Erfassung von Ein- und Ausgängen
Sehen Sie ein, wer Ihre Räumlichkeiten betreten und verlassen hat, und erfassen Sie Ankunft und Gehen von Besuchern und Diensten von Hand.
Der Bildschirm Erfassung fasst alle Ein- und Ausgänge betriebsfremder Personen zusammen, sowohl die, die sie selbst in der App Inallow Visits erfassen, als auch die, die der Empfang im Panel erfasst. Dieser Bildschirm öffnet sich, wenn Sie sich im Visits-Panel anmelden.
Zum Öffnen klicken Sie im Seitenmenü des Visits-Panels auf Erfassung.
Die Registerkarten Dienste und Besuche
Die Einträge sind auf zwei Registerkarten verteilt:
- Dienste: Ein- und Ausgänge der Mitarbeiter von Fremdfirmen.
- Besuche: Ein- und Ausgänge der Besucher.
| Registerkarte | Spalten |
|---|---|
| Dienste | Mitarbeiter (Identifikationsnummer, Nachname und Vorname), Unternehmen, Typ (Eingang oder Ausgang) und Erfassung (Datum und Uhrzeit). |
| Besuche | Besucher (Identifikationsnummer, Nachname und Vorname), Besuchte Person, Organisation (das Unternehmen des Besuchers), Typ und Erfassung. |
Klicken Sie auf den Titel einer Spalte, um die Tabelle zu sortieren. Es werden 8 Einträge pro Seite angezeigt; die Gesamtzahl steht unten neben Erfassung.
Die Einträge filtern
- Daten: Die Datumsauswahl rechts legt den angezeigten Zeitraum fest. Beim Öffnen zeigt das Panel die letzten 7 Tage. Wählen Sie ein anderes Anfangs- und Enddatum, um ihn zu ändern.
- Person suchen ...: Geben Sie einen Teil der Identifikationsnummer, des Vor- oder des Nachnamens ein. Unter Dienste können Sie auch nach dem Namen des Unternehmens suchen.
Die Details eines Eintrags ansehen
Klicken Sie auf eine Zeile, um das Fenster Einzelheiten: zu öffnen, das nur zur Ansicht dient:
- Bei einem Dienst: Unternehmen, Mitarbeiter, Beobachtungen und Datum.
- Bei einem Besuch: Besucher, Besuchte Person, Organisation, Beobachtungen und Datum.
Wenn die Person bei der Anmeldung am Tablet die Sicherheitsregeln unterschrieben hat, zeigen die Details auch Unterschriebene Sicherheitsregeln mit dem Namen der unterschriebenen Version und dem Bild der Unterschrift. Direkt nach der Anmeldung kann der Hinweis „Die Signatur wird zur Ansicht verarbeitet...“ erscheinen; das Bild erscheint, sobald Inallow die Verarbeitung abgeschlossen hat.
Im Panel können Einträge weder geändert noch gelöscht werden.
Einen Eingang erfassen
Verwenden Sie Eingang erfassen, wenn eine Person ankommt und sich nicht selbst am Tablet anmeldet.
Öffnen Sie das Fenster
Klicken Sie auf Eingang erfassen. Das Fenster öffnet sich in der Registerkarte Dienst oder Besuch, je nachdem, welche Registerkarte auf dem Bildschirm geöffnet war.
Wählen Sie die Person
- Unter Dienst: Wählen Sie bei Bedarf zuerst das Unternehmen, um die Suche einzugrenzen. Wählen Sie dann den Mitarbeiter (Pflicht).
- Unter Besuch: Wählen Sie den Besucher (Pflicht) und, wenn er jemanden besucht, die Besuchte Person.
Geben Sie in den Suchfeldern mindestens 3 Zeichen ein. Es erscheinen nur Personen, die gerade draußen sind: Wer bereits einen Eingang ohne Ausgang hat, erscheint nicht in der Liste.
Fügen Sie Bemerkungen hinzu
Wenn Sie möchten, schreiben Sie eine Notiz unter Beobachtungen (zum Beispiel den Grund des Besuchs). Das Datum ist die aktuelle Uhrzeit und kann nicht geändert werden.
Speichern Sie
Klicken Sie auf Erstellen. Sie sehen den Hinweis „Eingang erfasst“.
Wenn Sie auf Erstellen klicken, ohne jemanden gewählt zu haben, weist das Panel mit „Der Benutzername fehlt“ darauf hin.
Wird ein Besuch im Panel erfasst, wird der Gastgeber nicht benachrichtigt. Anruf und SMS an den Gastgeber gibt es nur, wenn sich der Besucher in der App Inallow Visits anmeldet. Siehe Gastgeber.
Ausgänge erfassen
Mit Ausgänge erfassen erfassen Sie den Ausgang mehrerer Personen auf einmal, zum Beispiel wenn der Empfang schließt.
- Klicken Sie auf Ausgänge erfassen. Das Fenster zeigt alle Personen, die sich gerade im Gebäude befinden, Besucher und Dienste zusammen, mit Name, Besuchte Person (bei einem Besucher) oder Unternehmen (bei einem Dienst), Typ (Besucher oder Mitarbeiter) und der Uhrzeit des Eingang.
- Markieren Sie bei jeder Person, die geht, das Kästchen in der Spalte Verlassen. Mit Alle wählen und Gesamte Auswahl aufheben markieren oder entfernen Sie die ganze Liste.
- Klicken Sie auf Anwenden.
Alle markierten Ausgänge werden mit der aktuellen Uhrzeit erfasst. Bei einem Besucher behält der Ausgang den Gastgeber und die Bemerkungen seines Eingangs. Ist niemand im Gebäude, zeigt das Fenster „Im Moment sind keine betriebsfremden Personen anwesend.“.
Über die Identifikationsnummer erfassen
Das ist der schnellste Weg, jemanden zu erfassen, der vor Ihnen steht: Anhand seiner Identifikationsnummer erkennt das Panel, ob er drinnen oder draußen ist, und bietet Ihnen die passende Aktion an.
Suchen Sie die Person
Geben Sie die Nummer oben rechts in das Feld Identifikationsnummer ein und drücken Sie die Eingabetaste oder die Schaltfläche daneben („Ausfahrt/Einfahrt über Identifikationsnummer registrieren“).
Wählen Sie bei Bedarf den Typ
Gehört diese Nummer sowohl zu einem Besucher als auch zu einem Mitarbeiter einer Fremdfirma, wählen Sie Besucher oder Dienst. Gehört sie zu niemandem, sehen Sie „Die angegebene Identifikationsnummer gehört zu keinem Besucher oder Dienst.“: Legen Sie den Besucher oder den Mitarbeiter der Fremdfirma an, bevor Sie ihn erfassen.
Prüfen Sie seine Daten
Das Fenster zeigt den Namen der Person und:
- Identifikationsnr.
- Unternehmen (bei einem Dienst) oder Organisation (bei einem Besucher; „Keine Organisation“, wenn keine angegeben ist).
- Sicherheitsstandards: Unterzeichnet oder Vorzeichenlos (nicht unterschrieben). Zeigt, ob die Person die gültige Version der Sicherheitsregeln unterschrieben hat. Gibt es keine gültige Regel, gelten alle als unterschrieben.
- Dokumentation (nur Dienste): Aktuelle, Es fehlen empfohlene Dokumente. oder Es fehlen erforderliche Dokumente. Siehe Dokumentation.
- Letzter Besuch: Datum und Uhrzeit des letzten Eintrags oder Niemals.
Erfassen Sie den Eingang oder Ausgang
- Ist die Person drinnen, klicken Sie auf Ausgabe aufzeichnen (Ausgang erfassen).
- Ist sie draußen, erscheint ein Formular mit Datum (der aktuellen Uhrzeit), Beobachtungen und, bei einem Besucher, Besuchte Person. Füllen Sie es aus und klicken Sie auf Eingang erfassen.