Documentació d'empreses externes
Defineix quins documents exigeixes a cada empresa externa, marca els que lliura cada treballador i controla les dates de caducitat.
Per a cada empresa externa pots definir una llista de documents que han de lliurar els seus treballadors abans de treballar a les teves instal·lacions: certificats de formació, revisions mèdiques, altes a la Seguretat Social, assegurances… Inallow et diu en tot moment qui ho té tot al dia i a qui li falta alguna cosa.
Tipus de document: obligatoris i suplementaris
Cada document de la llista és d'un d'aquests dos tipus:
- Obligatori: el treballador l'ha de tenir lliurat i vigent. Si li falta, el panell avisa en registrar-ne l'entrada.
- Suplementari (recomanat): convé tenir-lo, però no és imprescindible.
Definir els documents d'una empresa
- A Empreses, prem Vegeu (ull) a la fila de l'empresa i obre la pestanya Documents.
- Prem Document nou.
- A la finestra Crea document, escriu el nom a Document (per exemple, «Curs de prevenció de riscos laborals»).
- A Obligatori, deixa la casella marcada si el document és obligatori o desmarca-la si és suplementari. En passar-hi el ratolí per sobre veuràs «Obligatori» o «Suplementari». Per defecte és obligatori.
- Prem Crea. Veuràs l'avís «Document creat».
La llista mostra cada Document i si és Obligatori (Sí o No). Pots cercar amb Cerca d'un document i filtrar amb les icones de Filtre: per veure només els obligatoris o només els suplementaris.
Per canviar un document, prem Edita (llapis), canvia el nom o el tipus a Actualitzar document i prem Edita.
Marcar els documents lliurats
Quan un treballador de l'empresa externa et lliura un document:
Obre la seva documentació
A la pestanya Treballadors de l'empresa, prem Gestiona la documentació (ull) a la fila del treballador.
Marca el que s'ha lliurat
La finestra Gestiona la documentació llista tots els documents de l'empresa amb aquestes columnes:
- Document: el nom.
- Obligatori: Sí o No.
- Lliurat: marca la casella dels documents que ha lliurat. Desmarca-la si un document deixa de ser vàlid.
- Data de caducitat: si el document caduca, tria'n la data. Deixa-la buida si no caduca mai.
Aplica els canvis
Prem Sol·licitar. Veuràs l'avís «Documents processats» i l'estat del treballador s'actualitza.
Estats de la documentació
Un document compta com a pendent si no està marcat com a lliurat o si ja ha arribat la seva data de caducitat. Un document que caduca avui ja compta com a pendent. Un document sense data de caducitat no caduca mai.
Amb això, cada treballador té un d'aquests estats:
| Estat | Què vol dir |
|---|---|
| Diariament (documentació al dia) | Té lliurats i vigents tots els documents de la seva empresa, obligatoris i suplementaris. |
| Encara se'n busca alguns. (falta documentació obligatòria) | Té pendent un document obligatori. |
| Falten recomanacions (falta documentació suplementària) | Té pendent un document suplementari. |
On veus l'estat
- A la llista d'Empreses, columna Documentació, com a resum de cada empresa.
- A la pestanya Treballadors de cada empresa, columna Estat.
- A la cerca per Número d'identificació de Registre, a l'apartat Documentació.
- En registrar una entrada des del panell: si li falta un document obligatori, apareix l'avís «El treballador no té la documentació obligatòria al dia». L'avís no impedeix registrar l'entrada.
- A l'informe d'empreses, columna Documentació: ✓ si està tot al dia i X si falta qualsevol document, encara que sigui suplementari.
Si l'app Inallow Visits denega l'accés a un treballador per documentació incorrecta, Inallow envia un avís per SMS. Consulta App Inallow Visits.