Registrering af ankomst og afgang
Se, hvem der er kommet ind i og gået ud af jeres lokaler, og registrér manuelt ankomst og afgang for besøgende og servicemedarbejdere.
Skærmen Registrering samler al ankomst og afgang for personer uden for din virksomhed, både dem, de selv registrerer i appen Inallow Visits, og dem, receptionen registrerer fra panelet. Det er den skærm, der åbner, når du logger ind i Visits-panelet.
Du åbner den ved at trykke på Registrering i Visits-panelets sidemenu.
Fanerne Tjenester og Besøg
Registreringerne er delt op i to faner:
- Tjenester: ankomst og afgang for medarbejderne fra de eksterne virksomheder.
- Besøg: ankomst og afgang for de besøgende.
| Fane | Kolonner |
|---|---|
| Tjenester | Medarbejder (identifikationsnummer, efternavn og fornavn), Virksomhed, Type (Indgang eller Afgang) og Registrering (dato og klokkeslæt). |
| Besøg | Besøgende (identifikationsnummer, efternavn og fornavn), Vært, Organisation (den besøgendes virksomhed), Type og Registrering. |
Tryk på en kolonnes titel for at sortere tabellen. Der vises 8 registreringer pr. side; det samlede antal står nederst ved Registreringer.
Filtrér registreringerne
- Datoer: datovælgeren til højre angiver den periode, der vises. Når du kommer ind, viser panelet de seneste 7 dage. Vælg en anden start- og slutdato for at ændre den.
- Søg efter person...: skriv en del af identifikationsnummeret, fornavnet eller efternavnet. Under Tjenester kan du også søge på virksomhedens navn.
Se detaljerne for en registrering
Tryk på en række for at åbne vinduet Detaljer, som kun er til visning:
- For en servicemedarbejder: Virksomhed, Medarbejder, Bemærkninger og Dato.
- For et besøg: Besøgende, Vært, Organisation, Bemærkninger og Dato.
Underskrev personen sikkerhedsreglerne, da vedkommende registrerede sig på tabletten, viser detaljerne også Underskrevne sikkerhedsregler med navnet på den underskrevne version og billedet af underskriften. Lige efter registreringen kan meddelelsen »Underskriften hentes i øjeblikket...« blive vist; billedet vises, så snart Inallow er færdig med at behandle det.
Registreringerne kan ikke ændres eller slettes fra panelet.
Registrér en ankomst
Brug Opret indlæg (registrér ankomst), når en person ankommer og ikke selv registrerer sig på tabletten.
Åbn vinduet
Tryk på Opret indlæg. Vinduet åbner på fanen Service eller Besøg, afhængigt af hvilken fane du havde åben på skærmen.
Vælg personen
- Under Service: vælg eventuelt først Virksomhed for at indsnævre søgningen. Vælg derefter Medarbejder (obligatorisk).
- Under Besøg: vælg Besøgende (obligatorisk) og, hvis personen skal besøge nogen, Vært.
Skriv mindst 3 tegn i søgefelterne. Kun personer, der lige nu er ude, vises: har en person en ankomst uden afgang, står vedkommende ikke på listen.
Tilføj bemærkninger
Skriv eventuelt en note i Bemærkninger (fx formålet med besøget). Dato er det aktuelle klokkeslæt og kan ikke ændres.
Gem
Tryk på Opret. Du ser meddelelsen »Registreret indlæg«.
Trykker du på Opret uden at have valgt nogen, advarer panelet med »Brugernavnet mangler«.
Registrerer du et besøg fra panelet, får værten ingen besked. Opkaldet og sms'erne til værten sker kun, når den besøgende registrerer sig i appen Inallow Visits. Se Værter.
Registrér afgange
Registrere udgange bruges til at registrere afgang for flere personer på én gang, fx når receptionen lukker.
- Tryk på Registrere udgange. Vinduet viser alle, der er inde lige nu, besøgende og servicemedarbejdere samlet, med Navn, Vært (for en besøgende) eller virksomheden (for en servicemedarbejder), Type (Besøgende eller Medarbejder) og tidspunktet for Indgang.
- Markér feltet i kolonnen Gå ud for hver person, der går. Med Vælg alle og Fjern markeringen fra alle markerer eller fjerner du markeringen for hele listen.
- Tryk på Ansøg (anvend).
Alle markerede afgange registreres med det aktuelle klokkeslæt. For en besøgende beholder afgangen værten og bemærkningerne fra ankomsten. Er der ingen inde, står der »Der er i øjeblikket ingen personer, der ikke er ansat i virksomheden.« i vinduet.
Registrér via identifikationsnummer
Det er den hurtigste måde at registrere en person, der står foran dig: ud fra identifikationsnummeret finder panelet ud af, om personen er inde eller ude, og tilbyder den relevante handling.
Find personen
Skriv nummeret i feltet Identifikationsnummer øverst til højre, og tryk på Enter eller på knappen ved siden af (»Registrer ud- og indtjekning via identifikationsnummer«).
Vælg typen, hvis det er nødvendigt
Hører nummeret både til en besøgende og til en medarbejder fra en ekstern virksomhed, så vælg Besøgende eller Service. Hører det ikke til nogen, ser du en besked om, at identifikationsnummeret hverken tilhører en besøgende eller en servicemedarbejder: opret den besøgende eller medarbejderen fra den eksterne virksomhed, før du registrerer personen.
Tjek oplysningerne
Vinduet viser personens navn og:
- Identifikationsnummer.
- Virksomhed (for en servicemedarbejder) eller Organisation (for en besøgende; »Uden organisation«, hvis der ikke er nogen).
- Sikkerhedsregler: Underskrevet eller Uden underskrift. Viser, om personen har underskrevet den gældende version af sikkerhedsreglerne. Er der ingen gældende regler, tæller alle som underskrevet.
- Dokumentation (kun servicemedarbejdere): Dagligt (i orden), Der mangler anbefalinger eller Der mangler nogle af de eftersøgte (påkrævede mangler). Se Dokumentation.
- Sidste besøg: dato og klokkeslæt for den seneste registrering eller Aldrig.
Registrér ankomsten eller afgangen
- Er personen inde, så tryk på Registrer udgang.
- Er personen ude, vises en formular med Dato (det aktuelle klokkeslæt), Bemærkninger og, for en besøgende, Vært. Udfyld den, og tryk på Opret indlæg.