Einladungen und Zugangscodes
Laden Sie einen Besucher über die Einladungs-App ein und senden Sie ihm per E-Mail den QR-Code, mit dem er sich am Empfang anmeldet.
Damit ein Besucher gut vorbereitet ankommt, können Sie ihn vor seinem Besuch anlegen und ihm per E-Mail einen Zugangscode senden: einen persönlichen QR-Code, mit dem er sich am Empfangs-Tablet identifiziert.
Was der Zugangscode ist
Der Zugangscode ist ein QR-Code, der die Person über ihre Identifikationsnummer identifiziert. Erhalten kann ihn:
- Ein Besucher, über die Einladungs-App oder im Panel unter Besucher.
- Ein Mitarbeiter einer Fremdfirma, im Panel unter Unternehmen.
Der Code wird immer per E-Mail gesendet, daher muss für die Person eine E-Mail-Adresse gespeichert sein. Die Nachricht kommt mit dem Betreff „Inallow Visits | Zugangscode“ in der von Ihnen gewählten Sprache an und enthält:
- Das Logo Ihres Unternehmens (oder das von Inallow Visits, wenn Ihr Unternehmen kein Logo hat).
- Eine Begrüßung mit ihrem Namen und den Text „Das ist Ihr Code für die Anmeldung“.
- Den QR-Code.
- Ihren vollständigen Namen und als Zugangsschlüssel ihre Identifikationsnummer.
Bei der Ankunft verwendet die Person diesen Code in der App Inallow Visits am Empfang.
Die Einladungs-App
Die Einladungs-App ist eine einfache Webanwendung für Mitarbeiter, die einen Besuch erwarten: Sie legt den Besucher an und sendet ihm seinen Code in drei Schritten, ohne das Visits-Panel zu öffnen. Sie finden sie unter invitations.visits.inallow.io.
In der App anmelden
Öffnen Sie invitations.visits.inallow.io, geben Sie Ihre Inallow-Email und Ihr Password ein und klicken Sie auf ACCEDER (Anmelden). Wenn Sie bereits in einer anderen Inallow-Anwendung sind, öffnen Sie das App-Menü in der oberen Leiste und klicken Sie unter APP auf Visits. Dieser Zugang erscheint nur, wenn Sie Einladungen versenden dürfen.
In der oberen Leiste können Sie mit der Flagge die Sprache ändern und sich über Ihren Namen mit Logout abmelden.
Einen Besucher einladen
Identifizieren Sie den Besucher
Geben Sie unter Identifizierung des Besuchers seine Identifikationsnummer in Geben Sie die Identifikationsnummer ein ein und klicken Sie auf Fortsetzen.
- Wenn der Besucher in Ihrem Unternehmen bereits angelegt ist, gelangen Sie direkt zum Versandschritt.
- Wenn er nicht existiert, gelangen Sie zu Neuen Besucher hinzufügen.
Legen Sie den Besucher an (nur wenn er neu ist)
Füllen Sie Name, Nachnamen, Organisation (optional), Email, Präfix und Telefonnummer aus und klicken Sie auf Schaffen (Erstellen). Alle Felder außer Organisation sind Pflichtfelder; die E-Mail-Adresse ist hier unverzichtbar, weil die Einladung dorthin geschickt wird.
Wenn Sie die falsche Person erwischt haben, klicken Sie auf Stornieren, um zum ersten Schritt zurückzukehren.
Senden Sie den Zugangscode
Unter Zugangscode senden sehen Sie den QR-Code des Besuchers. Wenn Sie möchten, laden Sie ihn mit der Download-Schaltfläche herunter.
Wählen Sie die Versandsprache (standardmäßig die Sprache, in der Sie die App gerade nutzen) und klicken Sie auf Senden.
Sie sehen den Hinweis „Einladung versendet: Eine E-Mail mit der Einladung wurde an … gesendet.“, und die App kehrt zum ersten Schritt zurück, bereit für die nächste Einladung. Im letzten Schritt können Sie jederzeit auch mit Neuer Besucher neu beginnen.
Der Besucher ist dann unter Besucher angelegt, genau so, als hätten Sie ihn im Panel erstellt.
Sprachen der E-Mail
| Von | Verfügbare Sprachen |
|---|---|
| Einladungs-App | English, Castellano, Deutsch, Euskara, Dansk und Català. |
| Visits-Panel (Besucher und Unternehmen) | English, Castellano, Deutsch, Euskara und Dansk. |
Wählen Sie die Sprache des Besuchers, nicht Ihre eigene: Die gesamte E-Mail (einschließlich Betreff) kommt in dieser Sprache an.