Eksterne virksomheder
Opret de virksomheder, der arbejder på dine lokaliteter, og deres medarbejdere, og se med ét blik, om deres dokumentation er i orden.
Under Virksomheder administrerer du de eksterne virksomheder, der leverer tjenester på dine lokaliteter (underleverandører inden for rengøring, vedligeholdelse, sikkerhed, byggeri …), deres medarbejdere og de dokumenter, du kræver af dem. I resten af panelet kaldes medarbejderne i disse virksomheder servicemedarbejdere.
Klik på Virksomheder i sidemenuen i Visits-panelet for at åbne den.
Listen over virksomheder
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Navn | Den eksterne virksomheds navn. |
| Medarbejdere | Hvor mange medarbejdere der er oprettet. |
| Dokumentation | Status for medarbejdernes dokumentation: Dagligt, Der mangler anbefalinger eller Der mangler nogle af de eftersøgte. Se Dokumentation. |
I slutningen af hver række er knapperne Rediger (blyanten) og Se (øjet), som åbner administrationen af virksomheden.
Sådan finder du en virksomhed:
- Skriv en del af navnet i Søg efter virksomheder.
- Brug ikonerne ved Filtrer: for kun at se de virksomheder, der mangler påkrævet dokumentation, dem, der mangler supplerende dokumentation, eller dem, der har den i orden. Det første ikon fjerner filtrene.
Opret en virksomhed
- Klik på knappen + (»Nyt firma«) ved siden af titlen Virksomheder.
- I vinduet Starte en virksomhed skriver du Navn (påkrævet, op til 64 tegn).
- Klik på Opret. Du ser beskeden »Virksomhed oprettet«.
Der kan ikke være to virksomheder med samme navn: hvis den allerede findes, ser du »Virksomheden findes allerede«.
Åbn derefter virksomheden med Se for at tilføje de dokumenter, du kræver, og dens medarbejdere.
Ret eller slet en virksomhed
Klik på Rediger (blyanten) i virksomhedens række. I vinduet Opdater virksomhed kan du ændre navnet og klikke på Rediger eller klikke på Slet.
Administrér en virksomhed
Klik på Se (øjet) i virksomhedens række. Skærmen Administrer efterfulgt af virksomhedens navn åbnes med to faner: Medarbejdere og Dokumenter. Klik på Tilbage til virksomhedsledelse for at vende tilbage til listen.
Fanen Medarbejdere
Viser virksomhedens medarbejdere:
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Navn | Identifikationsnummer, efternavn og fornavn. |
| Status | Ikon med status for medarbejderens dokumentation: dokumentationen er i orden, der mangler supplerende dokumentation, eller der mangler påkrævet dokumentation. Hold musen over ikonet for at se teksten. |
| Sidste besøg | Dato og klokkeslæt for medarbejderens seneste registrering. |
Du kan søge med Søg efter medarbejdere og filtrere efter dokumentationens status med ikonerne ved Filter.
I hver række har du tre knapper:
- Rediger (blyanten): ændrer medarbejderens oplysninger eller sletter vedkommende.
- Håndtering af dokumentation (øjet): markér, hvilke dokumenter medarbejderen har afleveret, og hvornår de udløber. Se Dokumentation.
- Send adgangskode (QR-kode): sender medarbejderen sin QR-kode på e-mail, så vedkommende kan identificere sig på tabletten. Knappen er deaktiveret, hvis medarbejderen ikke har en e-mailadresse (»Medarbejderen har ikke en e-mailadresse, hvor adgangskoden kan sendes til«).
Opret en medarbejder i virksomheden
-
Under fanen Medarbejdere klikker du på Ny medarbejder.
-
Udfyld vinduet Opret medarbejder hos efterfulgt af virksomhedens navn:
Felt Detaljer Identifikationsnummer Påkrævet. Må ikke gå igen blandt medarbejderne i eksterne virksomheder på din konto, heller ikke hvis de er fra forskellige virksomheder. Navn Påkrævet. Efternavn Påkrævet. E-mail Valgfrit, men du skal bruge den for at sende adgangskoden. Præfiks og Telefon Påkrævede. -
Klik på Opret. Du ser beskeden »Medarbejder oprettet«.
Hvis nummeret allerede findes, ser du »Medarbejder opført to gange: Der findes allerede en medarbejder med dette identifikationsnummer«.
For at ændre en medarbejder skal du klikke på blyanten, ændre oplysningerne i Opdater medarbejder hos … og klikke på Rediger. For at slette vedkommende skal du klikke på Slet i samme vindue: medarbejderen slettes med det samme sammen med sine afleverede dokumenter.
Send adgangskoden til en medarbejder
- Klik på Send adgangskode (QR-kode) i medarbejderens række.
- Download om nødvendigt QR-koden med downloadknappen.
- Vælg e-mailens Sprog (English, Spansk, Deutsch, Euskara eller Dansk), og klik på Send.
Medarbejderen får en e-mail »Inallow Visits | Adgangskode« med sin QR-kode og sit identifikationsnummer. Se Invitationer og adgangskoder.
Fanen Dokumenter
Her angiver du, hvilke dokumenter du kræver af medarbejderne i denne virksomhed (fx »Formación en prevención de riesgos« eller »Alta en la Seguridad Social«), og om de er påkrævede eller supplerende. Hver virksomhed har sin egen liste. Alle detaljer finder du under Dokumentation.