Überstundenanträge
Prüfen Sie die von den Mitarbeitern beantragten Überstunden, nehmen Sie sie an oder lehnen Sie sie ab, und erfassen Sie Überstunden in ihrem Namen.
Unter Antrag auf Stunden verwalten Sie die Überstunden der Mitarbeiter. Jeder Antrag umfasst einen Tag, eine Anzahl Stunden und eine Art (zum Beispiel „Überstunden“ oder „Bereitschaft“). Wenn Sie einen Antrag annehmen, werden diese Stunden dem Stundenkonto des Mitarbeiters gutgeschrieben, das er anschließend unter Freizeitausgleich als Freizeit nehmen kann.
Zum Öffnen klicken Sie im Seitenmenü des Verwaltungspanels auf Antrag auf Stunden.
Aufbau des Bildschirms
- Mitarbeiter wird gesucht ...: filtert die Karten nach Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse.
- Datumsbereich: Wählen Sie den Zeitraum der beantragten Tage, den Sie sehen möchten. Standardmäßig reicht er von vor 7 Tagen bis in 20 Tagen.
- Registerkarten: Offen, Genehmigt, Abgelehnt und Übersicht. Beim Öffnen wird Offen angezeigt.
- Anfrage für Stunden hinzufügen (Schaltfläche mit dem Pluszeichen): erfasst Überstunden für einen Mitarbeiter.
Suche und Datumsbereich gelten nicht für die Registerkarte Übersicht, die eigene Filter hat.
Registerkarten Offen, Genehmigt und Abgelehnt
Jeder Antrag erscheint in einer Karte mit:
- Dem Mitarbeiter und der Art der Zeitanfrage.
- Der Beschreibung, falls vorhanden.
- Beantragte Dauer: Stunden und Minuten, zum Beispiel „2 Stunde(n) und 30 Minuten“.
- Beantragter Tag: der Tag, an dem die Stunden geleistet wurden.
- Datum der Anmeldung: wann der Antrag angelegt wurde.
- Verantwortlicher: wer ihn angenommen, abgelehnt oder erfasst hat, falls er bereits beantwortet ist.
Schaltflächen:
| Registerkarte | Schaltflächen |
|---|---|
| Offen | Ablehnen und Akzeptieren |
| Genehmigt | Löschen |
| Abgelehnt | Löschen |
Jede Schaltfläche fragt nach einer Bestätigung; klicken Sie auf Ja, um fortzufahren. Gibt es im gewählten Status keine Anträge, sehen Sie einen Hinweis wie „Es wurde keine ausstehende Zeitanfrage gefunden.“.
Ausstehende Anträge können Sie auch in der Karte Anträge auf Stunden auf der Seite Start annehmen oder ablehnen.
Registerkarte Übersicht
Eine Tabelle mit den Stunden der genehmigten Anträge eines Jahres, Monat für Monat, mit einer Spalte Gesamt, im Format Stunden:Minuten. Unter dem Namen jeder Spalte steht die Summe aller Zeilen.
- Mit den Pfeilen neben der Jahreszahl wechseln Sie das Jahr.
- Klicken Sie auf Mitarbeiter, um eine Zeile pro Mitarbeiter zu sehen, oder auf Typ, um eine Zeile pro Antragsart zu sehen.
- Suchen ... filtert die Zeilen nach Namen.
- Mitarbeiter filtern und Nach Typ filtern beschränken die Daten auf die gewählten Mitarbeiter oder Arten.
Die Tabelle addiert die Stunden so, wie sie beantragt wurden, ohne den Multiplikator der Art anzuwenden. Darunter steht der Hinweis „Es werden nur genehmigte Überstundenanträge angezeigt“. Dieselbe Tabelle finden Sie unter Analytik › Übersicht, wo Sie sie zusätzlich herunterladen können.
Status eines Antrags
| Status | Wann | Auswirkung auf das Stundenkonto |
|---|---|---|
| Offen | Der Mitarbeiter hat ihn in der App gesendet, und niemand hat geantwortet. | Keine |
| Genehmigt | Ein Administrator oder Vorgesetzter hat ihn angenommen oder im Verwaltungspanel erfasst. | Schreibt die Stunden dem Konto gut, multipliziert mit dem Multiplikator der Art |
| Abgelehnt | Ein Administrator oder Vorgesetzter hat ihn abgelehnt. | Keine |
Wenn Sie einen genehmigten Antrag löschen, werden seine Stunden vom Stundenkonto des Mitarbeiters abgezogen. Das Konto kann negativ werden, wenn er sie bereits als Freizeit genommen hatte. Wenn Sie einen ausstehenden oder abgelehnten Antrag löschen, ändert sich das Konto nicht.
Wie die gutgeschriebenen Stunden berechnet werden
Jede Antragsart hat einen Multiplikator (er wird unter Arten von Überstundenanträgen eingestellt). Beim Annehmen des Antrags erhöht sich das Stundenkonto des Mitarbeiters um die beantragten Stunden mal diesen Multiplikator.
Wenn Laura Gómez zum Beispiel 2 Stunden einer Art mit Multiplikator 1,5 beantragt, steigt ihr Konto beim Annehmen um 3 Stunden. Mit Multiplikator 1 steigt es genau um die beantragten Stunden.
Einen Überstundenantrag hinzufügen
Klicken Sie auf Anfrage für Stunden hinzufügen. Füllen Sie im Fenster Neuer Antrag auf Stunden aus:
- Mitarbeiter (Pflicht).
- Art der Zeitanfrage (Pflicht).
- Beschreibung (optional).
- Den Tag unter „Wählen Sie einen Tag aus“ (Pflicht).
- Stundenanzahl (Pflicht): Stunden und Minuten. Standardmäßig 1 Stunde.
Klicken Sie auf Erstellen. Der Antrag wird direkt als genehmigt gespeichert, und seine Stunden werden dem Stundenkonto des Mitarbeiters gutgeschrieben. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Überstunden genehmigen oder ablehnen.
Regeln
- Ein Antrag pro Tag. Ein Mitarbeiter kann pro Tag nur einen Überstundenantrag haben, unabhängig vom Status. Gibt es bereits einen (auch einen abgelehnten), sehen Sie „Der Mitarbeiter hat bereits einen Antrag auf Stunden für diesen Tag gestellt.“. Löschen Sie den vorherigen, um einen neuen anzulegen.
- Daten. Anträge können für jedes Datum erfasst werden, auch in der Vergangenheit.
- Ein Vorgesetzter kann seine eigenen Anträge weder annehmen noch ablehnen.
- Keine Bearbeitung. Ein Antrag kann im Verwaltungspanel nicht geändert werden. Löschen Sie ihn und legen Sie ihn neu an.
Wer benachrichtigt wird
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung in der Zeiterfassungs-App („Überstundenantrag angenommen!“ oder „Antrag auf Überstunden abgelehnt“), wenn ein Administrator im Verwaltungspanel einen Antrag annimmt, ablehnt oder erfasst, sofern er die App mit aktivierten Benachrichtigungen installiert hat.
- Wenn ein Vorgesetzter ohne Administratorberechtigungen antwortet, erhält der Mitarbeiter keine Benachrichtigung, sieht aber den neuen Status in seiner App.
- Administratoren und Vorgesetzte können eine E-Mail „Überstunden bis zur Genehmigung“ mit der Anzahl der ausstehenden Anträge erhalten. Jeder Vorgesetzte zählt nur die Anträge der Mitarbeiter, die er leitet. Sie erhalten sie nur, wenn sie das aktiviert haben, an den gewählten Wochentagen: Der Allgemeine Administrator aktiviert oder deaktiviert es pro Person in Inallow Admin. Siehe E-Mail-Benachrichtigungen zu offenen Anträgen.