Registrar una visita
Convida un visitant, registra'n l'arribada amb el seu número d'identificació o el seu codi QR i registra'n la sortida.
- A Visites
Fes servir aquesta guia cada vegada que algú de fora ve a les teves instal·lacions: des de la invitació prèvia (opcional) fins que se'n va.
Abans de començar
- Per convidar un visitant necessites l'opció S'hauria de permetre a aquest empleat crear visitants? (per fer servir l'aplicació d'invitacions) o accés al panell de Visits.
- Per registrar entrades i sortides des del panell necessites un usuari amb permís per gestionar Visits. Consulta Inallow Visits.
- El treballador a qui ve a veure el visitant ha d'estar marcat com a amfitrió. Consulta Amfitrions.
- Si la recepció fa servir la tauleta, l'app Inallow Visits ha d'estar instal·lada i configurada.
Passos
Convida el visitant (opcional)
Si saps que algú vindrà, dona'l d'alta abans i envia-li el seu codi d'accés per correu electrònic. Així, quan arribi només s'haurà d'identificar.
- Entra a invitations.visits.inallow.io.
- Escriu el seu número a Introdueix el teu número d'identificació i prem Continuar.
- Si és nou, omple Nom, Cognoms, Organització (opcional), Correu electrònic, Prefix i Número de telèfon, i prem Crea.
- Tria la Llengua de l'enviament i prem Envia.
- A Visitants, prem + («Crea visitant»), omple'n les dades (inclòs el Correu electrònic) i prem Crea.
- A la seva fila, prem Envia el codi d'accés (codi QR).
- Tria la Llengua i prem Envia.
El visitant rep un correu «Permetre visites | Codi d'accés» amb el seu codi QR.
Registra'n l'arribada
El visitant ho fa tot sol a l'app Inallow Visits: s'identifica amb el seu número d'identificació o amb el seu codi QR (si és la primera visita, es dona d'alta), signa les normes de seguretat si n'hi ha, tria el seu amfitrió i registra l'entrada.
Si ha triat amfitrió, Inallow truca a l'amfitrió per avisar-lo.
- A Registreu-vos (el registre), escriu el seu número al camp Número d'identificació (a dalt a la dreta) i prem Intro.
- Revisa'n les dades: si ha signat les Pautes de seguretat i quan va ser la seva Darrera visita.
- Tria l'Amfitrió, afegeix-hi Comentaris si vols i prem Inicia la sessió (registrar l'entrada).
Si el número no és de ningú, primer dona d'alta el visitant. També pots fer servir el botó Inicia la sessió, pestanya Visita.
Registra'n la sortida
En marxar, el visitant es torna a identificar a la tauleta i registra la sortida.
- Una persona: busca el seu número a Número d'identificació i prem Marca (registrar la sortida).
- Diverses alhora: prem Rècord de sortides, marca la casella Sortir de cada persona (o Selecciona-ho tot) i prem Sol·licitar (aplicar).
Què passa després
- L'entrada i la sortida apareixen a Registre, pestanya Visites, amb l'amfitrió, l'organització del visitant i l'hora. Prem la fila per veure'n el detall i, si va signar a la tauleta, la signatura de les normes de seguretat.
- La Darrera visita del visitant s'actualitza a Visitants.
- Si el visitant es va registrar a la tauleta amb amfitrió, l'amfitrió rep una trucada i el visitant, un SMS amb la resposta. Des del panell no s'envien avisos. Consulta Com s'avisa l'amfitrió.
- Per tenir l'històric en Excel, descarrega l'informe Registreu-vos (registre) a Informes.
Per a un treballador d'una empresa externa el procés és el mateix, amb la pestanya Servei o Serveis. Ha d'estar donat d'alta a Empreses; si li falta documentació obligatòria, el panell t'avisa en registrar-ne l'entrada.