App Inallow Visits

Inallow Visits ist die App, die Sie auf einem Tablet am Empfang installieren. Damit erfassen sich Personen, die in Ihre Räumlichkeiten kommen, selbst, ohne dass jemand das im Panel für sie erledigen muss: Sie identifizieren sich, haben die Datenschutzerklärung zur Hand, unterschreiben die Sicherheitsregeln und, wenn sie jemanden besuchen, benachrichtigt Inallow den Gastgeber.

Alles, was am Tablet erfasst wird, erscheint unter Erfassung im Visits-Panel.

Die App installierenLink kopieren

Die App ist für Android-Tablets und iPad verfügbar:

• Android: Inallow Visits bei Google Play.
• iPad: Inallow Visits im App Store.

Die Links zu allen Inallow-Apps finden Sie auch unter apps.inallow.io.

Das Tablet meldet sich nicht mit dem Benutzerkonto eines Mitarbeiters an, sondern mit einem eigenen Benutzer mit dem Profil Visits-Lizenz. Wenn Sie die Zugangsdaten dieses Benutzers nicht haben, fragen Sie bei Inallow nach.

Bevor Sie den Empfang öffnenLink kopieren

Damit das Tablet richtig funktioniert, prüfen Sie:

1. Dass Sie die Vorwahlen ausgewählt haben, die Besucher bei der Registrierung verwenden können. Ohne Vorwahl können sie sich nicht registrieren.
2. Dass Sie die gültige Datenschutzerklärung und die gültigen Sicherheitsregeln hochgeladen haben.
3. Dass die Mitarbeiter, die Besuch empfangen, als Gastgeber markiert sind und ihre Telefonnummer in ihrem Datensatz steht.
4. Dass die Mitarbeiter der Fremdfirmen angelegt sind und ihre Dokumentation aktuell ist.

BesucherLink kopieren

Ein Besucher, der am Empfang ankommt:

1. Identifiziert sich mit seiner Identifikationsnummer. Wenn er per E-Mail einen Zugangscode erhalten hat, enthält der QR-Code genau diese Nummer.
2. Registriert sich, wenn es sein erster Besuch ist: Er gibt seine Daten und seine Telefonnummer an. Für die Telefonnummer kann er nur eine der Vorwahlen wählen, die Sie ausgewählt haben. Er wird unter Besucher gespeichert.
3. Unterschreibt die Sicherheitsregeln für Besucher, wenn es eine gültige Version gibt. Sofern Sie das Unterschreiben ohne Lesen nicht erlaubt haben, muss er die Dokumente vor dem Unterschreiben öffnen. Die Unterschrift wird mit dem Eintrag gespeichert.
4. Wählt seinen Gastgeber, wenn er jemanden besucht. Es erscheinen nur Mitarbeiter, die Besucher empfangen dürfen.
5. Erfasst seinen Eingang. Beim Gehen kehrt er zum Tablet zurück und erfasst seinen Ausgang.

Wenn der Besucher einen Gastgeber wählt, ruft Inallow den Gastgeber an, um ihn zu benachrichtigen, und schickt dem Besucher eine SMS mit der Antwort. Alle Details unter Wie der Gastgeber benachrichtigt wird.

Mitarbeiter von FremdfirmenLink kopieren

Mitarbeiter von Fremdfirmen können sich nicht am Tablet registrieren: Sie müssen unter Unternehmen angelegt sein. Bei der Ankunft:

1. Identifizieren sie sich mit ihrer Identifikationsnummer oder ihrem Zugangscode.
2. Unterschreiben sie die Sicherheitsregeln für Dienste, wenn es eine gültige Version gibt.
3. Erfassen sie ihren Eingang und beim Gehen ihren Ausgang.

Wenn die App einem Mitarbeiter wegen fehlerhafter Dokumentation den Zugang verweigert, sendet Inallow eine SMS an die Personen Ihres Unternehmens, die für den Empfang der Visits-Hinweise eingerichtet sind: „Zugang für [Name] ([Unternehmen]) verweigert. Grund: Fehlerhafte Dokumentation“. Wer in Ihrem Unternehmen diese Hinweise erhält, erfahren Sie bei Inallow.

Wenn etwas nicht funktioniertLink kopieren