Fravær

Under Fravær administrerer du medarbejdernes ferie, sygemeldinger, frihed og alle andre fraværstyper. Her ser du, hvem der er fraværende hver dag, svarer på de anmodninger, medarbejderne sender fra appen, og registrerer selv det fravær, du får besked om på anden vis.

Tryk på Fravær i panelets sidemenu for at åbne det.

Skærmens deleKopiér link

Øverst har du:

• Søg medarbejder ...: filtrerer kortene efter medarbejderens navn, efternavne eller e-mail. Vises kun i fanerne Ventende, Accepteret og Afvist.
• Datointerval: vælg den periode med fraværsdage, du vil se. Som standard går den fra 7 dage siden til om 20 dage. Intervallet kan højst være et år; vælger du et længere, ser du advarslen »Ugyldigt datointerval«. Vises også kun i Ventende, Accepteret og Afvist.
• Faner: Hold, Ventende, Accepteret, Afvist og Resumé. Når du går ind, åbner Hold.
• Tilføj fravær (knappen med plustegnet): registrerer et fravær for en medarbejder.
• Tilføj flere fravær (knappen med en person og et plustegn): registrerer det samme fravær for flere medarbejdere på én gang.

Fanen HoldKopiér link

Viser en månedsoversigt: en række pr. medarbejder og en kolonne pr. dag i måneden. Hver dag med fravær har en markering i farven for dens fraværstype:

• Udfyldt markering: godkendt fravær.
• Tom markering: ventende fravær.

Afviste fravær vises ikke. Brug pilene ved måneden for at skifte måned.

Du kan filtrere oversigten med:

• Filtrer efter medarbejder: viser kun én medarbejder.
• Filtrer efter afdeling: viser kun medarbejderne i én afdeling. Supervisorer har ikke dette filter, fordi de i forvejen kun ser deres afdelinger.
• Filtrer efter center: viser kun medarbejderne på ét arbejdssted.

Hvis ingen medarbejdere passer til filtrene, ser du »Ingen medarbejdere med fravær fundet«.

Fanerne Ventende, Accepteret og AfvistKopiér link

Hver fane viser fravær med den status inden for det valgte datointerval som kort. Dage i træk for samme medarbejder og samme fraværstype samles på ét kort. Hvis der er et hul mellem to dage (fx en weekend, der ikke blev registreret), vises de på hvert sit kort.

Hvert kort viser:

• Medarbejderen og fraværstypen.
• Beskrivelsen, hvis medarbejderen eller den, der registrerede fraværet, har skrevet en.
• Anmodede dage: antallet af dage på kortet.
• Dag (hvis det er en enkelt dag) eller Fra … til … (hvis det er flere).
• Dato for anvendelse: hvornår det blev oprettet.
• Ansvarlig: hvem der godkendte, afviste eller registrerede det, hvis det allerede er besvaret.

Knapperne på hvert kort:

Når du trykker på en af dem, åbner en bekræftelse (»Alt fravær på de følgende dage vil blive accepteret. Er du sikker?« eller den tilsvarende for at afvise eller slette). Tryk på Ja for at bekræfte. Handlingen gælder for alle dagene på kortet, og en bjælke viser fremskridtet dag for dag.

Hvis der ikke er fravær med den valgte status, ser du en besked som »Der er ikke afventende fravær.«.

Trin-for-trin-vejledningen til at besvare anmodninger finder du i Godkend eller afvis ferie.

Fanen ResuméKopiér link

En tabel med et års godkendte fraværsdage måned for måned med en kolonne Total. Under hver kolonnes navn står totalen for alle rækkerne.

• Brug pilene ved året for at skifte år.
• Tryk på Ansat for at se en række pr. medarbejder eller på Slags for at se en række pr. fraværstype.
• Søge... filtrerer rækkerne efter navn.
• Filtrer efter medarbejder og Filtrer efter type begrænser dataene til de medarbejdere eller typer, du vælger.

Under tabellen står der, at »Kun godkendt fravær vises«. Den samme tabel findes i Analytics › Resumé, hvor du også kan downloade den.

Status for et fraværKopiér link

Den sidste kolonne gælder tællerne i panelet under Kalender. I medarbejderens app tæller ventende fravær derimod allerede med i dagene under Brugt (se Kalender i appen).

Fravær, du registrerer fra panelet, gemmes direkte som godkendt. Et slettet fravær forsvinder fra alle lister og fra kalenderen. Et afvist fravær kan ikke godkendes igen fra panelet: slet det, og opret det igen, hvis det er nødvendigt.

Tilføj et fraværKopiér link

Tryk på Tilføj fravær. I vinduet Nyt fravær udfylder du:

• Ansat (skal udfyldes).
• Type af fravær (skal udfyldes): de typer, din virksomhed har sat op under Fraværstyper.
• Beskrivelse (valgfri): en note, fx årsagen.
• Datoen under en af disse to faner:
  • En dag: vælg dagen.
  • Flere dage: vælg start- og slutdag. Under Inkluder weekender angiver du Ja eller Nej. Med Nej bliver intervallets lørdage og søndage ikke registreret.

Tryk på Skabe. Hvis du lader et obligatorisk felt stå tomt, ser du »Ufuldstændig formular«.

Med Flere dage opretter Inallow et fravær for hver dag i intervallet og viser en fremskridtsbjælke. Hvis en dag ikke kunne oprettes (fx fordi medarbejderen allerede havde et fravær den dag), ser du advarslen »Modtaget fravær: Nogle fravær kunne ikke oprettes, tjek venligst kalenderen«.

Trin-for-trin-vejledningen finder du i Registrér et fravær.

Tilføj flere fraværKopiér link

Bruges til at registrere det samme fravær for flere personer på én gang, fx en lukkedag eller et kursus. Tryk på Tilføj flere fravær, og udfyld i vinduet Ny skabelse af fravær:

• Medarbejdere (skal udfyldes): vælg en eller flere medarbejdere.
• Type af fravær (skal udfyldes).
• Beskrivelse (valgfri).
• En dag eller Flere dage med Inkluder weekender, ligesom ved et enkelt fravær.

Tryk på Skabe. Hvis et fravær ikke kunne oprettes, lukker vinduet ikke, men viser Uoprettet fravær med listen over de medarbejdere og datoer, der mislykkedes, så du kan gennemgå dem.

Godkend, afvis eller sletKopiér link

Du kan besvare et fravær tre steder i panelet:

• Fra kortet under fanerne Ventende, Accepteret eller Afvist (gælder alle dagene på kortet).
• Fra Kalender ved at trykke på dagen og derefter på fraværet (gælder kun den dag).
• Fra kortet Afventer anmodninger på startsiden, som viser de ventende fravær.

Regler:

• En supervisor kan ikke godkende eller afvise sit eget fravær. Det skal besvares af en anden supervisor i afdelingen eller af en administrator.
• Et fravær kan ikke godkendes, hvis medarbejderen allerede har et andet godkendt fravær samme dag. Du ser en fejl; slet først det overflødige.

Hvem får beskedKopiér link

• Medarbejderen får en notifikation i stemplingsappen (»Fraværsanmodning accepteret!« eller »Anmodning om fravær afvist«), når en administrator godkender, afviser eller registrerer et fravær fra panelet. Der kommer én notifikation pr. dag. Medarbejderen får den kun, hvis appen er installeret på mobilen med notifikationer slået til.
• Hvis det er en supervisor (uden administratorrettigheder), der svarer, får medarbejderen ingen notifikation, men ser den nye status i sin app.
• Når et fravær slettes, sendes der ingen besked.
• Administratorer og supervisorer kan få en e-mail »Fravær, der venter på godkendelse« med antallet af ventende fravær fra i dag og frem (»Du har N fravær, der venter på godkendelse«). Hver supervisor tæller kun fravær for de medarbejdere, vedkommende er supervisor for. Kun de, der har den slået til, får den, på de valgte ugedage: den generelle administrator slår den til eller fra for hver person i Inallow Admin. Se E-mailbeskeder om ventende anmodninger.

Regler for fraværKopiér link

• Ét fravær pr. dag. Fravær over flere dage gemmes som et fravær for hver dag.
• Ingen dubletter. En medarbejder kan ikke have to ventende eller godkendte fravær samme dag. Hvis du prøver, ser du »Medarbejder har allerede et fravær for den pågældende dag«.
• Hele dage. Der findes ikke halve fraværsdage eller fravær pr. time. Brug Afspadsering til at være fraværende nogle timer.
• Kalenderdage. Alle dage i intervallet registreres undtagen lørdage og søndage, hvis du vælger Inkluder weekender: Nej. Helligdage udelukkes ikke automatisk, med én undtagelse: hvis fraværstypen er markeret som Ferier, springes virksomhedens og medarbejderens arbejdssteds helligdage over og registreres ikke.
• Datoer i fortid og fremtid. Du kan registrere fravær på en hvilken som helst dato, også bagud i tiden.
• Ingen grænse for saldoen. Inallow forhindrer ikke, at der godkendes flere feriedage, end medarbejderen har ret til; Ledige dage i Kalender bliver negativ.
• Ingen dokumentation. Fravær kan ikke have vedhæftede filer. Du kan notere en henvisning til dokumentationen i Beskrivelse, når du registrerer det.
• Ingen redigering. Et oprettet fravær kan ikke ændres. Slet det, og opret det igen.

Fra appenKopiér link

Medarbejderne søger om fravær i stemplingsappen (Søg om ferie). Supervisorer kan også godkende eller afvise dem fra appen under Hold; se Godkend eller afvis ferie.

Brug Dossierer til rapporter om fravær, der kan downloades (fx Fravær eller Fravær og nyd timer).