Invitationer og adgangskoder
Invitér en besøgende fra invitationsappen, og send QR-koden, som personen registrerer sig med i receptionen, via e-mail.
Vil du have, at en besøgende kommer med alt klar, kan du oprette personen før besøget og sende en adgangskode via e-mail: en personlig QR-kode, som personen identificerer sig med på tabletten i receptionen.
Hvad adgangskoden er
Adgangskoden er en QR-kode, der identificerer personen ud fra identifikationsnummeret. Den kan sendes til:
- En besøgende, fra invitationsappen eller fra Besøgende i panelet.
- En medarbejder fra en ekstern virksomhed, fra Virksomheder i panelet.
Koden sendes altid via e-mail, så personen skal have en e-mail gemt. Beskeden kommer med emnet »Inallow Visits | Adgangskode« på det sprog, du vælger, og indeholder:
- Din virksomheds logo (eller Inallow Visits' logo, hvis din virksomhed ikke har et).
- En hilsen med personens navn og teksten »Dette er din registreringskode:«.
- QR-koden.
- Personens fulde navn og identifikationsnummeret som Adgangskode.
Når personen ankommer, bruger vedkommende koden i appen Inallow Visits i receptionen.
Invitationsappen
Invitationsappen er en enkel webside til de medarbejdere, der venter besøg: den opretter den besøgende og sender koden i tre trin uden at gå ind i Visits-panelet. Den ligger på invitations.visits.inallow.io.
Log ind i appen
Åbn invitations.visits.inallow.io, skriv din Inallow-Email og dit Password (adgangskode), og tryk på ACCEDER (log ind). Er du allerede i en anden Inallow-app, så åbn app-menuen i den øverste bjælke, og tryk på Visits under APP. Genvejen vises kun, hvis du har tilladelse til at invitere.
I den øverste bjælke kan du skifte sprog med flaget og logge ud fra dit navn med Logout.
Invitér en besøgende
Identificér den besøgende
Under Identificere den besøgende skal du skrive personens identifikationsnummer i Indtast identifikationsnummeret og trykke på Fortsæt.
- Er den besøgende allerede oprettet i din virksomhed, går du direkte til afsendelsestrinnet.
- Findes personen ikke, går du til Opret ny besøgende.
Opret den besøgende (kun hvis personen er ny)
Udfyld Navn, Efternavne, Organisation (valgfrit), E-mail, Præfiks og Telefonnummer, og tryk på Opret. Alle felter undtagen Organisation er obligatoriske; her er e-mailen nødvendig, fordi det er der, invitationen sendes til.
Har du valgt den forkerte person, så tryk på Annuller for at gå tilbage til første trin.
Send adgangskoden
Under Send adgangskode ser du den besøgendes QR-kode. Du kan downloade den med download-knappen, hvis du vil.
Vælg Sprog i forsendelsen (som standard det sprog, du bruger appen på), og tryk på Send.
Du ser meddelelsen »Invitation sendt: Der er sendt en e-mail til … med invitationen.«, og appen går tilbage til første trin, klar til næste invitation. Du kan også starte forfra når som helst i sidste trin med Ny besøgende.
Den besøgende er nu oprettet under Besøgende, præcis som hvis du havde oprettet personen fra panelet.
E-mailens sprog
| Fra | Tilgængelige sprog |
|---|---|
| Invitationsappen | English, Castellano, Deutsch, Euskara, Dansk og Català. |
| Visits-panelet (Besøgende og Virksomheder) | English, Castellano, Deutsch, Euskara og Dansk. |
Vælg den besøgendes sprog, ikke dit eget: hele e-mailen (også emnet) kommer på det sprog.