Dokumentation von Fremdfirmen
Legen Sie fest, welche Dokumente Sie von jeder Fremdfirma verlangen, markieren Sie, welche jeder Mitarbeiter einreicht, und behalten Sie die Ablaufdaten im Blick.
Für jede Fremdfirma können Sie eine Liste von Dokumenten festlegen, die ihre Mitarbeiter einreichen müssen, bevor sie in Ihren Räumen arbeiten: Schulungsnachweise, ärztliche Untersuchungen, Anmeldungen bei der spanischen Sozialversicherung (Seguridad Social), Versicherungen … Inallow zeigt Ihnen jederzeit, bei wem alles aktuell ist und bei wem etwas fehlt.
Dokumentarten: Pflicht- und ergänzende Dokumente
Jedes Dokument der Liste gehört zu einer dieser beiden Arten:
- Erforderlich (Pflichtdokument): Der Mitarbeiter muss es eingereicht haben, und es muss gültig sein. Fehlt es, warnt das Panel beim Erfassen seines Eingangs.
- Zusatz (empfohlen): Es ist sinnvoll, es zu haben, aber nicht unverzichtbar.
Die Dokumente einer Fremdfirma festlegen
- Klicken Sie unter Unternehmen in der Zeile der Fremdfirma auf Anzeigen (Auge) und öffnen Sie die Registerkarte Dokumente.
- Klicken Sie auf Neues Dokument.
- Geben Sie im Fenster Dokument erstellen unter Dokument den Namen ein (zum Beispiel „Kurs zur Arbeitssicherheit und Unfallverhütung“).
- Lassen Sie unter Erforderlich das Kontrollkästchen markiert, wenn das Dokument Pflicht ist, oder entfernen Sie die Markierung, wenn es ergänzend ist. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, sehen Sie „Erforderlich“ oder „Zusatz“. Standardmäßig ist es Pflicht.
- Klicken Sie auf Erstellen. Sie sehen den Hinweis „Dokument erstellt“.
Die Liste zeigt jedes Dokument und ob es Erforderlich ist (Ja oder Nein). Sie können mit Dokument suchen suchen und mit den Symbolen unter Filtern: nur die Pflicht- oder nur die ergänzenden Dokumente anzeigen.
Um ein Dokument zu ändern, klicken Sie auf Ändern (Stift), ändern Sie unter Dokument aktualisieren den Namen oder die Art und klicken Sie auf Ändern.
Eingereichte Dokumente markieren
Wenn Ihnen ein Mitarbeiter der Fremdfirma ein Dokument übergibt:
Öffnen Sie seine Dokumentation
Klicken Sie in der Registerkarte Mitarbeiter der Fremdfirma in der Zeile des Mitarbeiters auf Dokumentation verwalten (Auge).
Markieren Sie, was eingereicht wurde
Das Fenster Dokumentation verwalten listet alle Dokumente der Fremdfirma mit diesen Spalten:
- Dokument: der Name.
- Erforderlich: Ja oder Nein.
- Ausgehändigt: Markieren Sie das Kontrollkästchen der Dokumente, die er eingereicht hat. Entfernen Sie die Markierung, wenn ein Dokument nicht mehr gültig ist.
- Ablaufdatum: Wenn das Dokument abläuft, wählen Sie das Datum. Lassen Sie es leer, wenn es nie abläuft.
Übernehmen Sie die Änderungen
Klicken Sie auf Anwenden. Sie sehen den Hinweis „Dokumentation bearbeitet“, und der Status des Mitarbeiters wird aktualisiert.
Status der Dokumentation
Ein Dokument gilt als ausstehend, wenn es nicht als eingereicht markiert ist oder sein Ablaufdatum bereits erreicht ist. Ein Dokument, das heute abläuft, gilt bereits als ausstehend. Ein Dokument ohne Ablaufdatum läuft nie ab.
Damit hat jeder Mitarbeiter einen dieser Status:
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Aktuelle (Dokumentation aktuell) | Er hat alle Dokumente seiner Fremdfirma eingereicht, und sie sind gültig, Pflicht- wie ergänzende Dokumente. |
| Es fehlen erforderliche Dokumente. (Pflichtdokumentation fehlt) | Ihm fehlt ein Pflichtdokument. |
| Es fehlen empfohlene Dokumente. (ergänzende Dokumentation fehlt) | Ihm fehlt ein ergänzendes Dokument. |
Wo Sie den Status sehen
- In der Liste Unternehmen, Spalte Dokumentation, als Zusammenfassung für jede Fremdfirma.
- In der Registerkarte Mitarbeiter jeder Fremdfirma, Spalte Status.
- Bei der Suche nach Identifikationsnummer unter Erfassung von Ein- und Ausgängen, im Abschnitt Dokumentation.
- Beim Erfassen eines Eingangs im Panel: Fehlt ein Pflichtdokument, erscheint der Hinweis „Der Arbeitnehmer hat die erforderlichen Unterlagen nicht auf dem neuesten Stand.“. Der Hinweis verhindert nicht, dass Sie den Eingang erfassen.
- Im Unternehmensbericht, Spalte Dokumentation: ✓, wenn alles aktuell ist, und X, wenn irgendein Dokument fehlt, auch ein ergänzendes.
Verweigert die App Inallow Visits einem Mitarbeiter den Zugang wegen fehlerhafter Dokumentation, sendet Inallow eine Benachrichtigung per SMS. Siehe App Inallow Visits.