Eine Abwesenheit erfassen
Tragen Sie im Verwaltungspanel eine Krankmeldung, einen Arzttermin, Urlaub oder jede andere Abwesenheit im Namen eines Mitarbeiters ein.
- Für Administratoren · Vorgesetzte
- In Verwaltungspanel
Nutzen Sie diese Anleitung, wenn ein Mitarbeiter Ihnen eine Abwesenheit auf anderem Weg mitteilt (eine Krankmeldung, eine E-Mail, persönlich) oder wenn Sie Tage erfassen möchten, die er nicht in der App beantragt hat. Abwesenheiten, die Sie im Verwaltungspanel erfassen, sind direkt angenommen.
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen Administrator mit der Berechtigung zum Anlegen von Abwesenheiten oder Vorgesetzter der Abteilung des Mitarbeiters sein.
- Der Abwesenheitstyp, den Sie verwenden möchten (zum Beispiel „Urlaub“, „Krankmeldung“ oder „Arzttermin“), muss unter Abwesenheitstypen vorhanden sein. Soll die Abwesenheit Urlaubstage abziehen, muss der Typ als Urlaub markiert sein.
- Abwesenheiten gelten immer für ganze Tage. Für einzelne Stunden (zum Beispiel einen zweistündigen Arzttermin) erfassen Sie besser einen Freizeitausgleich, oder der Mitarbeiter stempelt in der App eine Freistellung (Kommen und Gehen stempeln).
Schritte
Öffnen Sie das Fenster für eine neue Abwesenheit
Öffnen Sie im Verwaltungspanel Abwesenheiten und klicken Sie auf Abwesenheit hinzufügen (die Schaltfläche mit dem Pluszeichen).
Sie können das auch im Kalender tun: Wählen Sie den Mitarbeiter in der Liste links und klicken Sie auf Abwesenheit hinzufügen. Dann ist der Mitarbeiter bereits ausgewählt.
Wählen Sie Mitarbeiter und Typ
Wählen Sie unter Mitarbeiter die Person (zum Beispiel Laura Gómez). Wählen Sie unter Abwesenheitstyp den Grund.
Wenn Sie möchten, geben Sie eine Beschreibung ein, zum Beispiel „Krankmeldung vom 3. März“. Abwesenheiten erlauben keine Anhänge, deshalb ist die Beschreibung der Ort für Verweise.
Wählen Sie das Datum
- Für einen einzelnen Tag lassen Sie die Registerkarte Ein Tag offen und wählen den Tag.
- Für mehrere aufeinanderfolgende Tage öffnen Sie die Registerkarte Mehrere Tage und wählen den ersten und den letzten Tag. Wählen Sie unter Wochenenden einbeziehen:
- Nein, um nur Montag bis Freitag zu erfassen (üblich bei Urlaub).
- Ja, um alle Kalendertage des Zeitraums zu erfassen (üblich bei einer Krankmeldung).
Sie können vergangene Daten wählen, zum Beispiel um eine Krankmeldung zu erfassen, die in der Vorwoche begonnen hat.
Legen Sie die Abwesenheit an
Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie mehrere Tage gewählt haben, zeigt ein Balken den Fortschritt, denn Inallow speichert pro Tag eine Abwesenheit.
Zum Schluss sehen Sie „Abwesenheit erstellt“ oder „Abwesenheiten erstellt“.
Mehrere Mitarbeiter auf einmal
Um dieselbe Abwesenheit für mehrere Personen zu erfassen (ein Schließtag der Betriebsstätte, eine Schulung …), klicken Sie unter Abwesenheiten auf Fügen Sie mehrere Abwesenheiten hinzu. Wählen Sie unter Mitarbeiter(s) alle Personen und füllen Sie den Rest wie oben aus. Kann eine Abwesenheit nicht angelegt werden, zeigt das Fenster dies unter Nicht erstellte Abwesenheiten mit Mitarbeiter und Datum an.
Wie es weitergeht
- Die Abwesenheit erscheint unter Abwesenheiten › Genehmigt, in der Übersicht Team und im Kalender des Mitarbeiters, mit Ihrem Namen als Verantwortlicher.
- Ist der Typ als Urlaub markiert, zieht jeder Tag einen der Verfügbar Tage des Mitarbeiters ab.
- Erfasst ein Administrator die Abwesenheit, erhält der Mitarbeiter in der App für jeden erfassten Tag die Benachrichtigung „Abwesenheitsantrag angenommen!“. Erfasst sie ein Vorgesetzter, wird keine Benachrichtigung gesendet.
- Der Mitarbeiter sieht die Abwesenheit im Kalender seiner App.