Roller og rettigheder
Hvad hver Inallow-bruger kan se og gøre ud fra sin rang, og hvordan afdelingssupervisorer fungerer.
I Inallow har hver bruger en rang, som bestemmer, hvilke paneler brugeren har adgang til, og hvilke afsnit vedkommende ser. Derudover kan enhver bruger være supervisor for en eller flere afdelinger: så kan personen gennemgå og godkende sit teams anmodninger, også uden at være administrator.
Du kan se hver persons rang i kolonnen Rang under Medarbejdere.
Brugernes rang
| Rang | For hvem | Hvad rangen giver adgang til |
|---|---|---|
| Ansat | Alle medarbejdere | Stemple og håndtere sine anmodninger fra stemplingsappen eller tabletten. Har ikke adgang til panelet, medmindre personen er supervisor for en afdeling. |
| Clocks administrator | HR eller de ansvarlige for tidsregistrering | Logge ind i administrationspanelet og bruge alle dets afsnit. Under Medarbejdere kan vedkommende kun se: opretter, ændrer eller deaktiverer ikke medarbejdere. |
| Visits administrator | Reception eller sikkerhed | Logge ind i Besøg-panelet. Har ikke adgang til tidsregistreringspanelet, medmindre personen er supervisor for en afdeling. |
| Clocks + Visits administrator | Den, der står for begge dele | Det samme som en Clocks administrator og en Visits administrator tilsammen. |
| Generel administrator | Ledelsen eller den person, der administrerer Inallow i virksomheden | Alt det ovenstående og desuden oprette, ændre, suspendere og slette medarbejdere og bestemme, hvem der er administrator. Det er den eneste rang, der har adgang til Inallow Admin. |
Alle rang kan stemple fra appen, fordi en administrator også er en medarbejder som alle andre.
Særlige konti
Ud over personernes rang findes disse konti:
- Tablet-licens: den konto, en stemplingstablet logger ind med. Det er ikke en person, og den vises ikke under Medarbejdere. Den oprettes under Tabletter.
- Visits-licens: kontoen for en Inallow Visits-tablet. Se hjælpen til Besøg.
- Gestor: for rådgivningsfirmaer og revisorer (på spansk »gestorías«), der administrerer flere kundevirksomheder. Ser afsnittet Kommerciel, hvorfra vedkommende går ind i de virksomheder, der er tilknyttet.
- Reseller: for Inallows forhandlere, som har deres eget panel.
- API: en teknisk konto til at forbinde andre programmer med Inallow. Se Integrationer.
- Udvikler: forbeholdt Inallows team.
Disse konti sættes op af Inallows team, bortset fra tabletterne, som du selv opretter.
Hvad hver enkelt ser i administrationspanelet
Kun administratorer med adgang til Clocks (Generel, Clocks eller Clocks + Visits) og afdelingssupervisorer har adgang til administrationspanelet. Hvis en anden bruger prøver at logge ind, ser vedkommende en besked om ikke at have tilstrækkelige rettigheder (»It seems that you don't have enough privileges to access this site«), og sessionen bliver lukket.
| Afsnit i menuen | Generel administrator | Clocks administrator og Clocks + Visits administrator | Supervisor uden administratorrang |
|---|---|---|---|
| Startside (Begynde) | Ja | Ja | Ja |
| Stemplinger (Stempel ind) | Ja | Ja | Nej |
| Tilstedeværelse | Ja | Ja | Ja, for sit team |
| Kalender | Ja | Ja | Ja, for sit team |
| Fravær | Ja | Ja | Ja, for sit team |
| Timeanmodninger (Anmodning om åbningstider) | Ja | Ja | Ja, for sit team |
| Afspadsering (Kompenserende tid) | Ja | Ja | Ja, for sit team |
| Opslag (Bræt) | Ja | Ja | Nej |
| Analytics | Ja | Ja | Ja, for sit team |
| Hændelser | Ja | Ja | Nej |
| Medarbejdere | Ja, med fuld administration | Ja, kun visning | Ja, kun visning af sit team |
| Tabletter | Ja | Ja | Nej |
| Indstillinger | Ja | Ja | Nej |
| Salto KS | Ja | Ja (at tilknytte personer kræver Generel administrator) | Nej |
| Nødknappen i topbjælken | Ja | Ja | Nej |
Afsnittene Kommerciel og Virksomheder vises under overskriften Administration kun for særlige konti: Kommerciel for rådgivningsfirmaer (rangen Gestor) og Virksomheder kun for Inallows team.
Andre paneler
Med app-knappen i topbjælken (den med de ni prikker) springer du til andre Inallow-apps uden at logge ind igen. Hver bruger ser kun dem, vedkommende har adgang til:
- APP › Clocks: stemplingsappen på nettet, for alle.
- APP › Visits: kun hvis brugeren kan oprette besøgende.
- ADMINISTRATION › Clocks: tidsregistreringspanelet, for administratorer med Clocks og for supervisorer.
- ADMINISTRATION › Visits: Visits-panelet, for administratorer med Visits.
- ADMINISTRATION › Admin: Inallow Admin, kun for den generelle administrator.
- ADMINISTRATION › Reseller: kun for forhandlere.
Ændr en brugers rang
Kun den generelle administrator kan ændre rang. Det gøres i Inallow Admin (på admin.inallow.io eller fra app-knappen › ADMINISTRATION › Admin).
Åbn tilladelserne
Tryk på Tilladelser i Inallow Admin. Tilladelser til administration åbner med en række pr. bruger. Din egen bruger vises ikke: du kan ikke ændre dine egne tilladelser.
Markér felterne
Hver række har tre afkrydsningsfelter:
- Ure (Clocks): adgang til tidsregistreringspanelet.
- Besøg (Visits): adgang til Visits-panelet.
- Admin: fuld adgang til indstillingerne i alle apps, brugere og tilladelser. Når du markerer det, markeres Ure og Besøg også, og de er låst, så længe Admin er markeret.
Brug Søge... for at finde en person efter navn. Spørgsmålstegnsikonet ved titlen forklarer, hvad hvert felt giver adgang til.
Gem ændringerne
Så længe der er ændringer, der ikke er gemt, ser du »Ændringer, der ikke er gemt« og knappen Spare. Tryk på den. Du ser »Gemte ændringer«, og beskeden skifter til »Ændringer gemt«.
Felterne bliver til en rang sådan her:
| Markerede felter | Rang |
|---|---|
| Ingen | Ansat |
| Ure | Clocks administrator |
| Besøg | Visits administrator |
| Ure og Besøg | Clocks + Visits administrator |
| Admin | Generel administrator |
Hvis brugeren havde panelet åbent, skal vedkommende måske genindlæse siden eller logge ind igen for at se ændringerne.
En medarbejder, du opretter enkeltvis, begynder altid som Ansat. Hvis personen skal administrere, ændrer du rangen her, efter at du har oprettet personen. Ved oprettelse med en CSV-fil angives rangen i kolonnen rank.
Afdelingssupervisorer
En supervisor er ansvarlig for et team. Personen behøver ikke at være administrator: det er nok, at du markerer vedkommende som Vejleder (supervisor) for en eller flere afdelinger. Så:
- Har personen adgang til administrationspanelet, selvom rangen er Ansat eller Visits administrator, og ser de afsnit, der står i tabellen ovenfor.
- Ser personen kun medlemmerne af de afdelinger, vedkommende er supervisor for.
- Godkender eller afviser personen disse medlemmers fravær, timeanmodninger og afspadsering og kan registrere dem på deres vegne. Se Godkend ferie og Godkend overarbejde.
- Kan personen aldrig besvare sine egne anmodninger.
- Kan personen under Medarbejdere kun se sit teams medarbejderkort uden at ændre dem.
Tildel supervisorer og medlemmer
Åbn afdelingen
Gå i panelet til Indstillinger › Afdelinger, og tryk på Administrer medlemmer i afdelingens række. Hvis du endnu ikke har afdelinger, så opret dem først (se Afdelinger).
Markér hver person
En liste med alle medarbejdere åbner. For hver enkelt markerer du:
- Medlem: er en del af teamet.
- Vejleder: er ansvarlig for teamet (supervisor).
En person kan være begge dele på én gang, en afdeling kan have flere supervisorer, og en medarbejder kan være i flere afdelinger. Brug Søge... for at finde nogen, eller fjern markeringen i Vis alle, og lad Medlem eller Vejleder være markeret for kun at se de personer.
Gem
Tryk på Modificere. Du ser »Medlemmer opdateret«. Hvis du lukker med ændringer, der ikke er gemt, bliver du spurgt, om du vil gemme dem.
Hvem godkender hvad
| Anmodning fra … | Hvem kan godkende eller afvise den |
|---|---|
| En hvilken som helst medarbejder | Administratorerne med adgang til Clocks (Generel, Clocks eller Clocks + Visits). |
| Et medlem af en afdeling | Derudover afdelingens supervisorer. |
| En supervisor | En administrator eller en anden supervisor i en afdeling, som personen er medlem af. Ingen godkender sine egne anmodninger som supervisor. |
Afdelingsvælgeren
Den, der er supervisor for mindst én afdeling, ser i topbjælken vælgeren Afdeling: med muligheden Vis alle og listen over sine afdelinger. Hvis du vælger en, viser panelet kun medlemmerne af den afdeling, indtil du går tilbage til Vis alle. Det gælder også for administratorer, der er supervisorer.
E-mailbeskeder om ventende anmodninger
Administratorer med adgang til Clocks og supervisorer kan få en e-mail med antallet af fravær eller timeanmodninger, der venter på svar. For hver supervisor tælles kun dem fra vedkommendes team. Det slås til for hver person under Inallow Admin › Brugere › personen › fanen Clocks:
- Ønsker du, at denne medarbejder skal underrettes om ventende fravær?
- Ønsker du, at denne medarbejder skal underrettes om ventende timeanmodninger?
Når du markerer et felt, vises Ugedage (én knap pr. ugedag), så du kan vælge, hvilke dage e-mailen sendes. Den kommer kun, hvis der er ventende anmodninger den dag.