Gastgeber
Legen Sie fest, welche Mitarbeiter Besuch empfangen und wer Besucher einladen darf, und wie der Gastgeber benachrichtigt wird, wenn sein Besuch eintrifft.
Der Gastgeber ist der Mitarbeiter Ihres Unternehmens, den ein Besucher aufsucht. Beim Erfassen eines Besuchs, im Panel oder am Tablet am Empfang, wird der Gastgeber aus einer Liste gewählt. Diese Seite erklärt, wer in dieser Liste erscheint, wer Besucher einladen darf und wie der Gastgeber benachrichtigt wird, dass sein Besuch eingetroffen ist.
Welche Mitarbeiter Gastgeber sein können
In der Gastgeberliste erscheinen nur die aktiven Mitarbeiter Ihres Unternehmens, bei denen die Option Soll dieser Mitarbeiter Besucher empfangen? aktiviert ist. Ein Mitarbeiter ohne diese Option kann keinen Besuch empfangen: Er erscheint weder im Visits-Panel noch am Tablet.
Damit Inallow ihn telefonisch benachrichtigen kann, braucht der Gastgeber außerdem Vorwahl und Telefonnummer in seinem Mitarbeiterdatensatz. Siehe Mitarbeiter.
Die Visits-Optionen eines Mitarbeiters aktivieren
Die beiden Visits-Optionen jedes Mitarbeiters befinden sich in Inallow Admin. Zugang hat nur der Allgemeine Administrator.
Öffnen Sie Inallow Admin
Öffnen Sie in einer beliebigen Inallow-Anwendung das App-Menü in der oberen Leiste und klicken Sie unter MANAGEMENT auf Admin. Sie können sich auch über das Portal inallow.io anmelden.
Suchen Sie den Mitarbeiter
Klicken Sie auf Benutzer. Klicken Sie in der Mitarbeiterliste auf die Zeile des Mitarbeiters.
Öffnen Sie die Registerkarte Visits
Öffnen Sie im Datensatz des Mitarbeiters die Registerkarte Visits und markieren Sie die benötigten Optionen:
- Soll dieser Mitarbeiter Besucher empfangen?: macht ihn zum Gastgeber.
- Erlauben Sie diesem Mitarbeiter, Besucher anzulegen?: gibt ihm Zugang zur Einladungs-App.
Speichern Sie
Klicken Sie auf Speichern.
Einem Mitarbeiter erlauben, Besucher einzuladen
Mit der Option Erlauben Sie diesem Mitarbeiter, Besucher anzulegen? kann der Mitarbeiter die Einladungs-App öffnen, seine Besucher anlegen und ihnen den Zugangscode senden. Er braucht keinen Zugang zum Visits-Panel.
Diese Option ist unabhängig von der vorherigen: Ein Mitarbeiter kann Besucher einladen, ohne Gastgeber zu sein, und umgekehrt. Üblicherweise aktiviert man beide für Personen, die häufig Besuch empfangen.
Wie der Gastgeber benachrichtigt wird
Wenn sich ein Besucher in der App Inallow Visits registriert und seinen Gastgeber wählt, ruft Inallow den Gastgeber mit einer automatischen Ansage an:
„[Name des Besuchers] wartet auf Sie. Wenn er zu Ihrem Arbeitsplatz kommen soll, drücken Sie die Eins. Wenn er an der Rezeption auf Sie warten soll, drücken Sie die Zwei. Wenn Sie ihn nicht empfangen können, drücken Sie die Drei.“
Der Gastgeber antwortet über die Telefontastatur, und der Besucher erhält eine SMS mit der Antwort:
| Der Gastgeber drückt | Was der Gastgeber hört | SMS, die der Besucher erhält |
|---|---|---|
| 1 | Besuch angenommen; der Besucher wird benachrichtigt, dass er zu seinem Arbeitsplatz kommen soll. | „Se ha avisado a [Gastgeber] y le espera en su puesto de trabajo.“ ([Gastgeber] wurde benachrichtigt und erwartet Sie an seinem Arbeitsplatz.) |
| 2 | Besuch angenommen; der Besucher wird benachrichtigt, dass der Gastgeber ihn abholt. | „Se ha avisado a [Gastgeber] y acudirá a su encuentro.“ ([Gastgeber] wurde benachrichtigt und holt Sie ab.) |
| 3 | Besuch abgesagt; der Besucher wird benachrichtigt, dass der Gastgeber ihn nicht empfangen kann. | „[Gastgeber] no puede atenderle en este momento.“ ([Gastgeber] kann Sie im Moment nicht empfangen.) |
Drückt er eine andere Taste, hört er „Ungültige Kombination“, und die Optionen werden wiederholt. Drückt er nichts, wird die Ansage einige Male wiederholt, und danach wird aufgelegt.
Wenn der Gastgeber den Anruf nicht annimmt:
- Der Besucher erhält die SMS „No hemos podido contactar con [Gastgeber], le dejaremos aviso de su llegada.“ (Wir konnten [Gastgeber] nicht erreichen und hinterlassen ihm eine Nachricht über Ihre Ankunft.)
- Der Gastgeber erhält die SMS „Inallow-Besuche: [Name des Besuchers] wartet auf Sie, Sie können ihn unter folgender Nummer anrufen: [Telefonnummer des Besuchers]“.
Sprachen der Benachrichtigungen
- Der Anruf beim Gastgeber erfolgt in der Sprache, die er in Inallow eingestellt hat.
- Die SMS an den Besucher werden auf Spanisch gesendet, wenn seine Telefonnummer die Vorwahl +34 hat, und in allen anderen Fällen auf Englisch.