Værter
Vælg, hvilke medarbejdere der kan modtage besøg, og hvem der kan invitere besøgende, og se, hvordan værten får besked, når besøget kommer.
Værten er den medarbejder i din virksomhed, som en besøgende kommer for at se. Når et besøg registreres, i panelet eller på tabletten i receptionen, vælges værten på en liste. Denne side forklarer, hvem der står på listen, hvem der kan invitere besøgende, og hvordan værten får besked om, at besøget er kommet.
Hvilke medarbejdere kan være værter
På listen over værter står kun de aktive medarbejdere i din virksomhed, som har indstillingen Tillade medarbejderen at modtage besøgende? slået til. En medarbejder uden denne indstilling kan ikke modtage besøg: personen vises hverken i Visits-panelet eller på tabletten.
For at Inallow kan ringe til værten, skal værten desuden have sit Præfiks og sit Telefonnummer på sit medarbejderkort. Se Medarbejdere.
Slå en medarbejders Visits-indstillinger til
En medarbejders to Visits-indstillinger ligger i Inallow Admin. Kun den Generel administrator har adgang.
Åbn Inallow Admin
Åbn app-menuen i topbjælken fra en hvilken som helst Inallow-app, og tryk på Admin under ADMINISTRATION. Du kan også gå ind fra portalen inallow.io.
Find medarbejderen
Tryk på Brugere. Klik på medarbejderens række i medarbejderlisten.
Åbn fanen Visits
Åbn fanen Visits på medarbejderens kort, og markér de indstillinger, du har brug for:
- Tillade medarbejderen at modtage besøgende?: gør personen til vært.
- Tillad medarbejder at oprette besøgende?: giver personen adgang til invitationsappen.
Gem
Tryk på Spare.
Lad en medarbejder invitere besøgende
Med indstillingen Tillad medarbejder at oprette besøgende? kan medarbejderen gå ind i invitationsappen, oprette sine besøgende og sende dem adgangskoden. Personen behøver ikke adgang til Visits-panelet.
Denne indstilling er uafhængig af den forrige: en medarbejder kan invitere besøgende uden at være vært og omvendt. Det almindelige er at slå begge til for dem, der ofte får besøg.
Sådan får værten besked
Når en besøgende registrerer sig i Inallow Visits-appen og vælger sin vært, ringer Inallow til værten med en automatisk besked:
»[den besøgendes navn] venter på dig. Tryk 1, hvis personen skal komme til din arbejdsplads. Tryk 2, hvis personen skal vente på dig i receptionen. Tryk 3, hvis du ikke kan tage imod personen.«
Værten svarer med telefonens tastatur, og den besøgende får en sms med svaret:
| Værten trykker | Hvad værten hører | Sms til den besøgende |
|---|---|---|
| 1 | Besøget er godkendt; den besøgende får besked om at komme til værtens arbejdsplads. | »[vært] har fået besked og venter på dig på sin arbejdsplads.« |
| 2 | Besøget er godkendt; den besøgende får besked om, at værten kommer for at møde vedkommende. | »[vært] har fået besked og kommer for at møde dig.« |
| 3 | Besøget er annulleret; den besøgende får besked om, at værten ikke kan tage imod vedkommende. | »[vært] kan ikke tage imod dig lige nu.« |
Hvis værten trykker på en anden tast, hører vedkommende »Ugyldig kombination«, og valgmulighederne gentages. Hvis værten ikke trykker på noget, gentages beskeden nogle gange, og derefter lægges der på.
Hvis værten ikke besvarer opkaldet:
- Den besøgende får sms'en »Vi kunne ikke få kontakt med [vært], vi giver besked om din ankomst.«
- Værten får sms'en »Inallow Visits: [den besøgendes navn] venter på dig, du kan ringe til vedkommende på telefon: [den besøgendes telefon]«.
Beskedernes sprog
- Opkaldet til værten foretages på det sprog, værten har valgt i Inallow.
- Sms'erne til den besøgende sendes på spansk, hvis telefonnummeret har præfikset +34, og ellers på engelsk.