Einen Mitarbeiter abmelden
Suspendieren Sie einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, reaktivieren Sie ihn, wenn er zurückkommt, oder löschen Sie ihn endgültig, und was in jedem Fall mit seinen Daten geschieht.
- Für Allgemeiner Administrator
- In Inallow Admin · Verwaltungspanel
Nutzen Sie diese Anleitung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wenn sein Zugang für eine gewisse Zeit gesperrt werden soll oder wenn Sie einen versehentlich angelegten Mitarbeiter löschen müssen.
Suspendieren oder löschen
In Inallow gibt es zwei Wege, einen Mitarbeiter abzumelden:
| Suspendieren | Dauerhaft löschen | |
|---|---|---|
| Kann er sich in der App, im Web, am Tablet oder im Verwaltungspanel anmelden? | Nein | Nein |
| Bleiben seine Buchungen, Abwesenheiten und Anträge erhalten? | Ja | Nein: Alle seine Informationen gehen verloren |
| Lässt es sich rückgängig machen? | Ja, durch Reaktivieren | Nein |
| Zählt er weiter als Lizenz? | Ja, die Lizenzen suspendierter Mitarbeiter werden weiter berechnet | Nein |
| Wo erscheint er? | Unter Suspendierte Mitarbeiter anzeigen | Nirgends |
Um einen Mitarbeiter zu löschen, müssen Sie ihn zuerst suspendieren.
Bevor Sie beginnen
- Sie brauchen den Rang Allgemeiner Administrator. Ein Clocks-Administrator kann die Liste der suspendierten Mitarbeiter sehen, aber niemanden suspendieren, reaktivieren oder löschen. Siehe Rollen und Berechtigungen.
- Ihr eigenes Konto können Sie weder suspendieren noch löschen.
- Ist der Mitarbeiter Vorgesetzter einer Abteilung, bestimmen Sie vorher unter Konfiguration › Abteilungen › Mitglieder verwalten einen anderen Vorgesetzten. Ein suspendierter Vorgesetzter kann sich nicht anmelden, um die Anträge seines Teams zu beantworten.
- Hat er offene Urlaubs- oder Überstundenanträge, beantworten Sie sie vorher unter Abwesenheiten oder Überstundenanträge.
Einen Mitarbeiter suspendieren
Öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters
Klicken Sie im Seitenmenü auf Mitarbeiter. Suchen Sie den Mitarbeiter mit Suchen ... und klicken Sie in seiner Zeile auf Ändern (die Schaltfläche mit dem Stift).
Klicken Sie auf Suspendieren
Klicken Sie im Fenster Mitarbeiter ändern auf Suspendieren.
Bestätigen Sie
Es öffnet sich ein Fenster mit dem Namen des Mitarbeiters gefolgt von SUSPENDIEREN und den Punkten, die Sie beachten müssen: Seine Daten bleiben erhalten, er kann sich nicht anmelden, solange er suspendiert ist, er kann wiederhergestellt werden, solange er nicht gelöscht ist, und die Lizenzgebühren werden weiter berechnet. Klicken Sie auf Suspendieren. Sie sehen „Mitarbeiter suspendiert“.
Öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters
Klicken Sie in Inallow Admin auf Benutzer und dann auf die Zeile des Mitarbeiters.
Klicken Sie auf Suspendieren
Klicken Sie in der linken Spalte unter dem Foto auf Abbrechen (die Schaltfläche zum Suspendieren; in der deutschen Oberfläche ist sie so beschriftet).
Bestätigen Sie
Prüfen Sie im Fenster mit dem Namen gefolgt von suspendieren die Hinweise und klicken Sie auf Suspendieren. Sie sehen „Mitarbeiter suspendiert“. Im Datensatz verschwinden Speichern und Passwort ändern, und es erscheinen Wiederherstellen und Löschen.
Einen suspendierten Mitarbeiter reaktivieren
Wenn der Mitarbeiter zurückkommt, reaktivieren Sie ihn, statt ihn neu anzulegen: Er erhält seinen Zugang und alle seine Daten zurück. Mit der E-Mail-Adresse eines suspendierten Mitarbeiters können Sie keinen neuen Mitarbeiter anlegen.
Öffnen Sie die Liste der suspendierten Mitarbeiter
Klicken Sie unter Mitarbeiter auf Suspendierte Mitarbeiter anzeigen. Der Titel ändert sich zu Suspendierte Mitarbeiter, und die Spalte Suspendierungsdatum erscheint.
Reaktivieren Sie
Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf Reaktivieren (die Schaltfläche mit dem Ein-/Aus-Symbol). Klicken Sie im Fenster mit seinem Namen gefolgt von AKTIVIEREN auf Reaktivieren. Sie sehen „Benutzer reaktiviert“.
Öffnen Sie die Liste der suspendierten Mitarbeiter
Klicken Sie unter Benutzer auf Suspendierte Mitarbeiter anzeigen und dann auf die Zeile des Mitarbeiters.
Stellen Sie wieder her
Klicken Sie auf Wiederherstellen. Klicken Sie im Fenster mit seinem Namen gefolgt von wiederherstellen auf Wiederherstellen. Sie sehen „Benutzer wiederhergestellt“.
Nach der Reaktivierung kehrt der Mitarbeiter mit denselben Daten wie zuvor in die Liste der aktiven Mitarbeiter zurück: Betriebsstätte, Arbeitszeitpläne, Abteilungen, PIN und Passwort. Wenn er sein Passwort nicht mehr weiß, vergeben Sie mit Passwort ändern ein neues.
Einen Mitarbeiter dauerhaft löschen
Öffnen Sie die Liste der suspendierten Mitarbeiter
Klicken Sie unter Mitarbeiter auf Suspendierte Mitarbeiter anzeigen. Steht der Mitarbeiter nicht in der Liste, suspendieren Sie ihn zuerst.
Löschen Sie
Klicken Sie in seiner Zeile auf Dauerhaft löschen (die Schaltfläche mit dem Papierkorb). Es öffnet sich ein Fenster mit seinem Namen gefolgt von LÖSCHEN und dem Hinweis: „WARNUNG: Wenn Sie einen Mitarbeiter löschen, gehen alle zugehörigen Informationen verloren (Zeiterfassung, Abwesenheiten, Zeitanforderungen usw.). Dieser Vorgang ist unwiderruflich.“ Klicken Sie auf Löschen. Sie sehen „Benutzer gelöscht“.
Öffnen Sie den Datensatz des suspendierten Mitarbeiters
Klicken Sie unter Benutzer auf Suspendierte Mitarbeiter anzeigen und dann auf die Zeile des Mitarbeiters.
Löschen Sie
Klicken Sie auf Löschen. Lesen Sie im Fenster mit seinem Namen gefolgt von löschen den Hinweis und klicken Sie auf Löschen. Sie kehren zur Benutzerliste zurück.
Wie es weitergeht
- Beim Suspendieren: Der Mitarbeiter verschwindet aus der Liste der aktiven Mitarbeiter, von den Tablets und aus den Listen des Verwaltungspanels und kann sich nicht mehr anmelden. Seine Buchungen, Abwesenheiten und Anträge bleiben erhalten. Waren ihm Schlösser von Salto KS zugeordnet, werden seine Öffnungen nicht mehr als Buchungen erfasst.
- Beim Reaktivieren: Alles ist wieder wie vor der Suspendierung.
- Beim Löschen: Der Mitarbeiter verschwindet auch aus Suspendierte Mitarbeiter anzeigen, zählt nicht mehr als Lizenz, und seine E-Mail-Adresse wird frei, um einen anderen Mitarbeiter anzulegen.