Anfitriones
Elige qué empleados pueden recibir visitas y quiénes pueden invitar a visitantes, y cómo se avisa al anfitrión cuando llega su visita.
El anfitrión es el empleado de tu empresa al que viene a ver un visitante. Al registrar una visita, en el panel o en la tablet de la recepción, se elige el anfitrión de una lista. Esta página explica quién aparece en esa lista, quién puede invitar a visitantes y cómo se avisa al anfitrión de que su visita ha llegado.
Qué empleados pueden ser anfitriones
En la lista de anfitriones solo aparecen los empleados activos de tu empresa que tienen activada la opción ¿Deseas que este empleado reciba visitas? Un empleado sin esta opción no puede recibir visitas: no sale ni en el panel de Visits ni en la tablet.
Además, para que Inallow pueda avisarle por teléfono, el anfitrión necesita tener su Prefijo y su Número de teléfono en su ficha de empleado. Ver Empleados.
Activar las opciones de Visits de un empleado
Las dos opciones de Visits de cada empleado están en Inallow Admin. Solo puede entrar el Administrador General.
Abre Inallow Admin
Desde cualquier aplicación de Inallow, abre el menú de aplicaciones de la barra superior y, en GESTIÓN, pulsa Admin. También puedes entrar desde el portal inallow.io.
Busca al empleado
Pulsa Usuarios. En la lista de empleados, haz clic en la fila del empleado.
Abre la pestaña Visits
En la ficha del empleado, abre la pestaña Visits y marca las opciones que necesites:
- ¿Deseas que este empleado reciba visitas?: lo convierte en anfitrión.
- ¿Permitir que este empleado pueda crear visitantes?: le da acceso a la aplicación de invitaciones.
Guarda
Pulsa Guardar.
Permitir que un empleado invite a visitantes
Con la opción ¿Permitir que este empleado pueda crear visitantes?, el empleado puede entrar en la aplicación de invitaciones, dar de alta a sus visitantes y enviarles el código de acceso. No necesita acceso al panel de Visits.
Esta opción es independiente de la anterior: un empleado puede invitar a visitantes sin ser anfitrión, y al revés. Lo habitual es activar las dos a quien recibe visitas con frecuencia.
Cómo se avisa al anfitrión
Cuando un visitante se registra en la app Inallow Visits y elige a su anfitrión, Inallow llama por teléfono al anfitrión con un mensaje automático:
«Le está esperando [nombre del visitante]. Si quiere que acuda a su puesto de trabajo pulse uno. Si quiere que le espere en recepción pulse dos. Si no puede atenderle pulse tres.»
El anfitrión responde con el teclado del teléfono y el visitante recibe un SMS con la respuesta:
| El anfitrión pulsa | Qué oye el anfitrión | SMS que recibe el visitante |
|---|---|---|
| 1 | Visita aceptada; se avisa al visitante para que acuda a su puesto de trabajo. | «Se ha avisado a [anfitrión] y le espera en su puesto de trabajo.» |
| 2 | Visita aceptada; se avisa al visitante de que el anfitrión va a su encuentro. | «Se ha avisado a [anfitrión] y acudirá a su encuentro.» |
| 3 | Visita cancelada; se avisa al visitante de que no puede atenderle. | «[anfitrión] no puede atenderle en este momento.» |
Si pulsa otra tecla, oye «Combinación no válida» y se repiten las opciones. Si no pulsa nada, el mensaje se repite unas cuantas veces y después la llamada se cuelga.
Si el anfitrión no contesta la llamada:
- El visitante recibe el SMS «No hemos podido contactar con [anfitrión], le dejaremos aviso de su llegada.»
- El anfitrión recibe el SMS «Inallow Visits: Le está esperando [nombre del visitante], puede llamarle al teléfono: [teléfono del visitante]».
Idiomas de los avisos
- La llamada al anfitrión se hace en el idioma que tiene configurado en Inallow.
- Los SMS al visitante se envían en castellano si su teléfono tiene el prefijo +34 y en inglés en cualquier otro caso.