Invitaciones y códigos de acceso
Invita a un visitante desde la aplicación de invitaciones y envíale por email el código QR con el que se registrará en la recepción.
Para que un visitante llegue con todo preparado, puedes darlo de alta antes de su visita y enviarle por email un código de acceso: un código QR personal con el que se identifica en la tablet de la recepción.
Qué es el código de acceso
El código de acceso es un código QR que identifica a la persona por su número de identificación. Lo puede recibir:
- Un visitante, desde la aplicación de invitaciones o desde Visitantes en el panel.
- Un empleado de una empresa externa, desde Empresas en el panel.
El código se envía siempre por email, así que la persona necesita tener un email guardado. El mensaje llega con el asunto «Inallow Visits | Código de acceso» en el idioma que elijas y contiene:
- El logotipo de tu empresa (o el de Inallow Visits, si tu empresa no tiene logotipo).
- Un saludo con su nombre y el texto «Este es tu código para registrarte».
- El código QR.
- Su nombre completo y, como Clave de acceso, su número de identificación.
Al llegar, la persona usa ese código en la app Inallow Visits de la recepción.
La aplicación de invitaciones
La aplicación de invitaciones es una web sencilla, pensada para los empleados que esperan una visita: da de alta al visitante y le envía su código en tres pasos, sin entrar en el panel de Visits. Está en invitations.visits.inallow.io.
Entrar en la aplicación
Abre invitations.visits.inallow.io, escribe tu Email y tu Password de Inallow y pulsa ACCEDER. Si ya estás en otra aplicación de Inallow, abre el menú de aplicaciones de la barra superior y, en APP, pulsa Visits. Este acceso solo aparece si tienes permiso para invitar.
En la barra superior puedes cambiar el idioma con la bandera y cerrar la sesión desde tu nombre, con Logout.
Invitar a un visitante
Identifica al visitante
En Identificar al visitante, escribe su número de identificación en Introduzca el Nº de identificación y pulsa Continuar.
- Si el visitante ya está dado de alta en tu empresa, pasas directamente al paso de envío.
- Si no existe, pasas a Crear nuevo visitante.
Crea el visitante (solo si es nuevo)
Rellena Nombre, Apellidos, Organización (opcional), Email, Prefijo y Número de teléfono, y pulsa Crear. Todos los campos menos Organización son obligatorios; aquí el email es imprescindible porque es donde llegará la invitación.
Si te has equivocado de persona, pulsa Cancelar para volver al primer paso.
Envía el código de acceso
En Enviar código de acceso verás el código QR del visitante. Si quieres, descárgalo con el botón de descarga.
Elige el Idioma del envío (por defecto, el idioma en el que estás usando la aplicación) y pulsa Enviar.
Verás el aviso «Invitación enviada: Se ha enviado un email a … con la invitación» y la aplicación vuelve al primer paso, lista para la siguiente invitación. También puedes empezar de nuevo en cualquier momento del último paso con Nuevo visitante.
El visitante queda dado de alta en Visitantes, igual que si lo hubieras creado desde el panel.
Idiomas del email
| Desde | Idiomas disponibles |
|---|---|
| Aplicación de invitaciones | English, Castellano, Deutsch, Euskara, Dansk y Català. |
| Panel de Visits (Visitantes y Empresas) | English, Castellano, Deutsch, Euskara y Dansk. |
Elige el idioma del visitante, no el tuyo: el email entero (asunto incluido) llega en ese idioma.