Arbejdsplaner
Fastlæg dine medarbejderes planlagte arbejdstid med tidsintervaller pr. ugedag og den periode af året, hvor den gælder.
En arbejdsplan angiver, hvornår en medarbejder forventes at arbejde. Den består af:
- En periode af året med en startdato og en slutdato (dag og måned). Arbejdsplanen gælder hvert år mellem de to datoer.
- Et eller flere tidsintervaller: hvert tidsinterval er en ugedag med et starttidspunkt og et sluttidspunkt.
Med arbejdsplanen ved Inallow, hvor mange timer hver medarbejder skal arbejde hver dag. Den bruges i tilstedeværelse, i påmindelserne om at stemple og i flere rapporter under Dossierer.
Du finder skærmen under Indstillinger › Køreplan.
Listen over arbejdsplaner
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Navn | Arbejdsplanens navn. |
| Startdato | Den dag og måned, hvor den begynder at gælde, fx 15 / 06. |
| Sidste frist | Den dag og måned, hvor den holder op med at gælde. |
I hver række har du to knapper:
- Eksemplar: åbner en ny arbejdsplan med de samme oplysninger, klar til at blive ændret.
- Udsigt: viser arbejdsplanen med dens tidsintervaller. Herfra kan du slette den.
Du kan også søge med Søge... og oprette en arbejdsplan med Skabe (+).
Opret en arbejdsplan
Når du trykker på Skabe, åbner vinduet Opret tidsplan.
| Felt | Hvad du skal udfylde |
|---|---|
| Navn | Fx »Kontor 8 t« eller »Sommerarbejdstid«. Op til 32 tegn. Må ikke gå igen. Skal udfyldes. |
| Startdato | Dag og måned. Som standard 1. januar. Skal udfyldes. |
| Sidste frist | Dag og måned. Som standard 31. december. Skal udfyldes. |
Listen over dage tilpasser sig den måned, du vælger.
Sådan tilføjer du tidsintervallerne:
Åbn et nyt tidsinterval
Tryk på Nyt tidsinterval. Feltet Nyt tidsinterval vises og foreslår mandag fra 09:00 til 14:00.
Vælg dag og tidspunkter
- Dag: mandag til søndag.
- Begynde: time og minut, hvor tidsintervallet begynder.
- Endegyldig: time og minut, hvor det slutter.
Minutterne går i spring på 5.
Tilføj det
Tryk på Nyt tidsinterval inde i feltet for at føje det til tabellen. Med Ryg (tilbage) lukker du feltet uden at tilføje det.
Gentag for hver dag
Tilføj et tidsinterval for hver arbejdsperiode. Vil du fjerne et tidsinterval fra tabellen, trykker du på dets skraldespandsikon.
Gem arbejdsplanen
Tryk på Skabe.
Tabellen sorterer tidsintervallerne efter dag og klokkeslæt med kolonnerne Dag, Begynde og Endegyldig.
Regler for tidsintervaller
- Delt arbejdsdag: du kan tilføje flere tidsintervaller samme dag, fx fra 09:00 til 14:00 og fra 16:00 til 19:00.
- Ingen overlap: en arbejdsplans tidsintervaller må ikke overlappe. Hvis de gør, vises advarslen Ugyldige tidsintervaller, når du gemmer.
- Nattevagt: hvis tidspunktet i Endegyldig er tidligere end i Begynde, slutter tidsintervallet næste dag. Mandag fra 22:00 til 06:00 går fx fra mandag aften til tirsdag morgen.
- Fridage: en dag uden tidsintervaller er en dag uden planlagt arbejdstid, fx lørdag og søndag.
Se, kopiér og slet arbejdsplaner
Arbejdsplaner kan ikke ændres, når de først er oprettet. Når du trykker på Udsigt, åbner vinduet Se tidsplan med alle oplysninger låst og beskeden »Arbejdsplaner kan ikke ændres, når de er oprettet, men du kan kopiere og slette dem«. Derfra kan du trykke på Slette.
Sådan ændrer du en arbejdsplan:
- Tryk på Eksemplar i dens række. Opret tidsplan åbner med de samme oplysninger og tidsintervaller.
- Ret navnet, datoerne eller de tidsintervaller, du har brug for, og tryk på Skabe.
- Tildel den nye arbejdsplan til de medarbejdere, der havde den gamle. Se Tildel en arbejdsplan.
- Slet den gamle arbejdsplan.
Når du sletter en arbejdsplan, forsvinder den fra kortet for alle de medarbejdere, der havde den. Slette beder ikke om bekræftelse.
Tildel arbejdsplaner til medarbejderne
Arbejdsplaner tildeles én ad gangen til hver medarbejder i feltet Køreplan på personens kort under Medarbejdere. De tildeles ikke pr. afdeling eller pr. arbejdssted.
En medarbejder kan have flere arbejdsplaner på samme tid, så længe perioderne ikke overlapper. Så kan du fx have en vinterarbejdsplan og en sommerarbejdsplan. Hvis perioderne overlapper, vises advarslen Inkompatible køreplaner, når du gemmer medarbejderen.
Inallow har ikke roterende vagter: hver arbejdsplan gentages ens hver uge i sin periode.
Hvor arbejdsplanen bruges
Tilstedeværelse
Under Tilstedeværelse vises arbejdsplanens tidsintervaller på dagens linje for hver medarbejder, og hver persons fremskridt sammenlignes med de timer, der er planlagt for i dag. Hvis ingen af medarbejderens arbejdsplaner dækker dagens dato, bruger tilstedeværelsen en arbejdsdag på 8 timer som reference.
Påmindelser om at stemple
Hvis medarbejderen har appen installeret med notifikationer slået til, sender Inallow beskeden »Har du glemt at stemple?«:
- Når personen er inden for et tidsinterval i sin arbejdsplan og ikke har startet arbejdsdagen.
- Når personens arbejdsplan er slut, og arbejdsdagen stadig er åben.
Der sendes ingen påmindelser på medarbejderens helligdage eller på dage, hvor personen har et godkendt fravær.
Dossierer
Flere rapporter under Dossierer sammenligner det arbejdede med det, der er planlagt i arbejdsplanen:
- Daglig: viser Planlagt mødetid, Planlagt gåtid, Planlagt tid og Ekstra tid.
- Overskydende timer: Planlagt tid er summen af tidsintervallerne for hver dag i perioden, uden helligdage og dage med fravær. Ekstra tid er forskellen mellem det arbejdede (plus tid med frihed) og det planlagte (plus de timer, der er søgt om).
- Uden for timer: adskiller de timer, der er arbejdet inden for arbejdsplanen (Timer i arbejdsplan), fra dem, der er arbejdet uden for (Timer uden for arbejdsplan).
- Officielle og overskydende timer: tilføjer arbejdsplanens start- og sluttidspunkter og hver dags ekstra tid til registreringen af arbejdstid (registro de jornada).
Arbejdsplaner skaber ikke overarbejde af sig selv. Overarbejde søger medarbejderen om i appen. Se Anmod om overarbejdstimer.