Visitants
Dona d'alta, modifica i elimina visitants, i envia'ls per correu electrònic el seu codi d'accés.
A Visitants hi ha la llista de totes les persones que han visitat o visitaran les teves instal·lacions. Un visitant es dona d'alta una sola vegada: en les visites següents n'hi ha prou de registrar-ne l'entrada.
Per obrir-la, prem Visitants al menú lateral del panell de Visits.
Els visitants es poden donar d'alta de tres maneres:
- Des d'aquesta pantalla, al panell.
- Des de l'aplicació d'invitacions, que fan servir els treballadors que esperen una visita.
- El mateix visitant, des de l'app Inallow Visits de la recepció.
La llista de visitants
| Columna | Què mostra |
|---|---|
| Organització | L'empresa o organització d'on ve el visitant. |
| Nom | Cognom i nom. |
| Darrera visita | Data i hora del seu últim registre d'entrada o sortida. Buida si encara no ha vingut. |
Al final de cada fila hi ha els botons Edita (llapis) i Envia el codi d'accés (codi QR).
Per trobar algú, escriu a Cerca un visitant part del seu número d'identificació, del seu nom o dels seus cognoms.
Donar d'alta un visitant
-
Prem el botó + («Crea visitant») al costat del títol Visitants.
-
Omple les dades de la finestra Crea visitant:
Camp Detall Número d'identificació Obligatori. DNI, NIE, passaport o un altre document. No pot coincidir amb el d'un altre visitant de la teva empresa. Nom Obligatori. Fins a 32 caràcters. Cognom Obligatori. Fins a 64 caràcters. Organització Opcional. L'empresa d'on ve. Correu electrònic Opcional, però sense correu electrònic no li podràs enviar el codi d'accés. Prefix i Telèfon Obligatoris. Tria el país a Prefix i escriu el número sense el prefix. -
Prem Crea. Veuràs l'avís «Creat pel visitant».
Si el número d'identificació ja existeix, el panell mostra «Un visitant amb aquest número d'identificació ja existeix.». Cerca aquest visitant a la llista en lloc de crear-lo de nou. Si el correu electrònic no és vàlid, veuràs «Adreça de correu electrònic incorrecta».
Modificar un visitant
Prem Edita (llapis) a la seva fila, canvia les dades a la finestra Edita visitant i prem Edita. Veuràs l'avís «Visitant actualitzat».
Eliminar un visitant
Obre el visitant amb Edita i prem Suprimeix.
Enviar el codi d'accés
El codi d'accés és un codi QR personal amb què el visitant s'identifica a l'app Inallow Visits de la recepció.
- Prem Envia el codi d'accés (codi QR) a la fila del visitant. El botó està desactivat si el visitant no té correu electrònic («El visitant no té una adreça de correu electrònic a la qual s'hi pugui enviar el codi d'accés.»).
- La finestra Envia el codi d'accés mostra el codi QR. Amb el botó de descàrrega el deses com a imatge, per si prefereixes imprimir-lo o enviar-lo per un altre mitjà.
- Tria la Llengua del correu: English, Castellano, Deutsch, Euskara o Dansk.
- Prem Envia. Veuràs l'avís «Codi enviat».
El visitant rep un correu amb l'assumpte «Inallow Visits | Código de acceso» (en l'idioma triat). Inclou el logotip de la teva empresa (o el d'Inallow Visits, si la teva empresa no en té), el seu codi QR, el seu nom complet i, com a Clave de acceso (clau d'accés), el seu número d'identificació.
Més detalls a Invitacions i codis d'accés.
Qui pot fer cada cosa
Veure la llista, crear, modificar, eliminar i enviar codis són permisos diferents. Si no veus el botó +, el llapis o el codi QR, el teu usuari no té aquest permís. Els administradors de Visits els tenen tots. Consulta Rols i permisos.