Registre d'entrades i sortides
Consulta qui ha entrat i sortit de les teves instal·lacions i registra a mà arribades i sortides de visitants i serveis.
La pantalla Registreu-vos (el registre) reuneix totes les entrades i sortides de persones alienes a la teva empresa, tant les que fan elles mateixes a l'app Inallow Visits com les que registra la recepció des del panell. És la pantalla que s'obre en entrar al panell de Visits.
Per obrir-la, prem Registreu-vos al menú lateral del panell de Visits.
Les pestanyes Serveis i Visites
Els registres se separen en dues pestanyes:
- Serveis: entrades i sortides dels treballadors de les empreses externes.
- Visites: entrades i sortides dels visitants.
| Pestanya | Columnes |
|---|---|
| Serveis | Treballador (número d'identificació, cognom i nom), Empresa, Tipus (Inici o Sortida) i Registreu-vos (data i hora). |
| Visites | Visitant (número d'identificació, cognom i nom), Amfitrió, Organització (l'empresa del visitant), Tipus i Registreu-vos. |
Prem el títol d'una columna per ordenar la taula. Es mostren 8 registres per pàgina; el total apareix al peu, al costat de Registres.
Filtrar els registres
- Dates: el selector de dates de la dreta marca el període que es mostra. En entrar, el panell mostra els últims 7 dies. Tria una altra data d'inici i de final per canviar-lo.
- Cerca una persona...: escriu una part del número d'identificació, del nom o dels cognoms. A Serveis també pots cercar pel nom de l'empresa.
Veure el detall d'un registre
Prem una fila per obrir la finestra Detalls, només de consulta:
- En un servei: Empresa, Treballador, Comentaris i Data.
- En una visita: Visitant, Amfitrió, Organització, Comentaris i Data.
Si la persona va signar les normes de seguretat en registrar-se a la tauleta, el detall mostra també Normes de seguretat signades, amb el nom de la versió signada i la imatge de la signatura. Just després de registrar-se pot aparèixer l'avís «La signatura s'està processant per a la visualització...»; la imatge apareix tan bon punt Inallow acaba de processar-la.
Des del panell no es poden modificar ni esborrar els registres.
Registrar una entrada
Fes servir Inicia la sessió (registrar l'entrada) quan una persona arriba i no es registra ella mateixa a la tauleta.
Obre la finestra
Prem Inicia la sessió. La finestra s'obre a la pestanya Servei o Visita segons la pestanya que tinguessis oberta a la pantalla.
Tria la persona
- A Servei: si vols, tria primer l'Empresa per acotar la cerca. Després tria el Treballador (obligatori).
- A Visita: tria el Visitant (obligatori) i, si ve a veure algú, l'Amfitrió.
Als cercadors escriu com a mínim 3 caràcters. Només hi apareixen les persones que ara mateix són fora: qui ja té una entrada sense sortida no surt a la llista.
Afegeix-hi comentaris
Si vols, escriu una nota a Comentaris (per exemple, el motiu de la visita). La Data és l'hora actual i no es pot canviar.
Desa
Prem Crea. Veuràs l'avís «Entraida registrada» (entrada registrada).
Si prems Crea sense haver triat ningú, el panell avisa amb «Introduïu el vostre nom d'usuari» (falta indicar l'usuari).
Registrar una visita des del panell no avisa l'amfitrió. La trucada i els SMS a l'amfitrió només es fan quan el visitant es registra a l'app Inallow Visits. Consulta Amfitrions.
Registrar sortides
Rècord de sortides serveix per donar sortida d'una vegada a diverses persones, per exemple en tancar la recepció.
- Prem Rècord de sortides. La finestra mostra totes les persones que són dins ara mateix, visitants i serveis junts, amb el seu Nom, l'Amfitrió (en un visitant) o l'empresa (en un servei), el Tipus (Visitant o Treballador) i l'hora d'Inici (entrada).
- Marca la casella de la columna Sortir de cada persona que se'n va. Amb Selecciona-ho tot i Deselecciona-ho tot marques o desmarques la llista sencera.
- Prem Sol·licitar (aplicar).
Totes les sortides marcades es registren amb l'hora actual. En un visitant, la sortida conserva l'amfitrió i els comentaris de la seva entrada. Si no hi ha ningú a dins, la finestra indica «Actualment no hi ha cap visitant a les instal·lacions.».
Registrar pel número d'identificació
És la manera més ràpida de registrar algú que tens al davant: amb el seu número d'identificació, el panell detecta si és dins o fora i t'ofereix l'acció que toca.
Busca la persona
Escriu el número al camp Número d'identificació, a dalt a la dreta, i prem Intro o el botó del costat («Registra l'arribada/la sortida utilitzant el número d'identificació.»).
Tria el tipus, si cal
Si aquest número pertany alhora a un visitant i a un treballador d'una empresa externa, tria Visitant o Servei. Si no pertany a ningú, veuràs «El número d'identificació proporcionat no pertany a cap visitant ni a cap servei.»: dona d'alta el visitant o el treballador de l'empresa externa abans de registrar-lo.
Revisa'n les dades
La finestra mostra el nom de la persona i:
- Número d'identificació.
- Empresa (en un servei) o Organització (en un visitant; «Desorganitzat» si no en té).
- Pautes de seguretat: Signat o Sense signar. Indica si ha signat la versió vigent de les normes de seguretat. Si no hi ha cap norma vigent, tothom compta com a signat.
- Documentació (només serveis): Diariament (al dia), Falten recomanacions o Encara se'n busca alguns. (falten obligatoris). Consulta Documentació.
- Darrera visita: data i hora del seu últim registre, o Mai.
Registra l'entrada o la sortida
- Si la persona és dins, prem Marca (registrar la sortida).
- Si és fora, apareix un formulari amb la Data (l'hora actual), Comentaris i, en un visitant, l'Amfitrió. Omple'l i prem Inicia la sessió (registrar l'entrada).