Dossierer
Generér den officielle registrering af arbejdstid og rapporter om timer, punktlighed, overskydende timer, hjemmearbejde og fravær som PDF eller Excel.
Dossierer genererer dokumenter, der er klar til at blive udleveret eller arkiveret: hver medarbejders månedlige registrering af arbejdstid (registro de jornada), timetotaler, punktlighed, overskydende timer, hjemmearbejde og fravær. De downloades som PDF og i de fleste tilfælde også som Excel.
Du åbner den via Analytics › Dossierer. Den kan ses af administratorer med rettighed til at generere rapporter og af supervisorer; supervisorer får kun data for personerne i deres afdelinger og for sig selv.
Sådan genererer du en rapport
Siden har tre nummererede trin.
Vælg rapporttypen
Klik på knappen for den rapport, du vil have: Embedsmand, Generel, Punktlighed, Overskydende timer, Årlig, Månedlig, Projekter, Daglig, Fravær, Arbejd hjemmefra, Månedligt fravær, Fravær og nyd timer, Officielle og overskydende timer eller Uden for timer. Den valgte knap er fremhævet.
Indstil rapporten
Filtrene for rapporten vises. Hvis du lader et filter stå tomt, omfatter rapporten alt: Alle medarbejdere, Alle centre, Alle projekter, Afdelinger, Alle typer eller Alt fravær. Afdelingsfilteret findes i alle rapporter.
Afhængigt af rapporten vælges perioden som en dag (Vælg en dag), en måned (Vælg måned), et år (Vælg år) eller et datointerval.
Download rapporten
Klik på PDF eller Excel. Knappen viser en indlæsningsindikator, mens rapporten genereres, og derefter downloader browseren filen med et navn som Oficial - 20261017_0930.pdf. Rapporterne Embedsmand og Detaljeret punktlighed kan kun downloades som PDF.
Hvis rapporten indeholder mange data, bliver den ikke downloadet med det samme, men forberedt i baggrunden og sendt til dig på e-mail. Se Store rapporter.
Fælles regler
- Kun lukkede stemplinger tæller. Perioder uden udstempling vises ikke i nogen rapport. Ret glemte udstemplinger under Stemplinger, før du genererer rapporten.
- Hver periode tæller på den dag, hvor der blev stemplet ind, undtagen i Uden for timer, som fordeler perioder, der går over midnat, på flere dage.
- Tidspunkterne vises i hver medarbejders tidszone.
- Pauser, der tæller som arbejde: de pauser, som medarbejderens overenskomst regner som arbejde, lægges til arbejdstiden.
- Sammenligning med arbejdsplanen: de rapporter, der sammenligner med den planlagte tid, bruger medarbejderens arbejdsplan og regner ikke helligdage for medarbejderens arbejdssted eller dage med godkendt fravær som arbejdsdage.
- Sidehoved: PDF'erne har virksomhedens logo, hvis det er indstillet; ellers Inallows.
- Ingen data: hvis der ikke er noget i perioden, står der i PDF'en »Der blev ikke fundet nogen data i det valgte område«.
Rapporttyper
| Rapport | Hvad den viser | Periode | Formater |
|---|---|---|---|
| Embedsmand | Hver medarbejders daglige registrering af arbejdstid med plads til underskrifter. | Måned | |
| Generel | Arbejds-, pause- og frihedstimer pr. medarbejder. | Interval | PDF, Excel |
| Punktlighed | Hvem der møder eller går før eller efter et bestemt klokkeslæt. | Interval eller måned | PDF (og Excel for oversigten) |
| Overskydende timer | Den arbejdede tid i forhold til arbejdsplanen og de godkendte overarbejdstimer. | Interval | PDF, Excel |
| Årlig | Timer pr. medarbejder og måned. | År | PDF, Excel |
| Månedlig | Timer pr. medarbejder og dag. | Måned | PDF, Excel |
| Projekter | Timer og procentdel pr. projekt. | Interval | PDF, Excel |
| Daglig | Ind- og udstempling og timer for hver medarbejder på én dag i forhold til arbejdsplanen. | Dag | PDF, Excel |
| Fravær | Fraværsdage pr. medarbejder og måned. | År | PDF, Excel |
| Arbejd hjemmefra | Fordeling mellem kontor og hjem. | Interval | PDF, Excel |
| Månedligt fravær | Månedskalender med hver medarbejders fravær. | Måned | PDF, Excel |
| Fravær og nyd timer | Hvem der er fraværende eller afspadserer hver dag. | Op til 7 dage | PDF, Excel |
| Officielle og overskydende timer | Daglige detaljer i forhold til arbejdsplanen pr. medarbejder. | Måned | PDF, Excel |
| Uden for timer | Timer inden for og uden for arbejdsplanen, helligdage, nattetimer, lørdage og søndage. | Måned | PDF, Excel |
Embedsmand
Det er den månedlige registrering af arbejdstid. Brug den til at give hver medarbejder sin registrering, have den klar til Arbejdstilsynet (Inspección de Trabajo) eller overføre timerne til lønnen. Se Download registreringen af arbejdstid.
Filtre: medarbejder, arbejdssted, projekt, afdeling og Vælg måned.
Indhold: én side pr. medarbejder. Alle medarbejdere, der opfylder filtrene, kommer med, også selvom de ikke har stemplet i den måned.
- Sidehoved: Firma, Ansat, Måned, T. arbejdede (månedens total) og Tidszone.
- Én række for hver dag i måneden med Dag, Begynde (første indstempling), Endegyldig (sidste udstempling), T. arbejdede, T. Pause, T. Tilladelse og T. Tid.
- Weekender, helligdage for medarbejderens arbejdssted og dage med godkendt fravær er farvede (fravær med fraværstypens farve).
- Nederst: Virksomhedens underskrift, Medarbejderens underskrift, en tom linje til sted og dato og den juridiske tekst: »Registro realizado en cumplimiento del Art. 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo…« (registrering foretaget i henhold til art. 10 i det spanske Real Decreto-ley 8/2019) og »La empresa conservará los registros al que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.« (virksomheden opbevarer registreringerne i fire år til rådighed for medarbejderne, deres repræsentanter og Arbejdstilsynet).
Kan kun downloades som PDF.
Generel
Filtre: medarbejder, arbejdssted, projekt, afdeling og datointerval.
Indhold: en tabel med Fra og Til i sidehovedet og én række pr. medarbejder, der har stemplet i perioden: Ansat, Arbejdstid, Sæt tid på pause, Tilladelsestid og Samlet tid.
Punktlighed
Vælg først Rapporttype: Detaljeret eller Månedlig oversigt. Indtil du har valgt, er downloadknapperne deaktiveret. Angiv derefter betingelsen:
- Check-in før, Check-in efter, Udtjekning før eller Udtjekning efter.
- Klokkeslættet med urvælgeren. Som standard Check-in efter 08:00.
Første indstempling og sidste udstempling for hver dag sammenlignes.
Detaljeret (downloades som Detaljeret punktlighed):
- Filtre: medarbejder, afdeling, datointerval og betingelsen.
- Én side pr. dag med Dato, Medarbejdere (hvor mange der opfylder betingelsen ud af dem, der stemplede den dag), Slags og det valgte klokkeslæt.
- Én række pr. medarbejder, der opfylder betingelsen: Ansat, Begynde, Endegyldig og T. arbejdede.
- Kun som PDF.
Månedlig oversigt (downloades som Punktlighed):
- Filtre: medarbejder, afdeling, måned og betingelsen.
- En tabel med én række pr. medarbejder og én kolonne pr. dag. På de dage, hvor betingelsen er opfyldt, vises ind- eller udstemplingstidspunktet. Kolonnen # tæller, hvor mange dage den er opfyldt.
- Som PDF og Excel.
Overskydende timer
Filtre: medarbejder, arbejdssted, afdeling og datointerval.
Indhold: én række pr. medarbejder med:
| Kolonne | Hvad det er |
|---|---|
| Arbejdede | Arbejdstid (inklusive de pauser, som overenskomsten regner som arbejde). |
| Tillade | Tid på frihed. |
| Planlæg tid | Den tid, arbejdsplanen angiver i perioden, uden helligdage og dage med godkendt fravær. |
| Ferie | Antal helligdage i perioden. |
| Fravær | Antal dage med godkendt fravær. |
| Anmodede timer | Godkendte overarbejdstimer under Timeanmodninger. |
| Overskydende tid | (Arbejdede + Tillade) minus (Planlæg tid + Anmodede timer). Hvis den er negativ, har den et minustegn. |
Årlig
Filtre: medarbejder, arbejdssted, projekt, typer, afdeling og Vælg år.
Indhold: én række pr. medarbejder med årets Total og én kolonne pr. måned.
Månedlig
Filtre: medarbejder, arbejdssted, projekt, typer, afdeling og Vælg måned.
Indhold: én række pr. medarbejder med månedens Total og én kolonne pr. dag. Weekender og helligdage er farvede. PDF'en er i liggende format.
Projekter
Filtre: medarbejder, arbejdssted, typer, afdeling og datointerval.
Indhold: én række pr. projekt med Projekt, Tidspunkt og Procentdel af totalen. Kun arbejdsperioder tælles med. Perioder uden projekt vises som »Ukendt projekt«.
Daglig
Filtre: Vælg en dag og afdeling.
Indhold: én række pr. medarbejder, der har stemplet den dag, med Ansat, Begynde, Start tidsplan, Udgang, Tidsplan for afslutning, Tidspunkt, Planlæg tid og Overtid (med minustegn, hvis medarbejderen har arbejdet mindre end planlagt). Desuden én kolonne for hver pauseårsag, der er brugt den dag, med hver medarbejders tid.
Fravær
Filtre: medarbejder, arbejdssted, fraværstyper (Alt fravær eller dem, du vælger), afdeling og Vælg år.
Indhold: én række pr. medarbejder med årets Total af dage med godkendt fravær og én kolonne pr. måned.
Arbejd hjemmefra
Filtre: medarbejder, arbejdssted, projekt, afdeling og datointerval.
Indhold: én række pr. medarbejder med T. arbejdede, T. arbejdede på kontoret, T. arbejdede hjemme, A. på kontoret (%) og A. hjemme (%). En periode tæller som »hjemme«, hvis medarbejderen markerede Arbejd hjemmefra, da vedkommende stemplede ind.
Månedligt fravær
Filtre: medarbejder, arbejdssted, fraværstyper, afdeling og Vælg måned.
Indhold: én række pr. medarbejder og én kolonne pr. dag. Hver dag med godkendt fravær viser fraværstypen og dens status med en cirkel i typens farve.
Fravær og nyd timer
Filtre: medarbejder, arbejdssted, afdeling og et interval på højst 7 dage. Som standard fra i dag og 6 dage frem. Hvis du vælger et længere interval, forkorter panelet det og advarer med »Datointerval overskredet«.
Indhold: én side pr. dag med den filtrerede Dato, Midte og Afdeling og én række pr. person med Dag, Mangel (typen af godkendt fravær), Komp-tid (godkendte timer til afspadsering) og Ansat.
Officielle og overskydende timer
Filtre: medarbejder, arbejdssted, projekt, afdeling og Vælg måned.
Indhold: én side pr. medarbejder, der har stemplet i måneden (i Excel ét ark pr. medarbejder).
- Sidehoved: Firma, Ansat, Måned, Tidszone, Arbejde i alt, Samlet antal timer og Samlet selvrisiko.
- Én række pr. dag med Dag, Start ur type (hvorfra der blev stemplet: app, web, tablet, panel …), Starttidspunkt, Start planlægningstid, Afslutningsur type, Sluttid, Afslutning af tidsplan, Arbejdstid, Planlagt arbejdstid og Overskydende tid.
- Weekender, helligdage og fravær er farvede.
I modsætning til Embedsmand har den ikke plads til underskrifter og ingen juridisk tekst.
Uden for timer
Filtre: medarbejder, arbejdssted, projekt, afdeling og Vælg måned.
Indhold: én side pr. medarbejder, der har stemplet i måneden (i Excel ét ark pr. medarbejder), med Firma, Ansat, Måned og Tidszone, én række pr. dag og en række med Total:
| Kolonne | Hvad det er |
|---|---|
| T. Arbejdet | Den samlede stemplede tid den dag. |
| H. Planlagt | Den del, der ligger inden for medarbejderens arbejdsplan. |
| H. Uden for plan | Den del, der ligger uden for arbejdsplanen. |
| H. Ferie | Tid stemplet på helligdage. |
| H. Natskift | Tid mellem kl. 22:00 og 06:00. |
| H. Lørdag | Tid stemplet om lørdagen. |
| H. Søndag | Tid stemplet om søndagen. |
Store rapporter
Når en rapport skal behandle mange data (7.500 stemplinger eller flere eller 5.000 fravær eller afspadseringer eller flere), downloades den ikke med det samme: den forberedes i baggrunden og sendes til dig på e-mail.
Bekræft e-mailadressen
Når du klikker på PDF eller Excel, åbnes vinduet Download indstillinger.. Det viser, hvor mange poster der skal behandles, og hvilken e-mailadresse rapporten sendes til. Feltet er udfyldt med din e-mailadresse; du kan ændre den til en anden.
Send anmodningen
Klik på Modtage. Du ser »Anmodning indsendt«. Hvis e-mailadressen ikke er gyldig, ser du »Ugyldig e-mail«.
Følg status
Under trin 3 vises en tabel med dine anmodninger fra de seneste 30 dage: E-mail, Dossieret, Format, Ansøgningsdato og Status (I gang... eller Afsluttet). Den opdateres automatisk hvert 2. minut.
Når rapporten er færdig, får du en e-mail med emnet »Inallow Clocks - Dossierer« og filen vedhæftet. E-mailen oplyser, hvor mange poster der er behandlet. Hvis du ikke har filtreret på én enkelt medarbejder, er den vedhæftede fil en ZIP-fil med én fil pr. medarbejder, undtagen for Projekter og Fravær og nyd timer, som altid kommer i én fil.
Registreringen af arbejdstid og loven
Det spanske Real Decreto-ley 8/2019 pålægger virksomhederne hver dag at registrere start og slut på hver medarbejders arbejdsdag og at opbevare registreringerne i fire år til rådighed for medarbejderne, deres repræsentanter og Arbejdstilsynet (Inspección de Trabajo).
Den rapport, der er beregnet til det, er Embedsmand: den viser for hver dag første indstempling og sidste udstempling, arbejdstid, pausetid og frihed, har plads til virksomhedens og medarbejderens underskrift og henviser til reglen nederst.
Vær opmærksom på, at rapporten genereres med de data, der findes i det øjeblik. Hvis du retter stemplinger bagefter, bliver en ny rapport for samme måned anderledes. Derfor er det en god idé at downloade Embedsmand for hver måned, når den er afsluttet og gennemgået, og arkivere den.