Registrér et besøg
Invitér en besøgende, registrér ankomsten med identifikationsnummer eller QR-kode, og registrér, når den besøgende går.
- I Besøg
Brug denne vejledning, hver gang nogen udefra kommer til jeres lokaler: fra den forudgående invitation (valgfri) til personen går igen.
Før du starter
- For at invitere en besøgende skal du have muligheden Tillad medarbejder at oprette besøgende? (for at bruge invitationsappen) eller adgang til Visits-panelet.
- For at registrere ankomst og afgang fra panelet skal du have en bruger med tilladelse til at håndtere Visits. Se Inallow Visits.
- Den medarbejder, den besøgende skal besøge, skal være markeret som vært. Se Værter.
- Bruger receptionen tabletten, skal appen Inallow Visits være installeret og sat op.
Trin
Invitér den besøgende (valgfrit)
Ved du, at nogen kommer, så opret personen på forhånd, og send adgangskoden via e-mail. Så skal personen bare identificere sig, når vedkommende ankommer.
- Gå til invitations.visits.inallow.io.
- Skriv personens nummer i Indtast identifikationsnummeret, og tryk på Fortsæt.
- Er personen ny, så udfyld Navn, Efternavne, Organisation (valgfrit), E-mail, Præfiks og Telefonnummer, og tryk på Opret.
- Vælg Sprog i forsendelsen, og tryk på Send.
- Under Besøgende skal du trykke på + (»Opret besøgende«), udfylde personens oplysninger (også E-mail) og trykke på Opret.
- Tryk på Send adgangskode (QR-kode) i personens række.
- Vælg Sprog, og tryk på Send.
Den besøgende får en e-mail »Inallow Visits | Adgangskode« med sin QR-kode.
Registrér ankomsten
Den besøgende gør det selv i appen Inallow Visits: identificerer sig med sit identifikationsnummer eller sin QR-kode (oprettes ved første besøg), underskriver eventuelle sikkerhedsregler, vælger sin vært og registrerer sin ankomst.
Har den besøgende valgt en vært, ringer Inallow til værten for at give besked.
- Under Registrering skal du skrive personens nummer i feltet Identifikationsnummer (øverst til højre) og trykke på Enter.
- Tjek oplysningerne: om personen har underskrevet Sikkerhedsregler, og hvornår Sidste besøg var.
- Vælg Vært, tilføj eventuelt Bemærkninger, og tryk på Opret indlæg (registrér ankomst).
Hører nummeret ikke til nogen, skal du først oprette den besøgende. Du kan også bruge knappen Opret indlæg, fanen Besøg.
Registrér afgangen
Når den besøgende går, identificerer vedkommende sig igen på tabletten og registrerer sin afgang.
- Én person: søg personens nummer i Identifikationsnummer, og tryk på Registrer udgang.
- Flere på én gang: tryk på Registrere udgange, markér feltet Gå ud for hver person (eller Vælg alle), og tryk på Ansøg (anvend).
Hvad sker der bagefter
- Ankomst og afgang vises under Registrering, fanen Besøg, med værten, den besøgendes organisation og tidspunktet. Tryk på rækken for at se detaljerne og, hvis personen underskrev på tabletten, underskriften på sikkerhedsreglerne.
- Den besøgendes Sidste besøg opdateres under Besøgende.
- Registrerede den besøgende sig på tabletten med en vært, får værten et opkald, og den besøgende får en sms med svaret. Fra panelet sendes der ingen beskeder. Se Sådan får værten besked.
- Vil du have historikken i Excel, så download rapporten Registrering under Rapporter.
For en servicemedarbejder fra en ekstern virksomhed er processen den samme, med fanen Service eller Tjenester. Personen skal være oprettet under Virksomheder; mangler der obligatorisk dokumentation, advarer panelet dig, når du registrerer ankomsten.