Einen Besuch erfassen
Laden Sie einen Besucher ein, erfassen Sie seine Ankunft mit seiner Identifikationsnummer oder seinem QR-Code und erfassen Sie sein Gehen.
- In Besuchsverwaltung
Verwenden Sie diese Anleitung jedes Mal, wenn jemand von außen in Ihre Räumlichkeiten kommt: von der vorherigen Einladung (optional) bis er wieder geht.
Bevor Sie beginnen
- Um einen Besucher einzuladen, benötigen Sie die Option Erlauben Sie diesem Mitarbeiter, Besucher anzulegen? (um die Einladungs-App zu nutzen) oder Zugriff auf das Visits-Panel.
- Um Ein- und Ausgänge im Panel zu erfassen, benötigen Sie einen Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Visits. Siehe Inallow Visits.
- Der Mitarbeiter, den der Besucher aufsucht, muss als Gastgeber markiert sein. Siehe Gastgeber.
- Wenn der Empfang das Tablet nutzt, muss die App Inallow Visits installiert und eingerichtet sein.
Schritte
Laden Sie den Besucher ein (optional)
Wenn Sie wissen, dass jemand kommt, legen Sie ihn vorher an und senden Sie ihm seinen Zugangscode per E-Mail. Dann muss er sich bei der Ankunft nur noch identifizieren.
- Öffnen Sie invitations.visits.inallow.io.
- Geben Sie seine Nummer unter Geben Sie die Identifikationsnummer ein ein und klicken Sie auf Fortsetzen.
- Wenn er neu ist, füllen Sie Name, Nachnamen, Organisation (optional), Email, Präfix und Telefonnummer aus und klicken Sie auf Schaffen (Erstellen).
- Wählen Sie die Versandsprache und klicken Sie auf Senden.
- Klicken Sie unter Besucher auf + („Besucher erstellen“), füllen Sie seine Daten aus (einschließlich der E-Mail) und klicken Sie auf Erstellen.
- Klicken Sie in seiner Zeile auf Zugangscode senden (QR-Code).
- Wählen Sie die Sprache und klicken Sie auf Senden.
Der Besucher erhält eine E-Mail „Inallow Visits | Zugangscode“ mit seinem QR-Code.
Erfassen Sie seine Ankunft
Der Besucher erledigt das selbst in der App Inallow Visits: Er identifiziert sich mit seiner Identifikationsnummer oder seinem QR-Code (beim ersten Besuch wird er dabei angelegt), unterschreibt die Sicherheitsregeln, falls es welche gibt, wählt seinen Gastgeber und erfasst seinen Eingang.
Wenn er einen Gastgeber gewählt hat, ruft Inallow den Gastgeber an, um ihn zu benachrichtigen.
- Geben Sie unter Erfassung seine Nummer in das Feld Identifikationsnummer (oben rechts) ein und drücken Sie die Eingabetaste.
- Prüfen Sie seine Daten: ob er die Sicherheitsstandards unterschrieben hat und wann sein Letzter Besuch war.
- Wählen Sie die Besuchte Person, fügen Sie bei Bedarf Beobachtungen hinzu und klicken Sie auf Eingang erfassen.
Wenn die Nummer zu niemandem gehört, legen Sie den Besucher zuerst an. Sie können auch die Schaltfläche Eingang erfassen, Registerkarte Besuch, verwenden.
Erfassen Sie sein Gehen
Beim Gehen identifiziert sich der Besucher erneut am Tablet und erfasst seinen Ausgang.
- Eine Person: Suchen Sie ihre Nummer unter Identifikationsnummer und klicken Sie auf Ausgabe aufzeichnen (Ausgang erfassen).
- Mehrere auf einmal: Klicken Sie auf Ausgänge erfassen, markieren Sie bei jeder Person das Kästchen Verlassen (oder Alle wählen) und klicken Sie auf Anwenden.
Wie es weitergeht
- Eingang und Ausgang erscheinen unter Erfassung, Registerkarte Besuche, mit dem Gastgeber, der Organisation des Besuchers und der Uhrzeit. Klicken Sie auf die Zeile, um die Details zu sehen und, falls er am Tablet unterschrieben hat, die Unterschrift unter den Sicherheitsregeln.
- Der Letzter Besuch des Besuchers wird unter Besucher aktualisiert.
- Wenn sich der Besucher am Tablet mit Gastgeber angemeldet hat, erhält der Gastgeber einen Anruf und der Besucher eine SMS mit der Antwort. Aus dem Panel werden keine Benachrichtigungen gesendet. Siehe Wie der Gastgeber benachrichtigt wird.
- Um den Verlauf in Excel zu haben, laden Sie den Bericht Erfassung unter Dossiers herunter.
Für einen Mitarbeiter einer Fremdfirma ist der Ablauf derselbe, mit der Registerkarte Dienst oder Dienste. Er muss unter Unternehmen angelegt sein; wenn ihm Pflichtdokumente fehlen, weist Sie das Panel beim Erfassen seines Eingangs darauf hin.