Besucher
Legen Sie Besucher an, ändern und löschen Sie sie, und senden Sie ihnen ihren Zugangscode per E-Mail.
Unter Besucher finden Sie die Liste aller Personen, die Ihre Räume besucht haben oder besuchen werden. Ein Besucher wird nur einmal angelegt: Bei seinen nächsten Besuchen genügt es, seinen Eingang zu erfassen.
Um die Liste zu öffnen, klicken Sie im Seitenmenü des Visits-Panels auf Besucher.
Besucher können auf drei Wegen angelegt werden:
- Auf diesem Bildschirm, im Panel.
- In der Anwendung für Einladungen, die Mitarbeiter verwenden, die Besuch erwarten.
- Vom Besucher selbst, in der App Inallow Visits am Empfang.
Die Besucherliste
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Organisation | Das Unternehmen oder die Organisation, von der der Besucher kommt. |
| Name | Nachname und Vorname. |
| Letzter Besuch | Datum und Uhrzeit seiner letzten Eingangs- oder Ausgangserfassung. Leer, wenn er noch nicht da war. |
Am Ende jeder Zeile befinden sich die Schaltflächen Ändern (Stift) und Zugangscode senden (QR-Code).
Um jemanden zu finden, geben Sie unter Besucher suchen einen Teil seiner Identifikationsnummer, seines Vor- oder seines Nachnamens ein.
Einen Besucher anlegen
-
Klicken Sie neben dem Titel Besucher auf die Schaltfläche + („Besucher erstellen“).
-
Füllen Sie die Daten im Fenster Besucher erstellen aus:
Feld Einzelheiten Identifikationsnr. Pflichtfeld. DNI, NIE, Reisepass oder ein anderes Dokument. Darf nicht mit der eines anderen Besuchers Ihres Unternehmens übereinstimmen. Name Pflichtfeld. Bis zu 32 Zeichen. Nachname Pflichtfeld. Bis zu 64 Zeichen. Organisation Optional. Das Unternehmen, von dem er kommt. E-Mail Optional, aber ohne E-Mail-Adresse können Sie ihm seinen Zugangscode nicht senden. Vorwahl und Telefon Pflichtfelder. Wählen Sie unter Vorwahl das Land und geben Sie die Nummer ohne Vorwahl ein. -
Klicken Sie auf Erstellen. Sie sehen den Hinweis „Besucher erstellt“.
Gibt es die Identifikationsnummer bereits, zeigt das Panel „Ein Besucher mit dieser ID-Nummer ist bereits vorhanden.“. Suchen Sie diesen Besucher in der Liste, statt ihn neu anzulegen. Ist die E-Mail-Adresse ungültig, sehen Sie „Ungültige E-Mail-Adresse“.
Einen Besucher ändern
Klicken Sie in seiner Zeile auf Ändern (Stift), ändern Sie die Daten im Fenster Besucher bearbeiten und klicken Sie auf Ändern. Sie sehen den Hinweis „Besucher aktualisiert“.
Einen Besucher löschen
Öffnen Sie den Besucher mit Ändern und klicken Sie auf Löschen.
Den Zugangscode senden
Der Zugangscode ist ein persönlicher QR-Code, mit dem sich der Besucher in der App Inallow Visits am Empfang identifiziert.
- Klicken Sie in der Zeile des Besuchers auf Zugangscode senden (QR-Code). Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn der Besucher keine E-Mail-Adresse hat („Der Besucher hat keine E-Mail-Adresse, um den Zugangscode zu senden.“).
- Das Fenster Zugangscode senden zeigt den QR-Code. Mit der Download-Schaltfläche speichern Sie ihn als Bild, falls Sie ihn lieber ausdrucken oder auf anderem Weg senden möchten.
- Wählen Sie die Sprache der E-Mail: English, Castellano, Deutsch, Euskara oder Dansk.
- Klicken Sie auf Senden. Sie sehen den Hinweis „Code gesendet“.
Der Besucher erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Inallow Visits | Zugangscode“ (in der gewählten Sprache). Sie enthält das Logo Ihres Unternehmens (oder das von Inallow Visits, wenn Ihr Unternehmen kein Logo hat), seinen QR-Code, seinen vollständigen Namen und als Password seine Identifikationsnummer.
Mehr dazu unter Einladungen und Zugangscodes.
Wer was tun darf
Die Liste ansehen, anlegen, ändern, löschen und Codes senden sind getrennte Berechtigungen. Wenn Sie die Schaltfläche +, den Stift oder den QR-Code nicht sehen, hat Ihr Benutzer diese Berechtigung nicht. Visits-Administratoren haben sie alle. Siehe Rollen und Berechtigungen.