Registro de entradas y salidas
Consulta quién ha entrado y salido de tus instalaciones y registra a mano llegadas y salidas de visitantes y servicios.
La pantalla Registro reúne todas las entradas y salidas de personas ajenas a tu empresa, tanto las que hacen ellas mismas en la app Inallow Visits como las que registra la recepción desde el panel. Es la pantalla que se abre al entrar en el panel de Visits.
Para abrirla, pulsa Registro en el menú lateral del panel de Visits.
Las pestañas Servicios y Visitas
Los registros se separan en dos pestañas:
- Servicios: entradas y salidas de los empleados de las empresas externas.
- Visitas: entradas y salidas de los visitantes.
| Pestaña | Columnas |
|---|---|
| Servicios | Empleado (número de identificación, apellido y nombre), Empresa, Tipo (Entrada o Salida) y Registro (fecha y hora). |
| Visitas | Visitante (número de identificación, apellido y nombre), Anfitrión, Organización (la empresa del visitante), Tipo y Registro. |
Pulsa el título de una columna para ordenar la tabla. Se muestran 8 registros por página; el total aparece al pie, junto a Registros.
Filtrar los registros
- Fechas: el selector de fechas de la derecha marca el periodo que se muestra. Al entrar, el panel enseña los últimos 7 días. Elige otra fecha de inicio y de fin para cambiarlo.
- Buscar persona...: escribe parte del número de identificación, del nombre o de los apellidos. En Servicios también puedes buscar por el nombre de la empresa.
Ver el detalle de un registro
Pulsa una fila para abrir la ventana Detalles, solo de consulta:
- En un servicio: Empresa, Empleado, Observaciones y Fecha.
- En una visita: Visitante, Anfitrión, Organización, Observaciones y Fecha.
Si la persona firmó las normas de seguridad al registrarse en la tablet, el detalle muestra también Normas de seguridad firmadas, con el nombre de la versión firmada y la imagen de la firma. Justo después de registrarse puede aparecer el aviso «Se está procesando la firma para su visualización...»; la imagen aparece en cuanto Inallow termina de procesarla.
Desde el panel no se pueden modificar ni borrar los registros.
Registrar una entrada
Usa Registrar entrada cuando una persona llega y no se registra ella misma en la tablet.
Abre la ventana
Pulsa Registrar entrada. La ventana se abre en la pestaña Servicio o Visita según la pestaña que tuvieras abierta en la pantalla.
Elige a la persona
- En Servicio: si quieres, elige primero la Empresa para acotar la búsqueda. Después elige el Empleado (obligatorio).
- En Visita: elige el Visitante (obligatorio) y, si viene a ver a alguien, el Anfitrión.
En los buscadores escribe al menos 3 caracteres. Solo aparecen las personas que ahora mismo están fuera: quien ya tiene una entrada sin salida no sale en la lista.
Añade observaciones
Si quieres, escribe una nota en Observaciones (por ejemplo, el motivo de la visita). La Fecha es la hora actual y no se puede cambiar.
Guarda
Pulsa Crear. Verás el aviso «Entrada registrada».
Si pulsas Crear sin haber elegido a nadie, el panel avisa con «Falta indicar el usuario».
Registrar una visita desde el panel no avisa al anfitrión. La llamada y los SMS al anfitrión solo se hacen cuando el visitante se registra en la app Inallow Visits. Ver Anfitriones.
Registrar salidas
Registrar salidas sirve para dar salida de una vez a varias personas, por ejemplo al cerrar la recepción.
- Pulsa Registrar salidas. La ventana muestra a todas las personas que están dentro ahora mismo, visitantes y servicios juntos, con su Nombre, el Anfitrión (en un visitante) o la empresa (en un servicio), el Tipo (Visitante o Empleado) y la hora de Entrada.
- Marca la casilla de la columna Salir de cada persona que se va. Con Seleccionar todos y Deseleccionar todos marcas o desmarcas la lista entera.
- Pulsa Aplicar.
Todas las salidas marcadas se registran con la hora actual. En un visitante, la salida conserva el anfitrión y las observaciones de su entrada. Si no hay nadie dentro, la ventana indica «En estos momentos no hay personas ajenas a la empresa».
Registrar por número de identificación
Es la forma más rápida de registrar a alguien que tienes delante: con su número de identificación, el panel detecta si está dentro o fuera y te ofrece la acción que toca.
Busca a la persona
Escribe el número en el campo Nª Identificación, arriba a la derecha, y pulsa Intro o el botón de al lado («Registrar salida/entrada vía Nª Identificación»).
Elige el tipo, si hace falta
Si ese número pertenece a la vez a un visitante y a un empleado de una empresa externa, elige Visitante o Servicio. Si no pertenece a nadie, verás «El número de identificación facilitado no pertenece a ningún visitante ni a ningún servicio»: da de alta al visitante o al empleado de la empresa externa antes de registrarlo.
Revisa sus datos
La ventana muestra el nombre de la persona y:
- Nº Identificación.
- Empresa (en un servicio) u Organización (en un visitante; «Sin organización» si no la tiene).
- Normas de seguridad: Firmado o Sin firmar. Indica si ha firmado la versión vigente de las normas de seguridad. Si no hay ninguna norma vigente, todos cuentan como firmados.
- Documentación (solo servicios): Al día, Faltan recomendados o Faltan requeridos. Ver Documentación.
- Última visita: fecha y hora de su último registro, o Nunca.
Registra la entrada o la salida
- Si la persona está dentro, pulsa Registrar salida.
- Si está fuera, aparece un formulario con la Fecha (la hora actual), Observaciones y, en un visitante, el Anfitrión. Rellénalo y pulsa Registrar entrada.