Rollen und Berechtigungen
Was jeder Inallow-Benutzer je nach Rang sehen und tun kann und wie Abteilungsvorgesetzte funktionieren.
In Inallow hat jeder Benutzer einen Rang, der bestimmt, auf welche Panels er zugreift und welche Bereiche er sieht. Außerdem kann jeder Benutzer Vorgesetzter einer oder mehrerer Abteilungen sein: Damit kann er die Anträge seines Teams prüfen und genehmigen, auch wenn er kein Administrator ist.
Den Rang jeder Person sehen Sie in der Spalte Bereich unter Mitarbeiter.
Ränge der Benutzer
| Rang | Für wen | Was er tun kann |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Jeder Beschäftigte | Stempeln und seine Anträge über die Zeiterfassungs-App oder das Tablet verwalten. Hat keinen Zugang zum Verwaltungspanel, außer er ist Vorgesetzter einer Abteilung. |
| Clocks-Administrator | Personalabteilung oder Verantwortliche für die Zeiterfassung | Sich im Verwaltungspanel anmelden und alle seine Bereiche nutzen. Unter Mitarbeiter kann er nur ansehen: Er legt keine Mitarbeiter an, ändert sie nicht und meldet sie nicht ab. |
| Visits-Administrator | Empfang oder Sicherheitsdienst | Sich im Panel der Besuchsverwaltung anmelden. Hat keinen Zugang zum Verwaltungspanel der Zeiterfassung, außer er ist Vorgesetzter einer Abteilung. |
| Clocks + Visits Administrator | Wer beides verwaltet | Dasselbe wie ein Clocks-Administrator und ein Visits-Administrator zusammen. |
| Allgemeiner Administrator | Die Geschäftsleitung oder die Person, die Inallow im Unternehmen verwaltet | Alles oben Genannte und zusätzlich Mitarbeiter anlegen, ändern, suspendieren und löschen sowie festlegen, wer Administrator ist. Der einzige Rang mit Zugang zu Inallow Admin. |
Alle Ränge können in der App stempeln, denn auch ein Administrator ist ein Mitarbeiter wie jeder andere.
Sonderkonten
Neben den Rängen für Personen gibt es diese Konten:
- Tablet-Lizenz: das Konto, mit dem sich ein Zeiterfassungs-Tablet anmeldet. Es ist keine Person und erscheint nicht unter Mitarbeiter. Es wird unter Tablets angelegt.
- Visits-Lizenz: das Konto eines Inallow-Visits-Tablets. Siehe die Hilfe zur Besuchsverwaltung.
- Gestor: Konto für Steuer- und Lohnbüros (gestorías und asesorías), die mehrere Mandanten betreuen. Sieht den Bereich Vertrieb, über den es die verknüpften Unternehmen öffnet.
- Reseller: für Vertriebspartner von Inallow, die ein eigenes Panel haben.
- API: technisches Konto, um andere Programme mit Inallow zu verbinden. Siehe Integrationen.
- Entwickler: dem Inallow-Team vorbehalten.
Diese Konten richtet das Inallow-Team ein, außer den Tablets, die Sie selbst anlegen.
Was jeder im Verwaltungspanel sieht
Zum Verwaltungspanel haben nur Administratoren mit Zugriff auf Clocks (Allgemein, Clocks oder Clocks + Visits) und Abteilungsvorgesetzte Zugang. Versucht ein anderer Benutzer, sich anzumelden, sieht er einen Hinweis, dass er nicht genügend Rechte hat („It seems that you don't have enough privileges to access this site“), und die Sitzung wird beendet.
| Bereich im Menü | Allgemeiner Administrator | Clocks-Administrator und Clocks + Visits | Vorgesetzter ohne Administratorrang |
|---|---|---|---|
| Start | Ja | Ja | Ja |
| Buchungen | Ja | Ja | Nein |
| Anwesenheit | Ja | Ja | Ja, für sein Team |
| Kalender | Ja | Ja | Ja, für sein Team |
| Abwesenheiten | Ja | Ja | Ja, für sein Team |
| Überstundenanträge | Ja | Ja | Ja, für sein Team |
| Freizeitausgleich | Ja | Ja | Ja, für sein Team |
| Ankündigungen | Ja | Ja | Nein |
| Analytik | Ja | Ja | Ja, für sein Team |
| Vorfälle | Ja | Ja | Nein |
| Mitarbeiter | Ja, mit vollständiger Verwaltung | Ja, nur Ansicht | Ja, nur Ansicht seines Teams |
| Tablets | Ja | Ja | Nein |
| Konfiguration | Ja | Ja | Nein |
| Salto KS | Ja | Ja (Personen verknüpfen erfordert den Allgemeinen Administrator) | Nein |
| Notfallschaltfläche in der oberen Leiste | Ja | Ja | Nein |
Die Bereiche Vertrieb und Unternehmen erscheinen unter der Überschrift Verwaltung nur für Sonderkonten: Vertrieb für Steuer- und Lohnbüros (Rang Gestor) und Unternehmen nur für das Inallow-Team.
Andere Panels
Über das App-Menü in der oberen Leiste (das Symbol mit den neun Punkten) wechseln Sie zu anderen Inallow-Anwendungen, ohne sich erneut anzumelden. Jeder sieht nur die, die ihm zustehen:
- APP › Clocks: die Zeiterfassungs-App im Web, für alle.
- APP › Visits: nur, wenn der Benutzer Besucher anlegen darf.
- MANAGEMENT › Clocks: das Verwaltungspanel der Zeiterfassung, für Administratoren mit Clocks und für Vorgesetzte.
- MANAGEMENT › Visits: das Panel der Besuchsverwaltung, für Administratoren mit Visits.
- MANAGEMENT › Admin: Inallow Admin, nur für den Allgemeinen Administrator.
- MANAGEMENT › Reseller: nur für Vertriebspartner.
Den Rang eines Benutzers ändern
Nur der Allgemeine Administrator kann Ränge ändern. Das geschieht in Inallow Admin (unter admin.inallow.io oder über das App-Menü › MANAGEMENT › Admin).
Öffnen Sie die Berechtigungen
Klicken Sie in Inallow Admin auf Berechtigungen. Es öffnet sich Managementberechtigungen, mit einer Zeile pro Benutzer. Ihr eigener Benutzer erscheint nicht: Ihre eigenen Berechtigungen können Sie nicht ändern.
Markieren Sie die Kontrollkästchen
Jede Zeile hat drei Kontrollkästchen:
- Uhren (Clocks): Zugriff auf das Verwaltungspanel der Zeiterfassung.
- Besuche (Visits): Zugriff auf das Panel der Besuchsverwaltung.
- Admin: vollständiger Zugriff auf die Konfiguration aller Anwendungen, Benutzer und Berechtigungen. Wenn Sie es markieren, werden auch Uhren und Besuche markiert und bleiben gesperrt, solange Admin markiert ist.
Mit Suchen ... finden Sie eine Person nach Namen. Das Fragezeichensymbol neben dem Titel erklärt, was jedes Kontrollkästchen gewährt.
Speichern Sie die Änderungen
Solange es offene Änderungen gibt, sehen Sie „Einige Änderungen sind nicht gespeichert.“ und die Schaltfläche Änderungen speichern. Klicken Sie darauf. Sie sehen „Änderungen gespeichert“, und der Hinweis wechselt zu „Alle Änderungen sind gespeichert.“.
Die Kontrollkästchen ergeben folgenden Rang:
| Markierte Kontrollkästchen | Resultierender Rang |
|---|---|
| Keines | Mitarbeiter |
| Uhren | Clocks-Administrator |
| Besuche | Visits-Administrator |
| Uhren und Besuche | Clocks + Visits Administrator |
| Admin | Allgemeiner Administrator |
Hatte der Benutzer das Panel geöffnet, muss er die Seite eventuell neu laden oder sich erneut anmelden, um die Änderungen zu sehen.
Ein einzeln angelegter Mitarbeiter beginnt immer als Mitarbeiter. Soll er Verwaltungsaufgaben übernehmen, ändern Sie seinen Rang hier, nachdem Sie ihn angelegt haben. Beim Anlegen per CSV-Datei wird der Rang in der Spalte rank angegeben.
Abteilungsvorgesetzte
Ein Vorgesetzter ist der Teamleiter eines Teams. Er muss kein Administrator sein: Es genügt, ihn in einer oder mehreren Abteilungen als Manager (Vorgesetzter) zu markieren. Damit:
- Meldet er sich im Verwaltungspanel an, auch wenn sein Rang Mitarbeiter oder Visits-Administrator ist, und sieht die in der Tabelle oben genannten Bereiche.
- Sieht er nur die Mitglieder der Abteilungen, die er leitet.
- Nimmt er die Abwesenheiten, Überstundenanträge und Freizeitausgleiche dieser Mitglieder an oder lehnt sie ab und kann sie in ihrem Namen erfassen. Siehe Urlaub genehmigen und Überstunden genehmigen.
- Kann er niemals seine eigenen Anträge beantworten.
- Kann er unter Mitarbeiter nur die Datensätze seines Teams ansehen, ohne sie zu ändern.
Vorgesetzte und Mitglieder zuweisen
Öffnen Sie die Abteilung
Gehen Sie im Verwaltungspanel zu Konfiguration › Abteilungen und klicken Sie in der Zeile der Abteilung auf Mitglieder verwalten. Wenn Sie noch keine Abteilungen haben, legen Sie sie zuerst an (siehe Abteilungen).
Markieren Sie jede Person
Es öffnet sich eine Liste mit allen Mitarbeitern. Markieren Sie für jeden:
- Mitglied: gehört zum Team.
- Manager: leitet das Team.
Eine Person kann beides gleichzeitig sein, eine Abteilung kann mehrere Vorgesetzte haben, und ein Mitarbeiter kann in mehreren Abteilungen sein. Mit Suchen ... finden Sie jemanden, oder Sie entfernen die Markierung bei Alles zeigen und lassen Mitglied oder Manager markiert, um nur diese Personen zu sehen.
Speichern Sie
Klicken Sie auf Ändern. Sie sehen „Aktualisierte Mitglieder“. Wenn Sie mit ungespeicherten Änderungen schließen, werden Sie gefragt, ob Sie sie speichern möchten.
Wer was genehmigt
| Antrag von … | Wer ihn annehmen oder ablehnen kann |
|---|---|
| Jedem Mitarbeiter | Die Administratoren mit Zugriff auf Clocks (Allgemein, Clocks oder Clocks + Visits). |
| Einem Mitglied einer Abteilung | Zusätzlich die Vorgesetzten dieser Abteilung. |
| Einem Vorgesetzten | Ein Administrator oder ein anderer Vorgesetzter einer Abteilung, deren Mitglied er ist. Niemand genehmigt als Vorgesetzter seine eigenen Anträge. |
Die Abteilungsauswahl
Wer mindestens eine Abteilung leitet, sieht in der oberen Leiste die Auswahl Abteilung: mit der Option Zeige alles und der Liste seiner Abteilungen. Wählen Sie eine, zeigt das Verwaltungspanel nur die Mitglieder dieser Abteilung, bis Sie wieder Zeige alles wählen. Das gilt auch für Administratoren, die Vorgesetzte sind.
E-Mail-Benachrichtigungen zu offenen Anträgen
Administratoren mit Zugriff auf Clocks und Vorgesetzte können eine E-Mail mit der Anzahl der Abwesenheiten oder Überstundenanträge erhalten, die noch auf Antwort warten. Jedem Vorgesetzten werden nur die seines Teams gezählt. Die Benachrichtigung wird pro Person unter Inallow Admin › Benutzer › die Person › Registerkarte Clocks aktiviert:
- Möchten Sie, dass dieser Mitarbeiter über anstehende Abwesenheiten informiert wird?
- Möchten Sie, dass dieser Mitarbeiter über anstehende Überstunden informiert wird?
Wenn Sie ein Kontrollkästchen markieren, erscheint Wochentage (MO, DI, MI, DO, FR, SA, SO), um die Versandtage zu wählen. Die E-Mail kommt nur, wenn es an diesem Tag offene Anträge gibt.