Tildel en arbejdsplan
Opret en arbejdsplan med tidsintervaller, og tildel den til hver medarbejder på medarbejderens kort.
- For Generel administrator
- I Panel
Brug denne vejledning til at fortælle Inallow, hvilken arbejdstid dine medarbejdere forventes at have, så tilstedeværelse, påmindelser om at stemple og rapporter kan sammenligne den arbejdede tid med den planlagte.
Før du starter
- Du skal have rangen Generel administrator. En Clocks administrator kan oprette arbejdsplaner under Indstillinger, men ikke tildele dem, fordi vedkommende ikke kan ændre medarbejdere. Se Roller og rettigheder.
- Medarbejderne skal være oprettet. Se Opret en medarbejder.
- Vær opmærksom på, hvordan arbejdsplaner fungerer i Inallow:
- En arbejdsplan har en periode af året (fx fra 1. januar til 31. december) og tidsintervaller for hver ugedag.
- Den tildeles medarbejder for medarbejder. Der er ingen tildeling efter afdeling, efter arbejdssted eller for mange på én gang.
- En medarbejder kan have flere arbejdsplaner, hvis perioderne ikke overlapper, fx én til vinter og én til sommer.
- En arbejdsplan kan ikke ændres, når den er oprettet; for at ændre den skal du klone den.
Trin
Åbn arbejdsplanerne
Gå i panelet til Indstillinger › Køreplan, og klik på Skabe (+). Vinduet Opret tidsplan åbnes.
Angiv navn og periode
- Navn: et navn, du kan genkende, når du tildeler den, fx »Oficina 8 h«.
- Startdato og Sidste frist: den dag og måned, som arbejdsplanen gælder imellem hvert år. Hvis arbejdsplanen er den samme hele året, skal du lade standarddatoerne stå, fra 1. januar til 31. december.
Tilføj tidsintervallerne
Klik på Nyt tidsinterval, vælg Dag, tidspunktet for Begynde og for Endegyldig, og klik på Nyt tidsinterval inde i feltet for at tilføje det. Gentag for hver dag og hver periode.
Fx tilføjer du for delt arbejdstid mandag til fredag for hver dag et tidsinterval fra 09:00 til 14:00 og et fra 16:00 til 19:00. Tilføj ikke tidsintervaller lørdag og søndag, hvis det er fridage.
Opret arbejdsplanen
Gennemgå tabellen med tidsintervaller, og klik på Skabe. Beskeden om, at arbejdsplanen er oprettet, vises.
Åbn medarbejderens kort
Gå til Medarbejdere, og klik på Modificere (blyanten) i medarbejderens række. Vinduet Rediger medarbejder åbnes.
Vælg arbejdsplanen
I feltet Køreplan vælger du den arbejdsplan, du lige har oprettet. Du kan tilføje flere, hvis perioderne ikke overlapper. Klik på krydset på mærkatet for at fjerne en.
Gem
Klik på Modificere. Beskeden Medarbejder ændret vises. Gentag trin 5 til 7 for hver medarbejder, der skal have denne arbejdsplan.
Hvis du opretter en ny medarbejder, kan du vælge arbejdsplanen i det samme felt Køreplan i vinduet Ny medarbejder.
Klik på Udsigt i medarbejderens række under Medarbejdere for at kontrollere vedkommendes arbejdsplaner. Kortet viser afsnittet Køreplan.
Eksempler
Brug til sammenhængende arbejdstid om sommeren flere arbejdsplaner, hvis perioder ikke overlapper, og som ikke krydser årsskiftet:
- »Oficina invierno 1«, fra 1. januar til 14. juni, mandag til fredag fra 09:00 til 14:00 og fra 16:00 til 19:00.
- »Oficina verano«, fra 15. juni til 15. september, mandag til fredag fra 08:00 til 15:00.
- »Oficina invierno 2«, fra 16. september til 31. december. Opret den med Eksemplar ud fra »Oficina invierno 1«, og ret navnet og datoerne.
Tildel alle tre arbejdsplaner til hver medarbejder.
Da arbejdsplaner ikke kan ændres:
- Under Indstillinger › Køreplan klikker du på Eksemplar ved den arbejdsplan, du vil ændre.
- Ret navnet, datoerne eller tidsintervallerne, og klik på Skabe.
- På hver medarbejders kort fjerner du den gamle arbejdsplan, tilføjer den nye og klikker på Modificere.
- Når ingen medarbejdere bruger den længere, sletter du den gamle arbejdsplan med Udsigt › Slette.
Hvad sker der bagefter
- Under Tilstedeværelse ser du arbejdsplanens tidsintervaller over medarbejderens dagslinje.
- Hvis medarbejderen har appen med notifikationer slået til, får vedkommende en påmindelse, når arbejdsplanen er i gang, uden at arbejdsdagen er startet, eller når arbejdsplanen er slut, og arbejdsdagen stadig er åben. Der sendes ingen påmindelser på helligdage eller dage med godkendt fravær.
- Rapporterne Daglig, Overskydende timer, Uden for timer og Officielle og overskydende timer sammenligner den arbejdede tid med den planlagte. Se Dossierer.
Al information om tidsintervaller, nattevagter og regler finder du under Arbejdsplaner.