Documentación de empresas externas
Define qué documentos exiges a cada empresa externa, marca los que entrega cada empleado y controla las fechas de caducidad.
Para cada empresa externa puedes definir una lista de documentos que deben entregar sus empleados antes de trabajar en tus instalaciones: certificados de formación, reconocimientos médicos, altas en la Seguridad Social, seguros… Inallow te dice en todo momento quién lo tiene todo al día y a quién le falta algo.
Tipos de documento: obligatorios y complementarios
Cada documento de la lista es de uno de estos dos tipos:
- Requerido (obligatorio): el empleado debe tenerlo entregado y vigente. Si le falta, el panel avisa al registrar su entrada.
- Complementario (recomendado): conviene tenerlo, pero no es imprescindible.
Definir los documentos de una empresa
- En Empresas, pulsa Ver (ojo) en la fila de la empresa y abre la pestaña Documentos.
- Pulsa Nuevo documento.
- En la ventana Crear documento, escribe el nombre en Documento (por ejemplo, «Curso de prevención de riesgos laborales»).
- En Requerido, deja la casilla marcada si el documento es obligatorio o desmárcala si es complementario. Al pasar el ratón por encima verás «Requerido» o «Complementario». Por defecto es obligatorio.
- Pulsa Crear. Verás el aviso «Documento creado».
La lista muestra cada Documento y si es Requerido (Si o No). Puedes buscar con Buscar documento y filtrar con los iconos de Filtrar: para ver solo los obligatorios o solo los complementarios.
Para cambiar un documento, pulsa Modificar (lápiz), cambia el nombre o el tipo en Actualizar documento y pulsa Modificar.
Marcar los documentos entregados
Cuando un empleado de la empresa externa te entrega un documento:
Abre su documentación
En la pestaña Empleados de la empresa, pulsa Gestionar documentación (ojo) en la fila del empleado.
Marca lo entregado
La ventana Gestionar documentación lista todos los documentos de la empresa con estas columnas:
- Documento: el nombre.
- Requerido: Si o No.
- Entregado: marca la casilla de los documentos que ha entregado. Desmárcala si un documento deja de ser válido.
- Fecha caducidad: si el documento caduca, elige la fecha. Déjala vacía si no caduca nunca.
Aplica los cambios
Pulsa Aplicar. Verás el aviso «Documentación procesada» y el estado del empleado se actualiza.
Estados de la documentación
Un documento cuenta como pendiente si no está marcado como entregado o si ya ha llegado su fecha de caducidad. Un documento que caduca hoy ya cuenta como pendiente. Un documento sin fecha de caducidad no caduca nunca.
Con eso, cada empleado tiene uno de estos estados:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Al día (documentación al día) | Tiene entregados y vigentes todos los documentos de su empresa, obligatorios y complementarios. |
| Faltan requeridos (falta documentación obligatoria) | Tiene pendiente un documento obligatorio. |
| Faltan recomendados (falta documentación complementaria) | Tiene pendiente un documento complementario. |
Dónde ves el estado
- En la lista de Empresas, columna Documentación, como resumen de cada empresa.
- En la pestaña Empleados de cada empresa, columna Estado.
- En la búsqueda por Nª Identificación de Registro, en el apartado Documentación.
- Al registrar una entrada desde el panel: si le falta un documento obligatorio, aparece el aviso «El empleado no tiene la documentación requerida al día». El aviso no impide registrar la entrada.
- En el informe de empresas, columna Documentación: ✓ si está todo al día y X si falta cualquier documento, aunque sea complementario.
Si la app Inallow Visits deniega el acceso a un empleado por documentación incorrecta, Inallow envía un aviso por SMS. Ver App Inallow Visits.