Godkend eller afvis ferie
Gennemgå dit teams anmodninger om ferie og fravær, og godkend eller afvis dem i panelet eller i appen.
- For Administratorer · Supervisorer
- I Panel · Stemplingsapp
Når en medarbejder anmoder om ferie eller andet fravær i appen, står anmodningen som ventende, indtil en administrator eller medarbejderens supervisor godkender eller afviser den. Denne vejledning forklarer, hvordan du besvarer den.
Før du starter
- Du skal være administrator med rettighed til at håndtere fravær eller supervisor for medarbejderens afdeling. Se Roller og rettigheder.
- En supervisor kan ikke besvare sine egne anmodninger: det skal en anden supervisor for afdelingen eller en administrator gøre.
- For at vide, hvor mange feriedage medarbejderen har tilbage, bør medarbejderen have en overenskomst tilknyttet på sit kort under Medarbejdere.
Trin
Åbn de ventende anmodninger
Gå ind i panelet, og klik på Fravær i sidemenuen. Åbn fanen Ventende.
Som standard ser du kun fravær i de næste 20 dage (og de foregående 7 dage). Hvis en medarbejder har anmodet om ferie om flere måneder, skal du udvide datointervallet øverst. Du finder også alle ventende anmodninger fra i dag og et år frem på kortet Afventer anmodninger under Begynde.
Gennemgå anmodningen
Hvert kort viser medarbejderen, fraværstypen, den beskrivelse, medarbejderen eventuelt har skrevet, Anmodede dage: og datoerne (Fra … til …). Sammenhængende dage af samme type vises samlet på ét kort.
Før du beslutter dig, kan du kontrollere:
- Hvem der ellers er væk de dage: under fanen Hold ser du hele teamets månedsoversigt med godkendt og ventende fravær.
- Hvor mange dage medarbejderen har tilbage: i Kalender vælger du medarbejderen og ser på Brugte dage, Ledige dage og Antal dage.
Godkend eller afvis
Klik på Modtage eller Afvise på kortet, og bekræft med Ja. Svaret gælder for alle dagene på kortet.
Hvis du kun vil godkende nogle af dagene, skal du gå til medarbejderens Kalender, klikke på hver dag, klikke på fraværet og vælge Modtage eller Afvise dag for dag.
Hvis du er supervisor for en afdeling, har du sektionen Hold i stemplingsappen i stedet for Mit Clock-in.
Åbn Hold
Tryk på Hold i appens menu, og åbn fanen for fravær. Fanen viser en markering, når der er ventende anmodninger.
Find anmodningen
Under Ventende ser du dit teams anmodninger. Hvis du kun vil se én persons anmodninger, skal du trykke på Vælg medarbejder; så ser du også vedkommendes feriedage: Brugt, Tilgængelige og Total.
Godkend eller afvis
Tryk på Godkend eller Afvise ved anmodningen, og bekræft i beskeden »Ønsker du at acceptere fravær?« eller »Ønsker du sletning af fravær?«.
Hvad sker der bagefter
- Fraværet flyttes til Accepteret eller Afvist, og dit navn vises på kortet som Ansvarlig.
- Godkendt fravær vises i Kalender og i oversigten Hold. Hvis fraværstypen er markeret som Ferier, trækkes dagene fra medarbejderens Ledige dage.
- Hvis du svarer i panelet som administrator, får medarbejderen en notifikation i appen (»Fraværsanmodning accepteret!« eller »Anmodning om fravær afvist«), én for hver dag. Hvis du svarer som supervisor, får medarbejderen ingen notifikation, men ser den nye status i appen.
- Så længe der er ventende fravær, får de administratorer og supervisorer, der har slået det til, på de valgte ugedage en e-mail »Fravær afventer godkendelse« med antallet af anmodninger, der mangler svar. Det slås til for hver person i Inallow Admin: se E-mailbeskeder om ventende anmodninger.