Afspadsering
Se hver medarbejders saldo af overarbejdstimer, og registrér, godkend eller afvis den fritid, personen holder til gengæld.
Kompenserende tid (afspadsering) er hver medarbejders timebank. Godkendte timeanmodninger lægger timer til saldoen, og hver afspadsering (fritid, medarbejderen tager til gengæld) trækker dem fra. Herfra godkender du de afspadseringer, medarbejderne beder om, registrerer dem, du aftaler med dem, og ser hver persons saldo.
Tryk på Kompenserende tid i panelets sidemenu for at åbne det. Du ser to muligheder:
- Notering: alle teamets afspadseringer efter status.
- Oplysninger om medarbejder: saldoen og bevægelserne for en bestemt medarbejder.
Sådan beregnes saldoen
Hver medarbejders saldo beregnes pr. kalenderår med tre tal:
| Tal | Hvad det lægger sammen |
|---|---|
| Samlet genereret: | Timerne fra årets godkendte timeanmodninger, ganget med typens Multiplikator. Hvis en allerede godkendt anmodning slettes, tæller dens timer ikke længere. |
| Samlet kompensationstid: | Timerne fra årets godkendte afspadseringer. |
| Afventende i alt: | Samlet genereret: minus Samlet kompensationstid:. Det er det, medarbejderen stadig kan afspadsere det år. |
Husk:
- Kun godkendte bevægelser tæller. En ventende afspadsering trækker endnu ikke timer fra.
- Hver bevægelse tæller i det år, hvor dens dato ligger: overarbejde i det år, hvor dagen blev arbejdet; afspadseringer i det år, hvor dagen holdes fri.
- For at godkende eller registrere en afspadsering skal medarbejderen have nok saldo i det år, hvor afspadseringen ligger. Timer optjent i ét år kan ikke bruges i det næste.
- Afventende i alt: kan blive negativ, fx hvis du sletter en godkendt timeanmodning, hvis timer allerede var afspadseret.
Notering
Under Kompenserende tid › Notering har du:
- Søge...: filtrerer efter medarbejderens navn, efternavne eller e-mail.
- Datointerval: vælg den periode med afspadseringsdage, du vil se. Som standard fra 7 dage siden til om 20 dage.
- Faner: Ventende, Accepteret, Afvist og Resumé. Når du går ind, åbner Ventende.
- Skabe (knappen med plustegnet): åbner Tilføjer nydelse af timer.
Fanerne Ventende, Accepteret og Afvist
Hver afspadsering vises på et kort med:
- Medarbejderens navn. Tryk på det for at gå til personens oplysninger.
- Bemærkningerne, hvis der er nogen.
- Anmodet tid: timer og minutter.
- Anmodet dag: den dag, hvor medarbejderen holder timerne fri.
- Dato for anvendelse: hvornår den blev oprettet.
- Ansvarlig: hvem der godkendte, afviste eller registrerede den.
| Fane | Knapper | Hvad der sker, når du bekræfter |
|---|---|---|
| Ventende | Afvise | Afspadseringen bliver afvist. Saldoen ændres ikke. |
| Ventende | Modtage | »Når afspadseringen godkendes, trækkes timerne fra medarbejderens timesaldo«. Hvis personen ikke har nok saldo, ser du »Utilstrækkelig balance: Medarbejderen har ikke nok resterende timer«, og den bliver ikke godkendt. |
| Accepteret | Slette | »Når afspadseringen slettes, får medarbejderen timerne tilbage«. |
| Afvist | Slette | Afspadseringen forsvinder. Saldoen ændres ikke. |
I denne liste vises kun afspadseringer. De timer, der optjenes, når timeanmodninger godkendes, ser du under Oplysninger om medarbejder.
Fanen Resumé
En tabel med et års godkendte afspadserede timer pr. medarbejder og måned med en kolonne Total. Under hver kolonnes navn står totalen for alle medarbejdere.
- Brug pilene ved året for at skifte år.
- Søge... filtrerer efter medarbejderens navn.
- Filtrer efter medarbejder begrænser tabellen til de medarbejdere, du vælger.
- Tryk på en medarbejders navn for at åbne personens oplysninger.
Nedenunder står der, at »Kun godkendte afspadserede timer vises«. Tabellen medtager også de timer, der trækkes ud, når allerede godkendte timeanmodninger slettes, og derfor kan dens total være større end medarbejderens Samlet kompensationstid:. Den samme tabel findes i Analytics › Resumé.
Oplysninger om medarbejder
Under Kompenserende tid › Oplysninger om medarbejder vælger du en medarbejder i »Vælg medarbejder«. Du kommer også hertil ved at trykke på en medarbejders navn i Notering eller i Resumé. Vil du vælge en anden medarbejder, går du tilbage til Kompenserende tid via navigationsstien øverst.
Du ser:
- Medarbejderens billede og navn med Samlet genereret:, Samlet kompensationstid: og Afventende i alt: for det valgte år.
- Tabellen Brug af anmodning i timevis med alle årets godkendte bevægelser:
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Dato | Bevægelsens dag. |
| Ansøgnings-id | Hvis bevægelsen stammer fra en timeanmodning, dens reference i formen »H-år-nummer«. Tom ved afspadseringer. |
| Anmodede timer | Timerne, som de blev søgt om. Et plustegn angiver optjente timer; et minustegn afspadserede eller fratrukne timer. |
| Samlet antal timer | De timer, der tæller i saldoen, for optjente timer allerede ganget med typens Multiplikator. |
| Bemærkninger | For optjente timer navnet på anmodningstypen. For afspadseringer den note, der blev skrevet, eller »Ingen kommentarer«. |
I tabellens top har du:
- Pilene ved året til at skifte år. De tre saldotal beregnes igen.
- Søge..., der filtrerer efter bemærkninger eller efter anmodningens slutnummer.
- Skabe (knappen med plustegnet), der åbner Tilføjer nydelse af timer med medarbejderen allerede valgt. Den ses kun af administratorer med tilladelse til at oprette afspadseringer; supervisorer kan registrere dem fra Notering.
Tilføj afspadsering
Brug det til at registrere fritid, som medarbejderen tager af sin saldo. Tryk på Skabe (i Notering eller Oplysninger om medarbejder), og udfyld:
- Ansat (skal udfyldes).
- Dato (skal udfyldes): den dag, hvor timerne holdes fri. Som standard i dag.
- Bemærkninger (valgfri).
- Anmodede timer (skal udfyldes): timer og minutter. Som standard 1 time.
Tryk på Skabe. Afspadseringen gemmes direkte som godkendt og trækker timerne fra saldoen. Hvis medarbejderen ikke har nok saldo i det år, datoen ligger i, ser du »Utilstrækkelig balance«, og den bliver ikke gemt.
Trin-for-trin-vejledningen finder du i Afspadsér overarbejde.
Regler
- Kun ventende afspadseringer kan godkendes eller afvises.
- En supervisor kan ikke godkende eller afvise sine egne afspadseringer.
- Bevægelser, der stammer fra en timeanmodning (dem med Ansøgnings-id), kan ikke slettes herfra. Vil du fjerne dem, så slet anmodningen under Timeanmodninger.
- En afspadsering kan ikke ændres. Slet den, og opret den igen.
- Afspadseringsdagene vises i medarbejderens Kalender og i personens PDF.
- At godkende, afvise eller registrere en afspadsering sender ingen notifikationer til medarbejderen. Medarbejderen ser status og sin saldo i stemplingsappen.