Registrér et fravær
Notér fra panelet en sygemelding, en lægetid, ferie eller et andet fravær på vegne af en medarbejder.
- For Administratorer · Supervisorer
- I Panel
Brug denne vejledning, når en medarbejder giver dig besked om et fravær på anden vis (en sygemelding, en e-mail, personligt), eller når du vil registrere dage, som personen ikke har søgt om i appen. Fravær, du registrerer fra panelet, bliver godkendt med det samme.
Før du starter
- Du skal være administrator med tilladelse til at oprette fravær eller supervisor for medarbejderens afdeling.
- Den fraværstype, du vil bruge (fx »Ferie«, »Sygemelding« eller »Lægetid«), skal findes under Fraværstyper. Hvis fraværet skal trække fra feriedagene, skal typen være markeret som Ferier.
- Fravær er altid hele dage. For enkelte timer (fx en lægetid på to timer) kan du overveje at registrere en afspadsering eller lade medarbejderen stemple Tilladelser (frihed) i appen (Stempl ind og ud).
Trin
Åbn vinduet til nyt fravær
Gå i panelet ind under Fravær, og tryk på Tilføj fravær (knappen med plustegnet).
Du kan også gøre det fra Kalender: vælg medarbejderen i listen til venstre, og tryk på Tilføj fravær. Så er medarbejderen allerede valgt.
Vælg medarbejder og type
Under Ansat vælger du personen (fx Laura Gómez). Under Type af fravær vælger du årsagen.
Hvis du vil, kan du skrive en Beskrivelse, fx »Sygemelding af 3. marts«. Fravær kan ikke have vedhæftede filer, så beskrivelsen er stedet til at notere referencer.
Vælg datoen
- For en enkelt dag lader du fanen En dag stå og vælger dagen.
- For flere dage i træk åbner du fanen Flere dage og vælger den første og den sidste dag. Under Inkluder weekender vælger du:
- Nej for kun at registrere mandag til fredag (det almindelige ved ferie).
- Ja for at registrere alle kalenderdage i intervallet (det almindelige ved sygemelding).
Du kan vælge datoer bagud i tiden, fx for at registrere en sygemelding, der begyndte ugen før.
Opret fraværet
Tryk på Skabe. Hvis du har valgt flere dage, viser en bjælke fremskridtet, fordi Inallow gemmer et fravær for hver dag.
Når det er færdigt, ser du »Fravær oprettet« eller »Oprettet fravær«.
Flere medarbejdere på én gang
For at registrere det samme fravær for flere personer (en dag, hvor arbejdsstedet er lukket, et kursus …) trykker du på Tilføj flere fravær under Fravær. Under Medarbejdere vælger du alle personerne og udfylder resten som ovenfor. Hvis et fravær ikke kan oprettes, viser vinduet det under Uoprettet fravær med medarbejder og dato.
Hvad sker der bagefter
- Fraværet vises under Fravær › Accepteret, i oversigten Hold og i medarbejderens Kalender med dit navn som Ansvarlig.
- Hvis typen er markeret som Ferier, trækker hver dag én fra medarbejderens Ledige dage.
- Hvis en administrator registrerer det, får medarbejderen notifikationen »Fraværsanmodning accepteret!« i appen for hver registreret dag. Hvis en supervisor registrerer det, sendes der ingen notifikation.
- Medarbejderen ser fraværet i appens kalender.