Einen Arbeitszeitplan zuweisen
Erstellen Sie einen Arbeitszeitplan mit seinen Zeitfenstern und weisen Sie ihn jedem Mitarbeiter in seinem Datensatz zu.
- Für Allgemeiner Administrator
- In Verwaltungspanel
Mit dieser Anleitung teilen Sie Inallow die geplante Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter mit, damit Anwesenheit, Stempel-Erinnerungen und Berichte die geleistete mit der geplanten Zeit vergleichen.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen den Rang Allgemeiner Administrator. Ein Clocks-Administrator kann Arbeitszeitpläne unter Konfiguration erstellen, aber nicht zuweisen, weil er keine Mitarbeiter ändern kann. Siehe Rollen und Berechtigungen.
- Die Mitarbeiter müssen angelegt sein. Siehe Einen Mitarbeiter anlegen.
- Beachten Sie, wie Arbeitszeitpläne in Inallow funktionieren:
- Ein Arbeitszeitplan hat einen Zeitraum im Jahr (zum Beispiel vom 1. Januar bis 31. Dezember) und Zeitfenster pro Wochentag.
- Er wird Mitarbeiter für Mitarbeiter zugewiesen. Es gibt keine Zuweisung nach Abteilung, nach Betriebsstätte oder in großer Zahl.
- Ein Mitarbeiter kann mehrere Arbeitszeitpläne haben, wenn sich ihre Zeiträume nicht überschneiden, zum Beispiel einen für den Winter und einen für den Sommer.
- Ein Arbeitszeitplan kann nach dem Erstellen nicht mehr geändert werden; um ihn zu ändern, klonen Sie ihn.
Schritte
Öffnen Sie die Arbeitszeitpläne
Gehen Sie im Verwaltungspanel zu Konfiguration › Arbeitszeiten und klicken Sie auf Erstellen (+). Das Fenster Arbeitszeiten erstellen öffnet sich.
Geben Sie Namen und Zeitraum ein
- Name: ein Name, den Sie beim Zuweisen wiedererkennen, zum Beispiel „Büro 8 h“.
- Anfangsdatum und Enddatum: Tag und Monat, zwischen denen er jedes Jahr gilt. Ist der Arbeitszeitplan das ganze Jahr gleich, lassen Sie die Standarddaten stehen, vom 1. Januar bis 31. Dezember.
Fügen Sie die Zeitfenster hinzu
Klicken Sie auf Neue Zeitspanne, wählen Sie den Tag, die Uhrzeit für Start und für Ende und klicken Sie im Kasten auf Neue Zeitspanne, um sie hinzuzufügen. Wiederholen Sie das für jeden Tag und jeden Abschnitt.
Für eine geteilte Arbeitszeit von Montag bis Freitag fügen Sie zum Beispiel für jeden Tag ein Zeitfenster von 09:00 bis 14:00 und ein weiteres von 16:00 bis 19:00 hinzu. Fügen Sie für Samstag und Sonntag keine Zeitfenster hinzu, wenn es freie Tage sind.
Erstellen Sie den Arbeitszeitplan
Prüfen Sie die Tabelle der Zeitfenster und klicken Sie auf Erstellen. Die Meldung Arbeitszeit erstellt erscheint.
Öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters
Gehen Sie zu Mitarbeiter und klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf Ändern (Stift). Das Fenster Mitarbeiter ändern öffnet sich.
Wählen Sie den Arbeitszeitplan
Wählen Sie im Feld Arbeitszeit den Arbeitszeitplan, den Sie gerade erstellt haben. Sie können mehrere hinzufügen, wenn sich ihre Zeiträume nicht überschneiden. Um einen zu entfernen, klicken Sie auf das Kreuz in seinem Etikett.
Speichern Sie
Klicken Sie auf Ändern. Die Meldung Mitarbeiter geändert erscheint. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 7 für jeden Mitarbeiter mit diesem Arbeitszeitplan.
Wenn Sie gerade einen neuen Mitarbeiter anlegen, können Sie den Arbeitszeitplan im selben Feld Arbeitszeit des Fensters Neuer Mitarbeiter wählen.
Um die Arbeitszeitpläne eines Mitarbeiters zu prüfen, klicken Sie in seiner Zeile unter Mitarbeiter auf Anzeigen. Der Datensatz zeigt den Abschnitt Arbeitszeiten.
Beispiele
Für eine durchgehende Arbeitszeit im Sommer verwenden Sie mehrere Arbeitszeitpläne, deren Zeiträume sich nicht überschneiden und nicht über den Jahreswechsel gehen:
- „Büro Winter 1“, vom 1. Januar bis 14. Juni, Montag bis Freitag von 09:00 bis 14:00 und von 16:00 bis 19:00.
- „Büro Sommer“, vom 15. Juni bis 15. September, Montag bis Freitag von 08:00 bis 15:00.
- „Büro Winter 2“, vom 16. September bis 31. Dezember. Erstellen Sie ihn mit Klonen aus „Büro Winter 1“ und ändern Sie Namen und Daten.
Weisen Sie jedem Mitarbeiter alle drei Arbeitszeitpläne zu.
Da Arbeitszeitpläne nicht geändert werden können:
- Klicken Sie unter Konfiguration › Arbeitszeiten beim Arbeitszeitplan, den Sie ändern möchten, auf Klonen.
- Ändern Sie Namen, Daten oder Zeitfenster und klicken Sie auf Erstellen.
- Entfernen Sie im Datensatz jedes Mitarbeiters den alten Arbeitszeitplan, fügen Sie den neuen hinzu und klicken Sie auf Ändern.
- Wenn kein Mitarbeiter ihn mehr verwendet, löschen Sie den alten Arbeitszeitplan mit Anzeigen › Löschen.
Wie es weitergeht
- Unter Anwesenheit sehen Sie die Zeitfenster des Arbeitszeitplans über der Tageslinie des Mitarbeiters.
- Hat der Mitarbeiter die App mit aktivierten Benachrichtigungen, erhält er einen Hinweis, wenn seine Arbeitszeit läuft und er seinen Arbeitstag nicht begonnen hat, oder wenn seine Arbeitszeit vorbei ist und sein Arbeitstag noch offen ist. An Feiertagen und an Tagen mit genehmigter Abwesenheit gibt es keine Hinweise.
- Die Berichte Täglich, Stundenüberschuss, Außerhalb der Arbeitszeit und Beamter und Überstunden vergleichen die geleistete mit der geplanten Zeit. Siehe Berichte.
Alle Informationen zu Zeitfenstern, Nachtschichten und Regeln finden Sie unter Arbeitszeitpläne.