Inallow Visits
Behalten Sie im Blick, wer Ihre Räumlichkeiten betritt und verlässt, sowohl Besucher als auch Mitarbeiter von Fremdfirmen.
Inallow Visits erfasst das Kommen und Gehen von Personen, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören: Besucher (Kunden, Lieferanten, Bewerber …) und die Mitarbeiter der Fremdfirmen, die in Ihren Räumlichkeiten arbeiten (Reinigung, Wartung, Auftragnehmer). Sie wissen jederzeit, wer im Gebäude ist, wen die Person besucht, ob sie die Sicherheitsregeln unterschrieben hat und ob ihre Dokumentation aktuell ist.
Die Anwendungen von Visits
| Anwendung | Für wen | Wofür |
|---|---|---|
| Visits-Panel | Empfang, Sicherheitsdienst und Administratoren | Kommen und Gehen erfassen, Besucher und Fremdfirmen anlegen, die Dokumentation kontrollieren, Berichte herunterladen und Visits konfigurieren. Erreichbar unter visits.inallow.io. |
| App Inallow Visits | Besucher und Mitarbeiter von Fremdfirmen | Tablet am Empfang, an dem sich jede Person bei Ankunft und beim Gehen selbst erfasst. |
| Einladungen | Mitarbeiter, die einen Besuch erwarten | Einen Besucher anlegen und ihm per E-Mail seinen Zugangscode senden. Erreichbar unter invitations.visits.inallow.io. |
Grundbegriffe
- Besucher: eine Person von außerhalb, die für einen einzelnen Besuch kommt. Sie identifiziert sich mit ihrer Identifikationsnummer (DNI, NIE, Reisepass …), die unter den Besuchern Ihres Unternehmens nur einmal vorkommen darf.
- Fremdfirma: ein Unternehmen, das in Ihren Räumlichkeiten Dienstleistungen erbringt. Im Panel erscheint es im Menü Unternehmen.
- Dienst: So nennt das Panel die Mitarbeiter einer Fremdfirma (zum Beispiel in den Reitern Dienste der Erfassung). Für jeden kontrollieren Sie, welche Dokumente er eingereicht hat.
- Gastgeber: ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens, den ein Besucher besuchen möchte (im Panel Besuchte Person). Gastgeber können nur Mitarbeiter sein, die Besuch empfangen dürfen. Siehe Gastgeber.
- Erfassung: jedes Kommen oder Gehen einer Person mit Datum und Uhrzeit. Siehe Erfassung von Ein- und Ausgängen.
- Zugangscode: ein persönlicher QR-Code, den ein Besucher oder ein Mitarbeiter einer Fremdfirma per E-Mail erhält, um sich am Empfang zu identifizieren. Siehe Einladungen und Zugangscodes.
Im Visits-Panel anmelden
Öffnen Sie das Panel
Öffnen Sie visits.inallow.io im Browser des Computers.
Melden Sie sich an
Geben Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort (das Inallow-Passwort) ein und klicken Sie auf ANMELDEN.
Wenn Sie bereits in einer anderen Inallow-Anwendung angemeldet sind, müssen Sie das Passwort nicht erneut eingeben: Öffnen Sie das App-Menü in der oberen Leiste und klicken Sie unter MANAGEMENT auf Visits. Sie können sich auch über das Portal inallow.io anmelden.
Beginnen Sie mit der Arbeit
Das Panel öffnet sich unter Erfassung, dem Bildschirm für Kommen und Gehen.
Zeigt das Panel „Falsches Login oder Passwort“, prüfen Sie Ihre Angaben. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, siehe Zugang zu Inallow.
Das Menü des Panels
| Menüpunkt | Was Sie finden |
|---|---|
| Erfassung | Kommen und Gehen von Diensten und Besuchen. Hier erfassen Sie Ankunft und Weggang von Hand. Siehe Erfassung. |
| Besucher | Die Liste der angelegten Besucher. Siehe Besucher. |
| Unternehmen | Die Fremdfirmen, ihre Mitarbeiter und die Dokumentation, die Sie von ihnen verlangen. Siehe Fremdfirmen und Dokumentation. |
| Dossiers | Excel-Downloads der Erfassung, der Besucher und der Unternehmen. Siehe Visits-Berichte. |
| Konfiguration | Sicherheitsregeln, Datenschutzerklärung und Vorwahlen. |
In der oberen Leiste finden Sie außerdem:
- App-Menü: wechselt zu den anderen Inallow-Anwendungen, auf die Sie Zugriff haben (zum Beispiel das Verwaltungspanel von Clocks oder die Einladungs-App).
- Sprache: Klicken Sie auf die Flagge, um die Sprache des Panels zu ändern. Sie können Spanisch, Englisch, Deutsch, Baskisch, Dänisch oder Katalanisch wählen.
- Ihr Benutzer: zeigt den Namen Ihres Unternehmens und Ihren eigenen. Hier melden Sie sich mit Verlassen ab.
Visits einrichten
Bevor Sie den Empfang öffnen, prüfen Sie diese Schritte:
- Sicherheitsregeln und Datenschutzerklärung: Laden Sie die Dokumente hoch, die die eintretenden Personen sehen und unterschreiben müssen. Siehe Sicherheitsregeln und Datenschutzerklärung.
- Vorwahlen: Wählen Sie die Ländervorwahlen, die Besucher bei der Registrierung am Tablet verwenden können. Siehe Vorwahlen.
- Gastgeber: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter Besuch empfangen und wer Besucher einladen darf. Siehe Gastgeber.
- Fremdfirmen: Legen Sie die Firmen an, die mit Ihnen arbeiten, die Dokumente, die Sie von ihnen verlangen, und ihre Mitarbeiter. Siehe Fremdfirmen.
- Tablet am Empfang: Installieren Sie die App Inallow Visits. Siehe App Inallow Visits.