Kalender
Se hele året for hver medarbejder med fravær, helligdage og afspadsering, og hold øje med feriesaldoen.
Kalender viser medarbejder for medarbejder et helt år i ét overblik: godkendt og ventende fravær, helligdagene for medarbejderens arbejdssted og de dage, hvor vedkommende afspadserer. Herfra kan du også se, hvor mange feriedage medarbejderen har brugt, og hvor mange der er tilbage, registrere fravær og downloade kalenderen som PDF.
Klik på Kalender i panelets sidemenu for at åbne den.
Vælg medarbejder og år
- Medarbejderliste: til venstre vises alle medarbejdere som »Efternavn, Fornavn«. Klik på en for at se vedkommendes kalender. Når du åbner siden, vises den første på listen.
- Søg medarbejder ...: skriv en del af fornavnet, efternavnet eller e-mailadressen for at filtrere listen.
- År: brug pilene på hver side af årstallet for at gå til det forrige eller næste år. Tællerne, kalenderen og sidepanelerne genberegnes for det valgte år.
Ferietællere
Over kalenderen står tre tal for medarbejderen for det valgte år:
| Tæller | Hvad den betyder |
|---|---|
| Brugte dage | Godkendte fraværsdage, hvis fraværstype er markeret som Ferier. Hver dag tæller som én, også weekenddage, hvis de er registreret. |
| Ledige dage | Antal dage minus Brugte dage. Kan blive negativ: Inallow forhindrer ikke, at der registreres mere ferie, end medarbejderen har ret til. |
| Antal dage | Feriedagene (Ferier) i medarbejderens overenskomst plus den regulering, du har lavet for det år. |
Ventende eller afvist fravær trækker ikke dage fra i panelet. Vær opmærksom på, at ventende fravær allerede tæller med i medarbejderens dage under Brugt i appen, så medarbejderen kan se færre ledige dage end dig. Fravær af typer, der ikke er ferie (fx sygefravær), trækker heller ikke fra, selvom det vises i kalenderen.
Regulér feriedagene for et år
Hvis en medarbejder har et år, der adskiller sig fra de andres (fx fordi vedkommende startede midt i året eller har dage med fra året før), kan du ændre medarbejderens samlede antal dage for netop det år uden at røre overenskomsten.
- Vælg medarbejderen og året.
- Klik på reguleringsikonet ved siden af Antal dage (»Justere arbejderens ferie for det valgte år«). Det vises kun, hvis medarbejderen har en overenskomst.
- I vinduet Juster arbejdernes ferie ser du År og Dage efter overenskomst. Under Stram ferie skriver du det samlede antal dage, medarbejderen har ret til det år (højst to cifre).
- Klik på Spare.
Antal dage og Ledige dage opdateres med det samme. Reguleringen gælder kun for den medarbejder og det år. Kun en generel administrator kan gemme den, fordi den ændrer medarbejderens kort: en Clocks administrator eller en supervisor kan ikke.
Årskalenderen
Kalenderen viser årets tolv måneder for det valgte år. Dagen i dag er fremhævet, og lørdage og søndage er nedtonede. Dage med noget registreret er farvet:
- Fravær: med den farve, der er indstillet for fraværstypen. Hvis fraværet er ventende, er farven lysere. Afvist fravær vises ikke.
- Helligdage: virksomhedens helligdage og helligdagene for medarbejderens arbejdssted. De opsættes under Helligdage.
- Afspadsering: de dage, hvor medarbejderen afspadserer optjente timer, godkendte eller ventende. Se Afspadsering.
Se detaljerne for en dag
Klik på en dag for at åbne detaljerne. Du ser:
- Det, der er registreret den dag: navnet på fraværstypen med status, (Afventer) eller (Accepteret), navnet på helligdagen eller Kompenserende tid med status.
- Medarbejderens stemplinger den dag på en tidslinje med mødetid, gåtid, varighed og projekt eller årsag for hver periode.
- Hvis der ikke er noget, beskeden »Intet fundet til denne dag«.
Klik på navnet på et fravær i detaljerne for at åbne vinduet Oplysninger om fravær:
- Hvis det er ventende, kan du klikke på Modtage eller Afvise.
- Hvis det er godkendt, kan du klikke på Slette.
Oplysningerne i et fravær, der allerede er oprettet, kan ikke ændres. Hvis du har valgt forkert type eller dag, skal du slette fraværet og oprette det igen.
Sidepaneler
- Fravær accepteret efter type: hvor mange godkendte fraværsdage medarbejderen har i året, opdelt efter fraværstype (ferie, sygefravær, personlige ærinder …). Hvis der ikke er nogen, vises »Der blev ikke fundet noget fravær«.
- Nyd af accepterede timer: det samlede antal timer, medarbejderen har afspadseret i året. Hvis vedkommende ikke har afspadseret nogen, vises »Ingen nydelse af timer fundet«.
Handlinger
Tilføj fravær
Klik på Tilføj fravær for at registrere et fravær. Vinduet Nyt fravær åbnes med den medarbejder, du ser på, allerede valgt. Felterne og reglerne er de samme som under Fravær. Trin for trin finder du under Registrér et fravær.
Download kalender
Klik på Download kalender for at hente en PDF med medarbejderens kalender for året. Filen hedder »Nombre Apellidos - año.pdf« (fornavn, efternavne og år) og indeholder:
- Godkendt og ventende fravær med navnet på fraværstypen.
- Godkendte og ventende afspadseringsdage.
- Virksomhedens og arbejdsstedets helligdage.
Hvis der er flere ting på samme dag, viser PDF'en kun én af dem i denne prioriterede rækkefølge: fravær, afspadsering og helligdag.
Regler, der er gode at kende
- Hvert fravær dækker kun én dag. Fravær over flere dage gemmes som ét fravær pr. dag.
- En medarbejder kan ikke have to ventende eller godkendte fravær på samme dag.
- Der findes ikke halve fraværsdage eller fravær på timebasis. Brug Afspadsering til fri på timebasis.
- Hvis du registrerer et fravær af en type med Ferier på en af medarbejderens helligdage, springes den dag over og oprettes ikke.