Fremdfirmen
Legen Sie die Unternehmen an, die in Ihren Räumlichkeiten arbeiten, sowie deren Mitarbeiter, und sehen Sie auf einen Blick, ob ihre Dokumentation aktuell ist.
Unter Unternehmen verwalten Sie die Fremdfirmen, die in Ihren Räumlichkeiten Dienstleistungen erbringen (Reinigung, Wartung, Sicherheit, Bauarbeiten …), deren Mitarbeiter und die Dokumente, die Sie von ihnen verlangen. Im übrigen Panel heißen die Mitarbeiter dieser Firmen Dienste.
Um den Bereich zu öffnen, klicken Sie im Seitenmenü des Visits-Panels auf Unternehmen.
Die Liste der Unternehmen
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Name | Name der Fremdfirma. |
| Mitarbeiter | Wie viele Mitarbeiter angelegt sind. |
| Dokumentation | Status der Dokumentation ihrer Mitarbeiter: Aktuelle, Es fehlen empfohlene Dokumente oder Es fehlen erforderliche Dokumente. Siehe Dokumentation. |
Am Ende jeder Zeile befinden sich die Schaltflächen Ändern (Stift) und Anzeigen (Auge), die die Verwaltung der Firma öffnet.
So finden Sie eine Firma:
- Geben Sie einen Teil des Namens unter Unternehmen suchen ein.
- Verwenden Sie die Symbole unter Filtern:, um nur die Firmen zu sehen, denen Pflichtdokumente fehlen, denen ergänzende Dokumente fehlen oder deren Dokumentation aktuell ist. Das erste Symbol entfernt die Filter.
Eine Firma anlegen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + („Neues Unternehmen“) neben dem Titel Unternehmen.
- Geben Sie im Fenster Unternehmen erstellen den Name ein (Pflichtfeld, bis zu 64 Zeichen).
- Klicken Sie auf Erstellen. Sie sehen die Meldung „Unternehmen erstellt“.
Es kann nicht zwei Firmen mit demselben Namen geben: Existiert sie bereits, sehen Sie „Unternehmen bereits vorhanden“.
Öffnen Sie danach die Firma mit Anzeigen, um die verlangten Dokumente und ihre Mitarbeiter hinzuzufügen.
Eine Firma ändern oder löschen
Klicken Sie in ihrer Zeile auf Ändern (Stift). Im Fenster Unternehmen aktualisieren können Sie den Namen ändern und auf Ändern klicken oder auf Löschen klicken.
Eine Firma verwalten
Klicken Sie in der Zeile der Firma auf Anzeigen (Auge). Es öffnet sich der Bildschirm mit dem Namen der Firma gefolgt von verwalten, mit zwei Registerkarten: Mitarbeiter und Dokumente. Um zur Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Zu Unternehmensverwaltung zurückkehren.
Registerkarte Mitarbeiter
Sie zeigt die Mitarbeiter der Firma:
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Name | Identifikationsnummer, Nachname und Vorname. |
| Status | Symbol mit dem Status seiner Dokumentation: Dokumentation aktuell, ergänzende Dokumentation fehlt oder Pflichtdokumentation fehlt. Fahren Sie mit der Maus darüber, um den Text zu sehen. |
| Letzter Besuch | Datum und Uhrzeit seiner letzten Erfassung. |
Sie können mit Mitarbeiter suchen suchen und mit den Symbolen unter Filtern nach dem Status der Dokumentation filtern.
In jeder Zeile haben Sie drei Schaltflächen:
- Ändern (Stift): ändert seine Daten oder löscht ihn.
- Dokumentation verwalten (Auge): markiert, welche Dokumente er eingereicht hat und wann sie ablaufen. Siehe Dokumentation.
- Zugangscode senden (QR-Code): sendet ihm per E-Mail seinen QR-Code, mit dem er sich am Tablet identifiziert. Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn der Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hat („Der Mitarbeiter hat keine E-Mail-Adresse, um den Zugangscode zu senden.“).
Einen Mitarbeiter der Firma anlegen
-
Klicken Sie in der Registerkarte Mitarbeiter auf Neuer Mitarbeiter.
-
Füllen Sie das Fenster Mitarbeiter von … erstellen (mit dem Namen der Firma) aus:
Feld Detail Identifikationsnr. Pflichtfeld. Darf sich unter den Mitarbeitern von Fremdfirmen Ihres Kontos nicht wiederholen, auch nicht bei verschiedenen Firmen. Name Pflichtfeld. Nachname Pflichtfeld. E-Mail Optional, aber nötig, um ihm den Zugangscode zu senden. Vorwahl und Telefon Pflichtfelder. -
Klicken Sie auf Erstellen. Sie sehen die Meldung „Mitarbeiter erstellt“.
Existiert die Nummer bereits, sehen Sie „Mitarbeiter dupliziert: Ein Mitarbeiter mit dieser ID-Nummer ist bereits vorhanden“.
Um einen Mitarbeiter zu ändern, klicken Sie auf den Stift, ändern Sie die Daten unter Mitarbeiter von … aktualisieren und klicken Sie auf Ändern. Um ihn zu löschen, klicken Sie im selben Fenster auf Löschen: Er wird sofort gelöscht, zusammen mit seinen eingereichten Dokumenten.
Einem Mitarbeiter den Zugangscode senden
- Klicken Sie in seiner Zeile auf Zugangscode senden (QR-Code).
- Bei Bedarf laden Sie den QR-Code mit der Download-Schaltfläche herunter.
- Wählen Sie die Sprache der E-Mail (English, Castellano, Deutsch, Euskara oder Dansk) und klicken Sie auf Senden.
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail „Inallow Visits | Zugangscode“ mit seinem QR-Code und seiner Identifikationsnummer. Siehe Einladungen und Zugangscodes.
Registerkarte Dokumente
Hier legen Sie fest, welche Dokumente Sie von den Mitarbeitern dieser Firma verlangen (zum Beispiel „Schulung Arbeitsschutz“ oder „Anmeldung bei der Sozialversicherung“) und ob sie Pflicht oder ergänzend sind. Jede Firma hat ihre eigene Liste. Alle Details finden Sie unter Dokumentation.