Crear un treballador
Dona d'alta un treballador pas a pas, entén cada camp de la seva fitxa i dona-li accés a l'app, el web o la tauleta. Inclou l'alta massiva des d'un fitxer CSV.
- Per a Director General
- A Inallow Admin · Panell
Fes servir aquesta guia cada vegada que s'incorpori algú a l'empresa, o quan posis en marxa Inallow i hagis de donar d'alta tota la plantilla.
Abans de començar
- Necessites el rang Director General. Un Administrador Clocks pot veure els treballadors, però no crear-los. Consulta Rols i permisos.
- Crea abans els centres, els horaris i els convenis que hagis d'assignar. Si encara no existeixen, pots crear el treballador igualment i assignar-los-hi més tard.
- Tingues a mà el correu electrònic del treballador. És el seu usuari per entrar a Inallow i no es pot canviar després.
Crear el treballador a Inallow Admin
Obre Inallow Admin
Al panell d'administració, prem el botó d'aplicacions de la barra superior (el dels nou punts) i, a GESTIÓ, prem Administrador. S'obre amb la teva sessió iniciada. També hi pots entrar directament a admin.inallow.io.
Comença un treballador nou
Prem Usuaris i després Crea (el botó amb el signe més, a dalt a la dreta). S'obre una fitxa buida amb tres pestanyes: General, Clocks i Visits.
Omple la pestanya General
Escriu com a mínim el Nom, els Cognoms, el Correu electrònic i la Contrasenya, i revisa la Llengua i el Fus horari. Tens l'explicació de cada camp a Pestanya General.
Omple la pestanya Clocks
Tria el Centre, el Conveni col·lectiu i l'Horari del treballador. Revisa també el PIN si ha de fitxar en una tauleta. Consulta Pestanya Clocks.
Omple la pestanya Visits (si tens Inallow Visits)
Indica si el treballador pot rebre visites o crear visitants. Consulta Pestanya Visits.
Crea el treballador
Prem Crea, a la columna de l'esquerra, a sota de la foto. Veuràs «Creat per l'empleat» (treballador creat) i s'obrirà la fitxa del treballador ja desat.
Revisa les plataformes i les IP
Ja a la fitxa desada, obre la pestanya Clocks i revisa les plataformes des de les quals pot fitxar i el Filtrat per IP. Si canvies alguna cosa, prem Desa. Fes-ho ara i no en crear-lo: en un treballador nou els botons de plataformes apareixen sense marcar encara que totes estiguin permeses.
Dona-li accés
Comunica al treballador el seu correu electrònic i la seva contrasenya. Inallow no li envia cap correu de benvinguda. Consulta Com accedeix el treballador.
El treballador es crea sempre amb el rang Treballador. Si ha d'administrar Inallow o ser responsable d'un equip, continua amb Després de crear-lo.
Camps de la fitxa
Els camps marcats amb un asterisc vermell són obligatoris. Si en falta algun, en prémer Crea veuràs «Forma incompleta» (formulari incomplet) amb el nom del camp.
Pestanya General
| Camp | Obligatori | Per a què serveix |
|---|---|---|
| Nom | Sí | Nom de pila. Fins a 32 caràcters. |
| Cognoms | Sí | Fins a 64 caràcters. Les llistes de treballadors s'ordenen per cognoms. |
| Codi | No | Identificador intern del treballador (per exemple, el seu número de nòmina). Apareix en negreta davant del nom a les llistes. No es pot repetir dins de la teva empresa. Fins a 32 caràcters. |
| Prefix i Número de telèfon | No | El mòbil del treballador. Omple'ls si vols que pugui recuperar la contrasenya per SMS. |
| Correu electrònic | Sí | És l'usuari amb què el treballador entra a l'app, el web i el panell. No el pot fer servir cap altre usuari d'Inallow, encara que sigui d'una altra empresa. No es pot canviar després de crear el treballador. |
| Contrasenya | Sí | La contrasenya inicial. Només apareix en crear-lo. Fes servir com a mínim 6 caràcters, que és el mínim que demana l'app quan el treballador la canvia. |
| Llengua | Sí | Idioma en què el treballador veu l'app i rep els correus d'Inallow: castellà, anglès, alemany, basc, danès o català. Per defecte, el teu. |
| Fus horari | Sí | El fus horari en què treballa. Per defecte, el de l'empresa. Canvia'l només si el treballador treballa en un altre fus horari, per exemple a Canàries. |
Per posar una foto del treballador, prem el botó de la càmera sobre l'avatar i arrossega la imatge a la finestra Nova foto de perfil. La finestra es tanca sola quan acaba de pujar-la, i la foto es desa quan prems Crea o Desa. Per treure-la, prem el botó amb la creu. La foto és opcional.
Pestanya Clocks
| Camp | Obligatori | Per a què serveix |
|---|---|---|
| Centre | No | El centre de treball del treballador. Si el centre té una àrea definida al mapa, els fitxatges que faci fora d'aquesta àrea es marquen com a incidència. Consulta Centres. |
| Conveni col·lectiu | No | El conveni que se li aplica (hores anuals, vacances…). Consulta Convenis. |
| Ignora incidents | No | Si tries Sí, no es creen incidències quan el treballador fitxa fora de l'àrea del seu centre. Útil per a comercials o personal que treballa al carrer. Només es pot canviar si el treballador té un Centre. Per defecte, No. |
| PIN | No | Codi de 4 xifres amb què el treballador fitxa a la tauleta. Se'n genera un a l'atzar; el pots canviar per un altre. |
| Horari | No | Un o diversos horaris. En pots assignar diversos si cadascun s'aplica en dates diferents (per exemple, jornada d'estiu). Les seves dates no es poden encavalcar. Consulta Assignar un horari. |
| Filtrat per IP | No | Adreces IP des de les quals el treballador pot fitxar. Prem Afegeix IP, escriu l'adreça a Restricció IP i, si vols, una Descripció. Les IP que s'apliquen a tota l'empresa apareixen amb un cadenat i no es poden treure des d'aquí. Si la taula diu «Actualment no hi ha cap restricció IP.», pot fitxar des de qualsevol xarxa. Consulta Filtratge per IP. |
A sota, a Seleccioneu les plataformes en què aquest empleat pot marcar l'entrada., hi ha un botó per plataforma. Un botó marcat vol dir que es permeten els fitxatges des d'aquella plataforma:
- API: fitxatges que arriben des d'altres programes connectats amb Inallow. Consulta Integracions.
- Aplicació mòbil: l'app de fitxatge per a Android i iOS.
- Panell: fitxatges que un administrador registra al panell en nom del treballador.
- Salto KS: fitxatges generats en obrir portes amb panys Salto KS. Consulta Salto KS.
- Tauleta: la tauleta de fitxatge compartida.
- Extensió de Chrome: l'extensió d'Inallow per al navegador Chrome.
- Aplicació web: webapp.clocks.inallow.io.
Per defecte es permeten totes. Passa el ratolí per sobre de cada botó per veure'n el nom.
Finalment, dues opcions pensades per a administradors i supervisors:
- Voldries que aquest empleat rebi notificacions sobre les absències pendents?
- Voldries que aquest empleat rebi notificacions sobre les sol·licituds d'hores pendents?
Si en marques una, apareix Dies de la setmana per triar quins dies rep el correu amb les sol·licituds pendents de resposta. A un treballador sense rang d'administrador i que no supervisa cap departament no li arriba res encara que ho marquis. Consulta Avisos per correu de sol·licituds pendents.
Pestanya Visits
Només té efecte si la teva empresa fa servir Inallow Visits.
| Camp | Per a què serveix |
|---|---|
| Voldries que aquest empleat atengués visitants? | El treballador apareix com a persona a qui es pot visitar a la tauleta de Visits. |
| S'hauria de permetre a aquest empleat crear visitants? | El treballador pot convidar visitants. Li apareix Visits a l'apartat Aplicació del botó d'aplicacions. |
| Departament | Text lliure amb el departament del treballador per a Visits (per exemple, «Compres»). Fins a 32 caràcters. No té relació amb els departaments de control horari. |
Com accedeix el treballador
Inallow no envia cap correu en crear un treballador. Lliura-li tu el seu correu electrònic i la seva contrasenya inicial pel canal que feu servir normalment. Amb aquestes dades pot:
Descarregar l'app de fitxatge des de Google Play o App Store, escriure el seu Correu electrònic i la seva Contrasenya i prémer Inicia la sessió. Consulta la guia ràpida per a treballadors.
Entrar a webapp.clocks.inallow.io amb el seu Correu electrònic i la seva Contrasenya. Funciona a l'ordinador i al mòbil, sense instal·lar res.
A la tauleta de fitxatge no cal contrasenya: el treballador busca el seu nom i escriu el seu PIN de 4 xifres. Apareix a la tauleta si aquesta mostra tots els treballadors o si l'has afegit als seus membres. Consulta Tauletes.
Si la teva empresa té panys Salto KS, vincula el treballador amb la seva persona de Salto a Salto KS › Persones. A partir d'aquí, obrir les portes configurades registra els seus fitxatges. Consulta Salto KS.
Recomana al treballador que canviï la contrasenya inicial: a l'app, a Perfil › Canvia la contrasenya.
Si oblida la contrasenya, la pot recuperar ell mateix des de la pantalla d'inici de sessió amb Has oblidat la teva contrasenya?: rep un codi per correu electrònic o, si la seva fitxa té Prefix i Número de telèfon, per SMS. Tu també li pots posar una contrasenya nova des de la seva fitxa amb Canvia la contrasenya. En aquest cas Inallow no l'avisa: comunica-la-hi tu.
Un treballador amb rang Treballador no pot entrar al panell d'administració, tret que sigui supervisor d'algun departament.
Després de crear-lo
- Assigna-li un departament: al panell, ves a Configuració › Departaments › Gestiona els membres i marca'l com a Membre. Si ha de ser responsable de l'equip, marca'l també com a Supervisor. Consulta Supervisors de departament.
- Canvia-li el rang si ha d'administrar: a Inallow Admin › Permisos, marca Clocks, Visits o Administrador. Consulta Canviar el rang d'un usuari.
- Afegeix-lo a una tauleta, si les tauletes de la teva empresa només mostren alguns treballadors: al panell, Tàblets › Gestiona els membres.
Crear el treballador des del panell d'administració
La secció Treballadors del panell també permet crear treballadors, amb menys opcions: no té les plataformes de fitxatge, el filtratge per IP, els avisos de sol·licituds pendents ni les opcions de Visits. Un avís en aquesta secció recorda que aquesta gestió es traslladarà a Inallow Admin.
Obre Treballadors
Al menú lateral del panell, prem Treballadors i després Crea (el botó amb el signe més).
Omple la fitxa
S'obre Nou empleat amb els camps Nom, Cognoms, Codi, Prefix, Número de telèfon, Correu electrònic, Centre, Conveni col·lectiu, Fus horari, Ignorar incidents, PIN, Horari, Llengua, Contrasenya i Imatge de perfil. Funcionen igual que a Inallow Admin. Al costat de Contrasenya, el botó Genera crea una contrasenya a l'atzar; copia-la abans de desar per donar-la al treballador.
Desa
Prem Crea. Veuràs «Creat per l'empleat» (treballador creat) i el treballador apareixerà a la llista.
Donar d'alta molts treballadors amb un fitxer CSV
Si has de crear molts treballadors alhora, puja'ls amb un fitxer CSV des d'Inallow Admin. Només ho pot fer el Director General.
Obre la càrrega massiva
A Inallow Admin, prem Usuaris i després Importar des de CSV (el botó amb la icona de full de càlcul). S'obre Integració massiva d'usuaris.
Descarrega l'exemple
Prem Descarregueu el fitxer de mostra. La finestra llista els camps obligatoris i els opcionals, i els números dels rangs, centres, convenis i idiomes que pots fer servir.
Prepara el teu fitxer
Crea una fila per treballador sota una primera fila de capçalera amb els noms de columna exactes de la taula següent. Separa les columnes amb punt i coma, coma o tabulador. Desa el fitxer com a CSV UTF-8.
Puja'l
Prem Seleccioneu un fitxer CSV, tria el fitxer (veuràs «Fitxer pujat amb èxit») i prem Crea. Si tot és correcte, veuràs «Treballs creats» (treballadors creats).
Columnes que accepta el fitxer:
| Columna | Obligatòria | Què hi has de posar |
|---|---|---|
name | Sí | Nom. Fins a 32 caràcters. |
surname | Sí | Cognoms. Fins a 64 caràcters. |
email | Sí | Correu electrònic vàlid, fins a 128 caràcters. No pot ser ja a Inallow ni estar repetit al fitxer. |
rank | Sí | Número del rang: 3 Treballador, 7 Administrador Clocks, 8 Administrador Visits, 9 Administrador Clocks + Visits, 2 Director General. |
password | Sí | Contrasenya inicial. |
alias | No | El Codi del treballador. Fins a 32 caràcters, sense repetir. |
prefix | No | Prefix telefònic, només números (per exemple, 34). |
phone_number | No | Número de telèfon. |
center | No | Número del centre, de la llista que mostra la finestra. |
agreement | No | Número del conveni, de la llista que mostra la finestra. |
saltoks_code | No | Identificador de la persona a Salto KS. Fins a 36 caràcters, sense repetir. |
distance_warning | No | 1 activa Ignora incidents; 0 o buit el deixa desactivat. |
tablet_pin | No | PIN de 4 xifres per a la tauleta. Si inclous la columna, omple-la a totes les files. |
lang | No | Codi d'idioma: es-ES, en-GB, de-DE, eu-ES, da-DK o ca-ES. Si inclous la columna, omple-la a totes les files. Sense la columna, s'utilitza el teu idioma. |
No hi afegeixis altres columnes: el fitxer es rebutjaria amb «Nom de columna desconegut». Els treballadors importats reben el teu mateix fus horari, es creen sense horari ni departament i amb totes les plataformes de fitxatge permeses. Assigna'ls l'horari i el departament després.
Si el fitxer té algun error, no es crea cap treballador. La finestra et diu el problema i on és, amb el format «Fila N; Columna: …; Valor: …». Corregeix aquesta fila i torna a pujar el fitxer. Els errors possibles són:
- El valor ja existeix en el sistema. El correu electrònic, el codi o l'identificador de Salto KS ja existeixen a Inallow. A la càrrega massiva el codi no pot coincidir amb el de cap altre usuari d'Inallow, encara que sigui d'una altra empresa. Si et passa amb codis senzills (1, 2, 3…), puja el fitxer sense la columna
aliasi afegeix el Codi després a cada fitxa. - Valor duplicat al fitxer CSV. El mateix valor apareix en dues files.
- Un dels camps obligatoris del document està buit.
- Una de les columnes obligatòries no es troba al document. Falten
name,surname,email,passwordoranka la capçalera. - Format invàlid; si us plau, comproveu els requisits de cada camp. Per exemple, un correu electrònic mal escrit, un PIN que no té 4 xifres o un número de centre que no existeix.
- Error en codificar el fitxer CSV; caràcters invàlids o codificació de fitxer incorrecta: desa el fitxer com a CSV UTF-8 i torna-ho a provar.
Què passa després
- El treballador apareix a Treballadors, al panell i a Inallow Admin, amb el rang Treballador (o amb el que vas indicar a la columna
rank, si el vas donar d'alta amb un fitxer CSV). - Pot entrar a l'app i fitxar tan bon punt li donis les dades d'accés.
- Compta com una llicència de la teva empresa mentre estigui actiu o suspès. Consulta Donar de baixa un treballador.