Timeanmodninger
Gennemgå det overarbejde, medarbejderne anmoder om, godkend eller afvis det, og registrér overarbejde på deres vegne.
Under Anmodning om åbningstider (timeanmodninger) håndterer du medarbejdernes overarbejde. Hver anmodning angiver en dag, et antal timer og en type (fx »Overarbejde« eller »Vagt«). Når du godkender en anmodning, lægges timerne til medarbejderens timesaldo, som medarbejderen derefter kan afspadsere som fritid via Afspadsering.
Du åbner den ved at trykke på Anmodning om åbningstider i panelets sidemenu.
Skærmens dele
- Søg medarbejder ...: filtrerer kortene efter fornavn, efternavn eller e-mail.
- Datointerval: vælg den periode af anmodede dage, du vil se. Som standard fra 7 dage siden til 20 dage frem.
- Faner: Ventende, Accepteret, Afvist og Resumé. Når du kommer ind, åbner Ventende.
- Tilføj anmodning om timer (knappen med plustegnet): registrerer overarbejde for en medarbejder.
Søgefeltet og datointervallet bruges ikke i fanen Resumé, som har sine egne filtre.
Fanerne Ventende, Accepteret og Afvist
Hver anmodning vises på et kort med:
- Medarbejderen og typen af timeanmodning.
- Beskrivelsen, hvis der er en.
- Anmodet tid: timer og minutter, fx »2 Time(r) og 30 minutter«.
- Anmodet dag: den dag, timerne blev arbejdet.
- Dato for anvendelse: hvornår anmodningen blev oprettet.
- Ansvarlig: hvem der godkendte, afviste eller registrerede den, hvis den allerede er besvaret.
Knapper:
| Fane | Knapper |
|---|---|
| Ventende | Afvise og Modtage |
| Accepteret | Slette |
| Afvist | Slette |
Hver knap beder om bekræftelse; tryk på Ja for at fortsætte. Er der ingen anmodninger med den valgte status, ser du en meddelelse som »Der er ikke fundet nogen anmodning om afventende tid.«.
Du kan også godkende eller afvise ventende anmodninger fra kortet Anmodninger om timer på Startsiden.
Fanen Resumé
En tabel med timerne fra de godkendte anmodninger i et år, måned for måned, med en kolonne Total, i formatet timer:minutter. Under hver kolonnes navn står totalen for alle rækker.
- Brug pilene ved året for at skifte år.
- Tryk på Ansat for at se en række pr. medarbejder eller på Slags for at se en række pr. anmodningstype.
- Søge... filtrerer rækkerne efter navn.
- Filtrer efter medarbejder og Filtrer efter type begrænser dataene til de medarbejdere eller typer, du vælger.
Tabellen lægger timerne sammen, som der blev anmodet om dem, uden at bruge typens multiplikator. Nedenfor står der som påmindelse, at kun godkendte timeanmodninger vises. Samme tabel findes under Analytics › Resumé, hvor du også kan downloade den.
En anmodnings status
| Status | Hvornår | Virkning på timesaldoen |
|---|---|---|
| Ventende | Medarbejderen har sendt den fra appen, og ingen har svaret. | Ingen |
| Godkendt | En administrator eller supervisor har godkendt den eller registreret den fra panelet. | Lægger timerne til saldoen, ganget med typens Multiplikator |
| Afvist | En administrator eller supervisor har afvist den. | Ingen |
Sletter du en godkendt anmodning, trækkes timerne fra medarbejderens saldo. Saldoen kan blive negativ, hvis medarbejderen allerede har afspadseret dem. Sletter du en ventende eller afvist anmodning, ændres saldoen ikke.
Sådan beregnes de optjente timer
Hver anmodningstype har en Multiplikator (sættes op under Typer af overarbejde). Når anmodningen godkendes, stiger medarbejderens saldo med de anmodede timer ganget med multiplikatoren.
Fx: anmoder Laura Gómez om 2 timer af en type med multiplikator 1,5, stiger hendes saldo med 3 timer, når de godkendes. Med multiplikator 1 stiger den præcis med det anmodede.
Tilføj en timeanmodning
Tryk på Tilføj anmodning om timer. Udfyld i vinduet Ny anmodning om åbningstider:
- Ansat (obligatorisk).
- Type tidsanmodning (obligatorisk).
- Beskrivelse (valgfri).
- Dagen i »Vælg en dag« (obligatorisk).
- Antal timer (obligatorisk): timer og minutter. Som standard 1 time.
Tryk på Skabe. Anmodningen gemmes direkte som godkendt, og timerne lægges til medarbejderens saldo. Trin for trin er beskrevet under Godkend eller afvis overarbejde.
Regler
- Én anmodning pr. dag. En medarbejder kan kun have én timeanmodning pr. dag, uanset status. Er der allerede en (også selvom den er afvist), ser du »Medarbejderen har allerede en anmodning om timer for den pågældende dag.«. Slet den tidligere for at oprette en ny.
- Datoer. Der kan registreres på enhver dato, også bagudrettet.
- En supervisor kan ikke godkende eller afvise sine egne anmodninger.
- Ingen redigering. En anmodning kan ikke ændres fra panelet. Slet den, og opret den igen.
Hvem der får besked
- Medarbejderen får en notifikation i stemplingsappen (»Anmodning om overarbejde accepteret!« eller »Anmodning om overarbejde afvist«), når en administrator godkender, afviser eller registrerer en anmodning fra panelet, hvis medarbejderen har appen installeret med notifikationer slået til.
- Svarer en supervisor uden administratorrettigheder, får medarbejderen ingen notifikation, men ser den nye status i appen.
- Administratorer og supervisorer kan få e-mailen »Ekstra timer afventer godkendelse« med antallet af ventende anmodninger. Hver supervisor tæller kun dem fra de medarbejdere, vedkommende er supervisor for. Kun dem, der har slået det til, får den, på de valgte ugedage: den generelle administrator slår det til eller fra for hver person i Inallow Admin. Se E-mailbeskeder om ventende anmodninger.