Visitantes
Da de alta, modifica y elimina visitantes, y envíales por email su código de acceso.
En Visitantes está la lista de todas las personas que han visitado o van a visitar tus instalaciones. Un visitante se da de alta una sola vez: en sus siguientes visitas basta con registrar su entrada.
Para abrirla, pulsa Visitantes en el menú lateral del panel de Visits.
Los visitantes se pueden dar de alta de tres formas:
- Desde esta pantalla, en el panel.
- Desde la aplicación de invitaciones, que usan los empleados que esperan una visita.
- El propio visitante, desde la app Inallow Visits de la recepción.
La lista de visitantes
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Organización | La empresa u organización de la que viene el visitante. |
| Nombre | Apellido y nombre. |
| Última visita | Fecha y hora de su último registro de entrada o salida. Vacía si aún no ha venido. |
Al final de cada fila están los botones Modificar (lápiz) y Enviar código de acceso (código QR).
Para encontrar a alguien, escribe en Buscar visitante parte de su número de identificación, de su nombre o de sus apellidos.
Dar de alta un visitante
-
Pulsa el botón + («Crear visitante») junto al título Visitantes.
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Rellena los datos de la ventana Crear visitante:
Campo Detalle Nº Identificación Obligatorio. DNI, NIE, pasaporte u otro documento. No puede coincidir con el de otro visitante de tu empresa. Nombre Obligatorio. Hasta 32 caracteres. Apellido Obligatorio. Hasta 64 caracteres. Organización Opcional. La empresa de la que viene. Email Opcional, pero sin email no podrás enviarle su código de acceso. Prefijo y Teléfono Obligatorios. Elige el país en Prefijo y escribe el número sin el prefijo. -
Pulsa Crear. Verás el aviso «Visitante creado».
Si el número de identificación ya existe, el panel muestra «Ya existe un visitante con ese Nº de identificación». Busca a ese visitante en la lista en lugar de crearlo de nuevo. Si el email no es válido, verás «Email incorrecto».
Modificar un visitante
Pulsa Modificar (lápiz) en su fila, cambia los datos en la ventana Modificar visitante y pulsa Modificar. Verás el aviso «Visitante actualizado».
Eliminar un visitante
Abre el visitante con Modificar y pulsa Eliminar.
Enviar el código de acceso
El código de acceso es un código QR personal con el que el visitante se identifica en la app Inallow Visits de la recepción.
- Pulsa Enviar código de acceso (código QR) en la fila del visitante. El botón está desactivado si el visitante no tiene email («El visitante no tiene un email para poder enviar el código de acceso»).
- La ventana Enviar código de acceso muestra el código QR. Con el botón de descarga lo guardas como imagen, por si prefieres imprimirlo o enviarlo por otro medio.
- Elige el Idioma del email: English, Castellano, Deutsch, Euskara o Dansk.
- Pulsa Enviar. Verás el aviso «Código enviado».
El visitante recibe un email con el asunto «Inallow Visits | Código de acceso» (en el idioma elegido). Incluye el logotipo de tu empresa (o el de Inallow Visits, si tu empresa no tiene logotipo), su código QR, su nombre completo y, como Clave de acceso, su número de identificación.
Más detalles en Invitaciones y códigos de acceso.
Quién puede hacer cada cosa
Ver la lista, crear, modificar, eliminar y enviar códigos son permisos distintos. Si no ves el botón +, el lápiz o el código QR, tu usuario no tiene ese permiso. Los administradores de Visits los tienen todos. Ver Roles y permisos.