Besøgende
Opret, ret og slet besøgende, og send dem deres adgangskode pr. e-mail.
Under Besøgende er listen over alle de personer, der har besøgt eller skal besøge jeres lokaler. En besøgende oprettes kun én gang: ved de næste besøg er det nok at registrere personens indgang.
Tryk på Besøgende i sidemenuen i Visits-panelet for at åbne den.
Besøgende kan oprettes på tre måder:
- Fra denne skærm i panelet.
- Fra invitationsappen, som bruges af de medarbejdere, der venter besøg.
- Af den besøgende selv fra Inallow Visits-appen i receptionen.
Listen over besøgende
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Organisation | Den virksomhed eller organisation, den besøgende kommer fra. |
| Navn | Efternavn og fornavn. |
| Sidste besøg | Dato og klokkeslæt for personens seneste registrerede indgang eller udgang. Tom, hvis personen endnu ikke har været der. |
Sidst i hver række står knapperne Rediger (blyanten) og Send adgangskode (QR-koden).
For at finde nogen skriver du en del af personens identifikationsnummer, fornavn eller efternavne i Søg efter besøgende.
Opret en besøgende
-
Tryk på knappen + (»Opret besøgende«) ved titlen Besøgende.
-
Udfyld oplysningerne i vinduet Opret besøgende:
Felt Detaljer Identifikationsnummer Skal udfyldes. DNI, NIE, pas eller et andet dokument. Må ikke være det samme som en anden besøgendes i din virksomhed. Navn Skal udfyldes. Op til 32 tegn. Efternavn Skal udfyldes. Op til 64 tegn. Organisation Valgfri. Den virksomhed, personen kommer fra. E-mail Valgfri, men uden e-mail kan du ikke sende personen adgangskoden. Præfiks og Telefon Skal udfyldes. Vælg landet under Præfiks, og skriv nummeret uden præfiks. -
Tryk på Opret. Du ser beskeden »Besøgende oprettet«.
Hvis identifikationsnummeret allerede findes, viser panelet »Der findes allerede en bruger med dette identifikationsnummer«. Find den besøgende på listen i stedet for at oprette personen igen. Hvis e-mailen ikke er gyldig, ser du »Forkert e-mailadresse«.
Ret en besøgende
Tryk på Rediger (blyanten) i personens række, ret oplysningerne i vinduet Rediger besøgende, og tryk på Rediger. Du ser beskeden »Opdateret besøgende«.
Slet en besøgende
Åbn den besøgende med Rediger, og tryk på Slet.
Send adgangskoden
Adgangskoden er en personlig QR-kode, som den besøgende identificerer sig med i Inallow Visits-appen i receptionen.
- Tryk på Send adgangskode (QR-koden) i den besøgendes række. Knappen er deaktiveret, hvis den besøgende ikke har en e-mail (»Den besøgende har ikke en e-mailadresse, hvor adgangskoden kan sendes til«).
- Vinduet Send adgangskode viser QR-koden. Med download-knappen gemmer du den som et billede, hvis du hellere vil printe den eller sende den på anden måde.
- Vælg e-mailens Sprog: English, Castellano, Deutsch, Euskara eller Dansk.
- Tryk på Send. Du ser beskeden »Kode sendt«.
Den besøgende får en e-mail med emnet »Inallow Visits | Adgangskode« (på det valgte sprog). Den indeholder din virksomheds logo (eller Inallow Visits' logo, hvis din virksomhed ikke har et), personens QR-kode, fulde navn og personens identifikationsnummer som Adgangsnøgle.
Flere detaljer i Invitationer og adgangskoder.
Hvem kan gøre hvad
At se listen, oprette, rette, slette og sende koder er forskellige tilladelser. Hvis du ikke kan se knappen +, blyanten eller QR-koden, har din bruger ikke den tilladelse. Visits administratorer har dem alle. Se Roller og rettigheder.