Download registreringen af arbejdstid
Download hver medarbejders månedlige registrering af arbejdstid som PDF, så du kan udlevere den, få den underskrevet, bruge den til lønnen eller have den klar til Arbejdstilsynet.
- For Administratorer · Supervisorer
- I Panel
Brug denne vejledning hver måned, når måneden er afsluttet, for at hente hver medarbejders registrering af arbejdstid (registro de jornada) med rapporten Embedsmand (den officielle rapport).
Før du starter
- Du skal være administrator med rettighed til at generere rapporter eller supervisor. Supervisorer kan kun downloade registreringen for personerne i deres afdelinger og deres egen.
- Kontrollér, at der ikke er åbne stemplinger. Rapporten tæller kun perioder, der har både ind- og udstempling. Hvis nogen har glemt at stemple ud, vises perioden ikke. Find dem under Stemplinger, og ret dem med Ret en stempling.
- Kontrollér månedens fravær og helligdage. De ændrer ikke timerne, men rapporten farvelægger dagene med godkendt fravær og helligdagene for hver medarbejders arbejdssted.
Trin
Åbn Dossierer
Klik på Analytics i sidemenuen og derefter på Dossierer.
Vælg den officielle rapport
I trinnet 1. Vælg et dossier klikker du på Embedsmand. Den er valgt, når siden åbnes.
Indstil rapporten
I trinnet 2. Konfigurer dossieret:
- Alle medarbejdere eller vælg en bestemt medarbejder.
- Alle centre eller ét arbejdssted.
- Alle projekter: lad den stå sådan, så alle timer kommer med.
- Afdelinger eller én afdeling.
- Vælg måned: vælg måneden. Som standard den aktuelle måned.
Download PDF'en
I trinnet 3. Download Dossier klikker du på PDF. Browseren downloader en fil med et navn som Oficial - 20261101_0930.pdf.
Gennemgå og arkivér
Åbn PDF'en. Den har én side pr. medarbejder med én række pr. dag: Begynde, Endegyldig, T. arbejdede, T. Pause, T. Tilladelse og T. Tid, månedens total, felterne Virksomhedens underskrift og Medarbejderens underskrift og den juridiske tekst nederst. Gem den i virksomhedens arkiv.
Hvad sker der bagefter
- Til medarbejderen: udskriv eller send vedkommendes side. Hvis din virksomhed indsamler underskrifter, skal du bruge felterne nederst.
- Til Arbejdstilsynet: teksten nederst i PDF'en minder om, at virksomheden skal opbevare registreringerne i fire år og have dem til rådighed for medarbejderne, deres repræsentanter og Arbejdstilsynet (Inspección de Trabajo). Gem PDF'en for hver måned.
- Til lønnen: Embedsmand giver timerne for hver dag og månedens total. Hvis du skal sammenligne med arbejdsplanen eller beregne overarbejde, skal du downloade Overskydende timer, Officielle og overskydende timer eller Uden for timer i Excel. Se Dossierer.
- Meget store rapporter: hvis der er mange stemplinger (7.500 eller flere), beder panelet om en e-mailadresse og sender dig rapporten, når den er klar. Hvis du ikke har filtreret på én medarbejder, får du en ZIP-fil med én PDF pr. medarbejder. Se Store rapporter.
Medarbejderen kan ikke downloade denne rapport i appen. Dér ser vedkommende sine stemplinger under Mit Clock-in og sine timer under Resumé.