Abwesenheiten
Prüfen Sie die Abwesenheiten und den Urlaub Ihres Teams, nehmen Sie Anträge an oder lehnen Sie sie ab, und erfassen Sie Abwesenheiten im Namen der Mitarbeiter.
Unter Abwesenheiten verwalten Sie Urlaub, Krankmeldungen, Freistellungen und jede andere Art von Abwesenheit der Mitarbeiter. Hier sehen Sie, wer an welchem Tag fehlt, beantworten die Anträge, die die Mitarbeiter über die App senden, und erfassen selbst Abwesenheiten, die Ihnen auf anderem Weg mitgeteilt werden.
Um den Bereich zu öffnen, klicken Sie im Seitenmenü des Verwaltungspanels auf Abwesenheiten.
Aufbau des Bildschirms
Oben finden Sie:
- Mitarbeiter wird gesucht ...: filtert die Karten nach Vorname, Nachnamen oder E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Erscheint nur in den Registerkarten Offen, Genehmigt und Abgelehnt.
- Datumsbereich: Wählen Sie den Zeitraum der Abwesenheitstage, die Sie sehen möchten. Standardmäßig reicht er von vor 7 Tagen bis in 20 Tagen. Der Bereich darf höchstens ein Jahr umfassen; wählen Sie einen größeren, sehen Sie den Hinweis „Ungültiger Datumsbereich“. Erscheint ebenfalls nur in Offen, Genehmigt und Abgelehnt.
- Registerkarten: Team, Offen, Genehmigt, Abgelehnt und Übersicht. Beim Öffnen wird Team angezeigt.
- Abwesenheit hinzufügen (Schaltfläche mit dem Pluszeichen): erfasst eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter.
- Fügen Sie mehrere Abwesenheiten hinzu (Schaltfläche mit einer Person und einem Pluszeichen): erfasst dieselbe Abwesenheit für mehrere Mitarbeiter auf einmal.
Registerkarte Team
Zeigt eine Monatsübersicht: eine Zeile pro Mitarbeiter und eine Spalte pro Tag des Monats. Jeder Tag mit Abwesenheit trägt eine Markierung in der Farbe seines Abwesenheitstyps:
- Gefüllte Markierung: angenommene Abwesenheit.
- Leere Markierung: offene Abwesenheit.
Abgelehnte Abwesenheiten erscheinen nicht. Mit den Pfeilen neben dem Monat wechseln Sie den Monat.
Sie können die Übersicht filtern mit:
- Mitarbeiter filtern: zeigt nur einen Mitarbeiter.
- Nach Abteilung filtern: zeigt nur die Mitarbeiter einer Abteilung. Vorgesetzte haben diesen Filter nicht, weil sie ohnehin nur ihre Abteilungen sehen.
- Filter nach Zentrum: zeigt nur die Mitarbeiter einer Betriebsstätte.
Gibt es keine Mitarbeiter, die den Filtern entsprechen, sehen Sie „Keine Mitarbeiter mit Abwesenheiten gefunden“.
Registerkarten Offen, Genehmigt und Abgelehnt
Jede Registerkarte zeigt die Abwesenheiten mit diesem Status im gewählten Datumsbereich als Karten. Aufeinanderfolgende Tage desselben Mitarbeiters mit demselben Abwesenheitstyp werden zu einer einzigen Karte zusammengefasst. Liegt zwischen zwei Tagen eine Lücke (zum Beispiel ein Wochenende, das nicht erfasst wurde), erscheinen sie auf getrennten Karten.
Jede Karte zeigt:
- Den Mitarbeiter und den Abwesenheitstyp.
- Die Beschreibung, falls der Mitarbeiter oder die erfassende Person eine eingegeben hat.
- Beantragte Tage: die Anzahl der Tage der Karte.
- Tag (bei einem einzelnen Tag) oder Von … Bis … (bei mehreren).
- Datum der Anmeldung: wann sie angelegt wurde.
- Verantwortlicher: wer sie angenommen, abgelehnt oder erfasst hat, falls bereits eine Antwort vorliegt.
Schaltflächen jeder Karte:
| Registerkarte | Schaltflächen |
|---|---|
| Offen | Ablehnen und Akzeptieren |
| Genehmigt | Löschen |
| Abgelehnt | Löschen |
Wenn Sie auf eine davon klicken, öffnet sich eine Bestätigung („Alle Abwesenheiten der nachfolgenden Tage werden genehmigt. Sind Sie sicher?“ oder die entsprechende Meldung für Ablehnen oder Löschen). Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja. Die Aktion gilt für alle Tage der Karte, und ein Balken zeigt den Fortschritt Tag für Tag.
Gibt es keine Abwesenheiten mit dem gewählten Status, sehen Sie einen Hinweis wie „Keine offenen Abwesenheiten vorhanden.“.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Beantworten von Anträgen finden Sie unter Urlaub genehmigen oder ablehnen.
Registerkarte Übersicht
Eine Tabelle mit den angenommenen Abwesenheitstagen eines Jahres, Monat für Monat, mit einer Spalte Gesamt. Unter dem Namen jeder Spalte steht die Summe aller Zeilen.
- Mit den Pfeilen neben dem Jahr wechseln Sie das Jahr.
- Klicken Sie auf Mitarbeiter, um eine Zeile pro Mitarbeiter zu sehen, oder auf Typ, um eine Zeile pro Abwesenheitstyp zu sehen.
- Suchen ... filtert die Zeilen nach Namen.
- Mitarbeiter filtern und Nach Typ filtern beschränken die Daten auf die gewählten Mitarbeiter oder Typen.
Unter der Tabelle steht der Hinweis „Es werden nur akzeptierte Abwesenheiten angezeigt“. Dieselbe Tabelle finden Sie unter Analytik › Übersicht, wo Sie sie zusätzlich herunterladen können.
Status einer Abwesenheit
| Status | Wann | Zählt als verbrauchter Urlaubstag |
|---|---|---|
| Offen | Der Mitarbeiter hat sie in der App beantragt, und noch niemand hat geantwortet. | Nein |
| Genehmigt | Ein Administrator oder Vorgesetzter hat sie angenommen oder im Verwaltungspanel erfasst. | Ja, wenn ihr Typ als Urlaub markiert ist |
| Abgelehnt | Ein Administrator oder Vorgesetzter hat sie abgelehnt. | Nein |
Die letzte Spalte bezieht sich auf die Zähler des Verwaltungspanels im Kalender. In der App des Mitarbeiters zählen offene Abwesenheiten dagegen bereits zu seinen Tagen unter Verwendet (siehe Kalender in der App).
Abwesenheiten, die Sie im Verwaltungspanel erfassen, werden direkt als angenommen gespeichert. Eine gelöschte Abwesenheit verschwindet aus allen Listen und aus dem Kalender. Eine abgelehnte Abwesenheit lässt sich im Verwaltungspanel nicht nachträglich annehmen: Löschen Sie sie und legen Sie sie bei Bedarf neu an.
Eine Abwesenheit hinzufügen
Klicken Sie auf Abwesenheit hinzufügen. Füllen Sie im Fenster Neue Abwesenheit aus:
- Mitarbeiter (Pflichtfeld).
- Abwesenheitstyp (Pflichtfeld): die Typen, die Ihr Unternehmen unter Abwesenheitstypen eingerichtet hat.
- Beschreibung (optional): eine Notiz, zum Beispiel der Grund.
- Das Datum, in einer dieser beiden Registerkarten:
- Ein Tag: Wählen Sie den Tag.
- Mehrere Tage: Wählen Sie Anfangs- und Endtag. Geben Sie unter Wochenenden einbeziehen Ja oder Nein an. Bei Nein werden die Samstage und Sonntage des Zeitraums nicht erfasst.
Klicken Sie auf Erstellen. Lassen Sie ein Pflichtfeld leer, sehen Sie „Formular unvollständig“.
Bei Mehrere Tage legt Inallow für jeden Tag des Zeitraums eine Abwesenheit an und zeigt einen Fortschrittsbalken. Konnte ein Tag nicht angelegt werden (zum Beispiel, weil der Mitarbeiter an diesem Tag bereits eine Abwesenheit hatte), sehen Sie den Hinweis „Abwesenheiten: Einige Abwesenheiten konnten nicht angelegt werden, bitte im Kalender nachschauen“.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Eine Abwesenheit erfassen.
Mehrere Abwesenheiten hinzufügen
Damit erfassen Sie dieselbe Abwesenheit für mehrere Personen auf einmal, zum Beispiel einen Schließtag oder eine Schulung. Klicken Sie auf Fügen Sie mehrere Abwesenheiten hinzu und füllen Sie im Fenster Neue Abwesenheitsanlage aus:
- Mitarbeiter(s) (Pflichtfeld): Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter.
- Abwesenheitstyp (Pflichtfeld).
- Beschreibung (optional).
- Ein Tag oder Mehrere Tage, mit Wochenenden einbeziehen, wie bei der einzelnen Abwesenheit.
Klicken Sie auf Erstellen. Konnte eine Abwesenheit nicht angelegt werden, bleibt das Fenster offen und zeigt unter Nicht erstellte Abwesenheiten die Liste der fehlgeschlagenen Mitarbeiter und Daten, damit Sie sie prüfen können.
Annehmen, ablehnen oder löschen
Sie können eine Abwesenheit an drei Stellen im Verwaltungspanel beantworten:
- Auf der Karte in den Registerkarten Offen, Genehmigt oder Abgelehnt (betrifft alle Tage der Karte).
- Im Kalender, indem Sie auf den Tag und dann auf die Abwesenheit klicken (betrifft nur diesen Tag).
- Auf der Karte Abwesenheitsanträge auf der Seite Start, die die offenen Abwesenheiten auflistet.
Regeln:
- Ein Vorgesetzter kann seine eigenen Abwesenheiten weder annehmen noch ablehnen. Sie muss ein anderer Vorgesetzter seiner Abteilung oder ein Administrator beantworten.
- Eine Abwesenheit kann nicht angenommen werden, wenn der Mitarbeiter am selben Tag bereits eine andere angenommene Abwesenheit hat. Sie sehen einen Fehler; löschen Sie vorher die überzählige.
Wer benachrichtigt wird
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung in der Zeiterfassungs-App („Abwesenheitsantrag angenommen!“ oder „Antrag auf Abwesenheit abgelehnt“), wenn ein Administrator eine Abwesenheit im Verwaltungspanel annimmt, ablehnt oder erfasst. Pro Tag kommt eine Benachrichtigung. Er erhält sie nur, wenn die App auf seinem Handy installiert ist und Benachrichtigungen aktiviert sind.
- Antwortet ein Vorgesetzter (ohne Administratorrechte), erhält der Mitarbeiter keine Benachrichtigung, sieht aber den neuen Status in seiner App.
- Beim Löschen einer Abwesenheit wird keine Benachrichtigung gesendet.
- Administratoren und Vorgesetzte können eine E-Mail „Abwesenheiten bis zur Genehmigung“ mit der Anzahl der offenen Abwesenheiten ab heute erhalten („Sie haben N Abwesenheiten, die noch genehmigt werden müssen.“). Jeder Vorgesetzte zählt nur die der Mitarbeiter, die er leitet. Sie erhalten sie nur, wenn sie aktiviert ist, an den gewählten Wochentagen: Der Allgemeine Administrator aktiviert oder deaktiviert sie pro Person in Inallow Admin. Siehe E-Mail-Benachrichtigungen zu offenen Anträgen.
Regeln für Abwesenheiten
- Eine Abwesenheit pro Tag. Abwesenheiten über mehrere Tage werden als eine Abwesenheit pro Tag gespeichert.
- Keine Duplikate. Ein Mitarbeiter kann nicht zwei offene oder angenommene Abwesenheiten am selben Tag haben. Wenn Sie es versuchen, sehen Sie „Der Mitarbeiter hat für diesen Tag bereits eine Abwesenheit.“.
- Ganze Tage. Es gibt keine halbtägigen oder stundenweisen Abwesenheiten. Für eine Abwesenheit von einigen Stunden verwenden Sie den Freizeitausgleich.
- Kalendertage. Alle Tage des Zeitraums werden erfasst, außer Samstagen und Sonntagen, wenn Sie Wochenenden einbeziehen: Nein wählen. Feiertage werden nicht automatisch ausgenommen, mit einer Ausnahme: Ist der Abwesenheitstyp als Urlaub markiert, werden die Feiertage des Unternehmens und der Betriebsstätte des Mitarbeiters übersprungen und nicht erfasst.
- Vergangene und zukünftige Daten. Sie können Abwesenheiten zu jedem Datum erfassen, auch in der Vergangenheit.
- Keine Begrenzung durch das Guthaben. Inallow verhindert nicht, dass mehr Urlaubstage angenommen werden, als dem Mitarbeiter zustehen; Verfügbar Tage im Kalender wird dann negativ.
- Keine Nachweise. Abwesenheiten erlauben keine Anhänge. Sie können beim Erfassen in der Beschreibung einen Verweis auf den Nachweis notieren.
- Keine Bearbeitung. Eine angelegte Abwesenheit lässt sich nicht ändern. Löschen Sie sie und legen Sie sie neu an.
In der App
Die Mitarbeiter beantragen ihre Abwesenheiten in der Zeiterfassungs-App (Urlaub beantragen). Vorgesetzte können sie auch in der App unter Ausrüstung annehmen oder ablehnen; siehe Urlaub genehmigen oder ablehnen.
Für herunterladbare Berichte zu Abwesenheiten (zum Beispiel Abwesenheiten oder Abwesenheiten und Freistellungen) verwenden Sie Berichte.