Dokumentation for eksterne virksomheder
Fastlæg, hvilke dokumenter du kræver af hver ekstern virksomhed, markér dem, hver medarbejder afleverer, og hold øje med udløbsdatoerne.
For hver ekstern virksomhed kan du fastlægge en liste over dokumenter, som virksomhedens medarbejdere skal aflevere, før de arbejder i jeres lokaler: kursusbeviser, helbredsundersøgelser, tilmelding til den spanske sociale sikring (Seguridad Social), forsikringer … Inallow viser dig hele tiden, hvem der har alt i orden, og hvem der mangler noget.
Dokumenttyper: påkrævede og supplerende
Hvert dokument på listen er af en af disse to typer:
- Påkrævet (obligatorisk): medarbejderen skal have afleveret det, og det skal være gyldigt. Hvis det mangler, advarer panelet, når personens indgang registreres.
- Supplerende (anbefalet): det er en god idé at have det, men det er ikke et krav.
Fastlæg en virksomheds dokumenter
- Under Virksomheder trykker du på Se (øjet) i virksomhedens række og åbner fanen Dokumenter.
- Tryk på Nyt dokument.
- I vinduet Opret dokument skriver du navnet under Dokument (fx »Kursus i forebyggelse af arbejdsulykker«).
- Under Påkrævet lader du feltet være markeret, hvis dokumentet er obligatorisk, eller fjerner markeringen, hvis det er supplerende. Når du holder musen over, ser du »Påkrævet« eller »Supplerende«. Som standard er det obligatorisk.
- Tryk på Opret. Du ser beskeden »Dokument oprettet«.
Listen viser hvert Dokument, og om det er Påkrævet (Ja eller Nej). Du kan søge med Søg efter dokument og filtrere med ikonerne ved Filtrer: for kun at se de obligatoriske eller kun de supplerende.
Vil du ændre et dokument, trykker du på Rediger (blyanten), ændrer navnet eller typen i Opdater dokument og trykker på Rediger.
Markér afleverede dokumenter
Når en medarbejder fra den eksterne virksomhed afleverer et dokument til dig:
Åbn personens dokumentation
Under virksomhedens fane Medarbejdere trykker du på Håndtering af dokumentation (øjet) i medarbejderens række.
Markér det afleverede
Vinduet Håndtering af dokumentation viser alle virksomhedens dokumenter med disse kolonner:
- Dokument: navnet.
- Påkrævet: Ja eller Nej.
- Leveret: markér feltet for de dokumenter, personen har afleveret. Fjern markeringen, hvis et dokument ikke længere er gyldigt.
- Udløbsdato: hvis dokumentet udløber, så vælg datoen. Lad feltet være tomt, hvis det aldrig udløber.
Anvend ændringerne
Tryk på Ansøg (anvend). Du ser beskeden »Behandlet dokumentation«, og medarbejderens status bliver opdateret.
Dokumentationens status
Et dokument tæller som manglende, hvis det ikke er markeret som afleveret, eller hvis udløbsdatoen er nået. Et dokument, der udløber i dag, tæller allerede som manglende. Et dokument uden udløbsdato udløber aldrig.
Ud fra det har hver medarbejder en af disse statusser:
| Status | Hvad det betyder |
|---|---|
| Dagligt (dokumentationen er i orden) | Personen har afleveret alle virksomhedens dokumenter, obligatoriske og supplerende, og de er gyldige. |
| Der mangler nogle af de eftersøgte (der mangler obligatorisk dokumentation) | Personen mangler et obligatorisk dokument. |
| Der mangler anbefalinger (der mangler supplerende dokumentation) | Personen mangler et supplerende dokument. |
Hvor du ser status
- I listen over Virksomheder, kolonnen Dokumentation, som en oversigt for hver virksomhed.
- Under fanen Medarbejdere for hver virksomhed, kolonnen Status.
- I søgningen efter Identifikationsnummer under Registrering, i afsnittet Dokumentation.
- Når du registrerer en indgang fra panelet: hvis personen mangler et obligatorisk dokument, vises advarslen »Medarbejderen har ikke den påkrævede dokumentation i orden«. Advarslen forhindrer ikke, at indgangen registreres.
- I virksomhedsrapporten, kolonnen Dokumentation: ✓, hvis alt er i orden, og X, hvis der mangler et dokument, også selvom det er supplerende.
Hvis Inallow Visits-appen nægter en medarbejder adgang på grund af mangelfuld dokumentation, sender Inallow en besked pr. sms. Se Inallow Visits-appen.