titel einer Spalte klicken. Pro Seite werden 10 Buchungen angezeigt, unten steht die Summe (Gesamt).

Eine Buchung erstellenLink kopieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen (das + im Kopf der Liste). Das Fenster Neue Buchung öffnet sich. Felder mit Sternchen sind Pflichtfelder:

• Mitarbeiter: die Person, zu der die Buchung gehört.
• Typ: Kommen, Pause oder Freistellung.
• Projekt (wenn der Typ Kommen ist) oder Grund (bei Pause oder Freistellung). Die Liste der Gründe ändert sich je nach Typ.
• Kommen: Datum und Uhrzeit des Beginns, mit Sekunden. Standardmäßig jetzt.
• Gehen: Datum und Uhrzeit des Endes. Der Schalter Aktiv gibt an, ob der Abschnitt noch läuft: Wenn Sie ihn aktivieren, wird die Buchung ohne Gehen gespeichert.
• Verstrichene Zeit: wird automatisch aus Kommen und Gehen berechnet.
• Arbeit von zu Hause: Aktivieren Sie das, wenn der Abschnitt in Telearbeit war.
• Standortkarte: optional. Wir erklären sie weiter unten im Abschnitt Standort der Buchung.

Klicken Sie auf Erstellen. Sie sehen die Meldung „Buchung erstellt“, und die Liste wird aktualisiert.

Eine Buchung ändernLink kopieren

Klicken Sie in der Zeile der Buchung auf Ändern (der Stift). Das Fenster Buchung ändern öffnet sich mit denselben Feldern wie beim Erstellen, nur dass der Mitarbeiter nicht geändert werden kann.

Unter Kommen und Gehen sehen Sie die Betriebsstätte, die dem Mitarbeiter beim Stempeln zugewiesen war („Zugewiesenes Zentrum zum Zeitpunkt der Registrierung“), oder „Kein Zentrum zugewiesen“.

Was Sie tun können:

• Uhrzeit ändern von Kommen oder Gehen.
• Typ ändern sowie Projekt oder Grund.
• Eine offene Buchung schließen: Deaktivieren Sie Aktiv. Das Feld Gehen erscheint mit der aktuellen Uhrzeit; stellen Sie es auf die tatsächliche Uhrzeit ein.
• Eine Buchung wieder öffnen: Aktivieren Sie Aktiv. Das Gehen wird entfernt, und der Abschnitt läuft wieder.
• Arbeit von zu Hause markieren oder die Markierung entfernen.
• Standort ändern.

Klicken Sie zum Speichern auf Ändern. Sie sehen die Meldung „Buchung geändert“.

Eine Buchung löschenLink kopieren

Öffnen Sie die Buchung mit Ändern und klicken Sie auf Löschen. Sie sehen die Meldung „Buchung gelöscht“. Die Buchung verschwindet aus der Liste, aus der Anwesenheit, aus den Übersichten und aus den Berichten.

Standort der BuchungLink kopieren

Im unteren Teil des Fensters zeigt eine Karte eine Markierung für Kommen und eine für Gehen. Die Markierung ist rot, wenn die Buchung einen noch nicht geprüften Vorfall wegen Entfernung zur Betriebsstätte hat, und grün, wenn nicht.

• Eine Markierung verschieben: Ziehen Sie sie an die richtige Stelle und speichern Sie.
• Ohne Koordinaten: Sie sehen „Dieser Eintrag hat keine Koordinaten“. Klicken Sie auf Jetzt erstellen, um die Markierungen auf den Standort des Unternehmens zu setzen, und ziehen Sie sie dann an die richtige Stelle.
• Koordinaten löschen: löscht den Standort von Kommen und Gehen.

Die Entfernung zur Betriebsstätte wird berechnet, wenn ein Kommen oder Gehen erfasst wird. Ändern Sie die Koordinaten später, wird kein Vorfall erstellt oder entfernt. Vorfälle prüfen Sie unter Vorfälle.

Regeln und MeldungenLink kopieren

• Gehen muss nach dem Kommen liegen. Ist das nicht der Fall, zeigt das Fenster „Es ist nicht möglich, nach dem Ausstempeln einen Stempelvorgang zu erstellen.“ und beim Speichern „Ungültige Ausstempelung“.
• Es kann nicht zwei Buchungen gleichzeitig geben. Überschneidet sich der neue Abschnitt mit einem anderen desselben Mitarbeiters, sehen Sie „Überlappender Stempel“ und einen Kasten mit den Daten der vorhandenen Buchung („… hat in diesem Zeitraum bereits eine Buchung“). Abschnitte dürfen aber direkt aufeinander folgen: Das Gehen des einen kann mit dem Kommen des nächsten zusammenfallen.
• Eine offene Buchung blockiert spätere. Hat der Mitarbeiter eine Buchung ohne Gehen, können Sie keine weitere erstellen, die danach beginnt. Schließen Sie zuerst die offene.
• Pflichtfelder. Fehlt eines, sehen Sie „Formular unvollständig“ mit dem Namen des Feldes.
• Erstellen im Verwaltungspanel deaktiviert. Sehen Sie „Erstellung von Datensätzen deaktiviert: Der Mitarbeiter hat keine Berechtigung, über das Dashboard Einträge zu erstellen“, ist für diesen Mitarbeiter die Plattform Panel nicht erlaubt. Der Allgemeine Administrator kann sie in Inallow Admin › Benutzer › sein Datensatz › Registerkarte Clocks aktivieren (siehe Einen Mitarbeiter anlegen).
• Zeitgenauigkeit. Die Prüfung der Geräteuhrzeit, die Sie unter Konfiguration › Zeitgenauigkeit einrichten, gilt nicht für Buchungen, die im Verwaltungspanel erstellt werden.

Die Buchungen herunterladenLink kopieren

Die Liste Buchungen hat keine Download-Schaltfläche. Um die Daten zu exportieren:

• Übersichten: lädt die Buchungen als CSV (Excel) oder JSON herunter, mit Filtern und Gruppierungen.
• Berichte: erstellt Dokumente als PDF oder Excel, etwa die monatliche Arbeitszeiterfassung Offiziell. Siehe Die Arbeitszeiterfassung exportieren.