Amfitrions
Tria quins treballadors poden rebre visites i qui pot convidar visitants, i com s'avisa l'amfitrió quan arriba la seva visita.
L'amfitrió és el treballador de la teva empresa a qui ve a veure un visitant. En registrar una visita, al panell o a la tauleta de la recepció, es tria l'amfitrió d'una llista. Aquesta pàgina explica qui apareix en aquesta llista, qui pot convidar visitants i com s'avisa l'amfitrió que la seva visita ha arribat.
Quins treballadors poden ser amfitrions
A la llista d'amfitrions només hi apareixen els treballadors actius de la teva empresa que tenen activada l'opció Voldries que aquest empleat atengués visitants? Un treballador sense aquesta opció no pot rebre visites: no surt ni al panell de Visits ni a la tauleta.
A més, perquè Inallow el pugui avisar per telèfon, l'amfitrió ha de tenir el seu Prefix i el seu Número de telèfon a la seva fitxa de treballador. Consulta Treballadors.
Activar les opcions de Visits d'un treballador
Les dues opcions de Visits de cada treballador són a Inallow Admin. Només hi pot entrar el Director General.
Obre Inallow Admin
Des de qualsevol aplicació d'Inallow, obre el menú d'aplicacions de la barra superior i, a GESTIÓ, prem Administrador. També hi pots entrar des del portal inallow.io.
Cerca el treballador
Prem Usuaris. A la llista de treballadors, fes clic a la fila del treballador.
Obre la pestanya Visits
A la fitxa del treballador, obre la pestanya Visits i marca les opcions que necessitis:
- Voldries que aquest empleat atengués visitants?: el converteix en amfitrió.
- S'hauria de permetre a aquest empleat crear visitants?: li dona accés a l'aplicació d'invitacions.
Desa
Prem Desa.
Permetre que un treballador convidi visitants
Amb l'opció S'hauria de permetre a aquest empleat crear visitants?, el treballador pot entrar a l'aplicació d'invitacions, donar d'alta els seus visitants i enviar-los el codi d'accés. No necessita accés al panell de Visits.
Aquesta opció és independent de l'anterior: un treballador pot convidar visitants sense ser amfitrió, i al revés. L'habitual és activar-les totes dues a qui rep visites sovint.
Com s'avisa l'amfitrió
Quan un visitant es registra a l'app Inallow Visits i tria el seu amfitrió, Inallow truca per telèfon a l'amfitrió amb un missatge automàtic:
«L'està esperant [nom del visitant]. Si vol que vingui al seu lloc de treball, premi u. Si vol que l'esperi a la recepció, premi dos. Si no el pot atendre, premi tres.»
L'amfitrió respon amb el teclat del telèfon i el visitant rep un SMS amb la resposta:
| L'amfitrió prem | Què sent l'amfitrió | SMS que rep el visitant |
|---|---|---|
| 1 | Visita acceptada; s'avisa el visitant perquè vagi al seu lloc de treball. | «Se ha avisado a [anfitrión] y le espera en su puesto de trabajo.» (s'ha avisat l'amfitrió i l'espera al seu lloc de treball) |
| 2 | Visita acceptada; s'avisa el visitant que l'amfitrió va a trobar-lo. | «Se ha avisado a [anfitrión] y acudirá a su encuentro.» (s'ha avisat l'amfitrió i anirà a trobar-lo) |
| 3 | Visita cancel·lada; s'avisa el visitant que no el pot atendre. | «[anfitrión] no puede atenderle en este momento.» (l'amfitrió no el pot atendre ara) |
Si prem una altra tecla, sent «Combinació no vàlida» i es repeteixen les opcions. Si no prem res, el missatge es repeteix unes quantes vegades i després la trucada es penja.
Si l'amfitrió no respon la trucada:
- El visitant rep l'SMS «No hemos podido contactar con [anfitrión], le dejaremos aviso de su llegada.» (no s'ha pogut contactar amb l'amfitrió; se li deixarà avís de la seva arribada).
- L'amfitrió rep l'SMS «Inallow Visits: Le está esperando [nombre del visitante], puede llamarle al teléfono: [teléfono del visitante]» (l'està esperant el visitant, i el pot trucar a aquest telèfon).
Idiomes dels avisos
- La trucada a l'amfitrió es fa en l'idioma que té configurat a Inallow.
- Els SMS al visitant s'envien en castellà si el seu telèfon té el prefix +34 i en anglès en qualsevol altre cas.