Empresas externas

En Empresas gestionas las empresas externas que prestan servicios en tus instalaciones (contratas de limpieza, mantenimiento, seguridad, obras…), sus empleados y los documentos que les exiges. En el resto del panel, a los empleados de estas empresas se les llama servicios.

Para abrirla, pulsa Empresas en el menú lateral del panel de Visits.

La lista de empresasCopiar enlace

Al final de cada fila están los botones Modificar (lápiz) y Ver (ojo), que abre la gestión de la empresa.

Para encontrar una empresa:

• Escribe parte del nombre en Buscar empresas.
• Usa los iconos de Filtrar: para ver solo las empresas a las que les falta documentación obligatoria, las que les falta documentación complementaria o las que la tienen al día. El primer icono quita los filtros.

Dar de alta una empresaCopiar enlace

1. Pulsa el botón + («Nueva empresa») junto al título Empresas.
2. En la ventana Crear empresa, escribe el Nombre (obligatorio, hasta 64 caracteres).
3. Pulsa Crear. Verás el aviso «Empresa creada».

No puede haber dos empresas con el mismo nombre: si ya existe, verás «Empresa ya existe».

Después, abre la empresa con Ver para añadir los documentos que le exiges y sus empleados.

Modificar o eliminar una empresaCopiar enlace

Pulsa Modificar (lápiz) en su fila. En la ventana Actualizar empresa puedes cambiar el nombre y pulsar Modificar, o pulsar Eliminar.

Gestionar una empresaCopiar enlace

Pulsa Ver (ojo) en la fila de la empresa. Se abre la pantalla Gestionar seguida del nombre de la empresa, con dos pestañas: Empleados y Documentos. Para volver a la lista, pulsa Volver a gestión de empresas.

Pestaña EmpleadosCopiar enlace

Muestra los empleados de la empresa:

Puedes buscar con Buscar empleados y filtrar por estado de la documentación con los iconos de Filtrar.

En cada fila tienes tres botones:

• Modificar (lápiz): cambia sus datos o lo elimina.
• Gestionar documentación (ojo): marca qué documentos ha entregado y cuándo caducan. Ver Documentación.
• Enviar código de acceso (código QR): le envía por email su código QR para identificarse en la tablet. Está desactivado si el empleado no tiene email («El empleado no tiene un email para poder enviar el código de acceso»).

Dar de alta un empleado de la empresaCopiar enlace

1. En la pestaña Empleados, pulsa Nuevo empleado.

2. Rellena la ventana Crear empleado de seguida del nombre de la empresa:

   Campo	Detalle
   Nº Identificación	Obligatorio. No puede repetirse entre los empleados de empresas externas de tu cuenta, aunque sean de empresas distintas.
   Nombre	Obligatorio.
   Apellido	Obligatorio.
   Email	Opcional, pero lo necesitas para enviarle el código de acceso.
   Prefijo y Teléfono	Obligatorios.

3. Pulsa Crear. Verás el aviso «Empleado creado».

Si el número ya existe, verás «Empleado duplicado: Ya existe un empleado con ese Nº de identificación».

Para modificar a un empleado, pulsa el lápiz, cambia los datos en Actualizar empleado de… y pulsa Modificar. Para borrarlo, pulsa Eliminar en esa misma ventana: se elimina al momento, junto con sus documentos entregados.

Enviar el código de acceso a un empleadoCopiar enlace

1. Pulsa Enviar código de acceso (código QR) en su fila.
2. Si lo necesitas, descarga el código QR con el botón de descarga.
3. Elige el Idioma del email (English, Castellano, Deutsch, Euskara o Dansk) y pulsa Enviar.

El empleado recibe un email «Inallow Visits | Código de acceso» con su código QR y su número de identificación. Ver Invitaciones y códigos de acceso.

Pestaña DocumentosCopiar enlace

Aquí defines qué documentos exiges a los empleados de esta empresa (por ejemplo, «Formación en prevención de riesgos» o «Alta en la Seguridad Social») y si son obligatorios o complementarios. Cada empresa tiene su propia lista. Todo el detalle está en Documentación.

Siguientes pasosCopiar enlace