Crear un empleado
Da de alta a un empleado paso a paso, entiende cada campo de su ficha y dale acceso a la app, la web o la tablet. Incluye el alta masiva desde un archivo CSV.
- Para Administrador General
- En Inallow Admin · Panel
Usa esta guía cada vez que se incorpore alguien a la empresa, o cuando pongas en marcha Inallow y tengas que dar de alta a toda la plantilla.
Antes de empezar
- Necesitas el rango Administrador General. Un Administrador Clocks puede ver los empleados, pero no crearlos. Consulta Roles y permisos.
- Crea antes los centros, los horarios y los convenios que vayas a asignar. Si aún no existen, puedes crear el empleado igualmente y asignárselos más tarde.
- Ten a mano el email del empleado. Es su usuario para entrar en Inallow y no se puede cambiar después.
Crear el empleado en Inallow Admin
Abre Inallow Admin
En el panel de administración, pulsa el botón de aplicaciones de la barra superior (el de los nueve puntos) y, en GESTIÓN, pulsa Admin. Se abre con tu sesión iniciada. También puedes entrar directamente en admin.inallow.io.
Empieza un empleado nuevo
Pulsa Usuarios y después Crear (el botón con el signo más, arriba a la derecha). Se abre una ficha vacía con tres pestañas: General, Clocks y Visits.
Rellena la pestaña General
Escribe al menos el Nombre, los Apellidos, el Email y la Contraseña, y revisa el Idioma y la Zona horaria. Tienes la explicación de cada campo en Pestaña General.
Rellena la pestaña Clocks
Elige el Centro, el Convenio colectivo y el Horario del empleado. Revisa también el PIN si va a fichar en una tablet. Consulta Pestaña Clocks.
Rellena la pestaña Visits (si tienes Inallow Visits)
Indica si el empleado puede recibir visitas o crear visitantes. Consulta Pestaña Visits.
Crea el empleado
Pulsa Crear, en la columna de la izquierda, debajo de la foto. Verás «Empleado creado» y se abrirá la ficha del empleado ya guardado.
Revisa las plataformas y las IP
Ya en la ficha guardada, abre la pestaña Clocks y revisa las plataformas desde las que puede fichar y el Filtrado por IP. Si cambias algo, pulsa Guardar. Hazlo ahora y no al crear: en un empleado nuevo los botones de plataformas aparecen sin marcar aunque todas estén permitidas.
Dale acceso
Comunica al empleado su email y su contraseña. Inallow no le envía ningún correo de bienvenida. Consulta Cómo accede el empleado.
El empleado se crea siempre con el rango Empleado. Si va a administrar Inallow o a ser responsable de un equipo, sigue con Después de crearlo.
Campos de la ficha
Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios. Si falta alguno, al pulsar Crear verás «Formulario incompleto. Quedan campos sin rellenar» con el nombre del campo.
Pestaña General
| Campo | Obligatorio | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre de pila. Hasta 32 caracteres. |
| Apellidos | Sí | Hasta 64 caracteres. Las listas de empleados se ordenan por apellidos. |
| Código | No | Identificador interno del empleado (por ejemplo, su número de nómina). Aparece en negrita delante del nombre en las listas. No puede repetirse dentro de tu empresa. Hasta 32 caracteres. |
| Prefijo y Número de teléfono | No | El móvil del empleado. Rellénalos si quieres que pueda recuperar su contraseña por SMS. |
| Sí | Es el usuario con el que el empleado entra en la app, la web y el panel. No puede estar usado por otro usuario de Inallow, aunque sea de otra empresa. No se puede cambiar después de crear el empleado. | |
| Contraseña | Sí | La contraseña inicial. Solo aparece al crear. Usa al menos 6 caracteres, que es el mínimo que pide la app cuando el empleado la cambia. |
| Idioma | Sí | Idioma en el que el empleado ve la app y recibe los correos de Inallow: Castellano, Inglés, Alemán, Euskera, Danés o Catalán. Por defecto, el tuyo. |
| Zona horaria | Sí | La zona horaria en la que trabaja. Por defecto, la de la empresa. Cámbiala solo si el empleado trabaja en otro huso horario, por ejemplo en Canarias. |
Para poner una foto del empleado, pulsa el botón de la cámara sobre el avatar y arrastra la imagen a la ventana Nueva imagen de perfil. La ventana se cierra sola al terminar de subirla, y la foto se guarda cuando pulsas Crear o Guardar. Para quitarla, pulsa el botón con la cruz. La foto es opcional.
Pestaña Clocks
| Campo | Obligatorio | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Centro | No | El centro de trabajo del empleado. Si el centro tiene un área definida en el mapa, los fichajes que haga fuera de ella se marcan como incidencia. Consulta Centros. |
| Convenio colectivo | No | El convenio que se le aplica (horas anuales, vacaciones…). Consulta Convenios. |
| Ignorar incidencias | No | Si eliges Sí, no se crean incidencias cuando el empleado ficha fuera del área de su centro. Útil para comerciales o personal que trabaja en la calle. Solo se puede cambiar si el empleado tiene un Centro. Por defecto, No. |
| PIN | No | Código de 4 cifras con el que el empleado ficha en la tablet. Se genera uno al azar; puedes cambiarlo por otro. |
| Horario | No | Uno o varios horarios. Puedes asignar varios si cada uno se aplica en fechas distintas (por ejemplo, jornada de verano). Sus fechas no pueden solaparse. Consulta Asignar un horario. |
| Filtrado por IP | No | Direcciones IP desde las que el empleado puede fichar. Pulsa Agregar IP, escribe la dirección en Restricción por IP y, si quieres, una Descripción. Las IP que se aplican a toda la empresa aparecen con un candado y no se pueden quitar desde aquí. Si la tabla dice «No se está aplicando ninguna restricción de IPs», puede fichar desde cualquier red. Consulta Filtrado por IP. |
Debajo, en Selecciona las plataformas desde las que este empleado puede fichar, hay un botón por plataforma. Un botón marcado significa que se permiten los fichajes desde esa plataforma:
- API: fichajes que llegan desde otros programas conectados con Inallow. Consulta Integraciones.
- Aplicación móvil: la app de fichaje para Android e iOS.
- Panel: fichajes que un administrador registra en el panel en nombre del empleado.
- Salto KS: fichajes generados al abrir puertas con cerraduras Salto KS. Consulta Salto KS.
- Tablet: la tablet de fichaje compartida.
- Extensión de Chrome: la extensión de Inallow para el navegador Chrome.
- Aplicación web: webapp.clocks.inallow.io.
Por defecto se permiten todas. Pasa el ratón por encima de cada botón para ver su nombre.
Por último, dos opciones pensadas para administradores y supervisores:
- ¿Deseas que este empleado reciba notificaciones de las ausencias pendientes?
- ¿Deseas que este empleado reciba notificaciones de las solicitudes de horas pendientes?
Si marcas una, aparece Días de la semana para elegir qué días recibe el correo con las solicitudes pendientes de respuesta. A un empleado sin rango de administrador y que no supervisa ningún departamento no le llega nada aunque lo marques. Consulta Avisos por correo de solicitudes pendientes.
Pestaña Visits
Solo tiene efecto si tu empresa usa Inallow Visits.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| ¿Deseas que este empleado reciba visitas? | El empleado aparece como persona a la que se puede visitar en la tablet de Visits. |
| ¿Permitir que este empleado pueda crear visitantes? | El empleado puede invitar a visitantes. Le aparece Visits en el apartado APP del botón de aplicaciones. |
| Departamento | Texto libre con el departamento del empleado para Visits (por ejemplo, «Compras»). Hasta 32 caracteres. No tiene relación con los departamentos de control horario. |
Cómo accede el empleado
Inallow no envía ningún correo al crear un empleado. Entrégale tú su email y su contraseña inicial por el canal que uséis normalmente. Con esos datos puede:
Descarga la app de fichaje desde Google Play o App Store, escribe su Email y su Contraseña y pulsa INICIAR SESIÓN. Consulta la guía rápida para empleados.
Entra en webapp.clocks.inallow.io con su Email y su Contraseña. Funciona en el ordenador y en el móvil, sin instalar nada.
En la tablet de fichaje no hace falta contraseña: el empleado busca su nombre y escribe su PIN de 4 cifras. Aparece en la tablet si esta muestra a todos los empleados o si lo has añadido a sus miembros. Consulta Tablets.
Si tu empresa tiene cerraduras Salto KS, vincula al empleado con su persona de Salto en Salto KS › Personas. A partir de ahí, abrir las puertas configuradas registra sus fichajes. Consulta Salto KS.
Recomienda al empleado que cambie la contraseña inicial: en la app, en Perfil › Cambiar contraseña.
Si olvida la contraseña, puede recuperarla él mismo desde la pantalla de inicio de sesión con ¿Has olvidado tu contraseña?: recibe un código por email o, si su ficha tiene Prefijo y Número de teléfono, por SMS. Tú también puedes ponerle una contraseña nueva desde su ficha con Cambiar contraseña. En ese caso Inallow no le avisa: comunícasela tú.
Un empleado con rango Empleado no puede entrar en el panel de administración, salvo que sea supervisor de algún departamento.
Después de crearlo
- Asígnale un departamento: en el panel, ve a Configuración › Departamentos › Gestionar miembros y márcalo como Miembro. Si va a ser responsable del equipo, márcalo también como Supervisor. Consulta Supervisores de departamento.
- Cámbiale el rango si va a administrar: en Inallow Admin › Permisos, marca Clocks, Visits o Admin. Consulta Cambiar el rango de un usuario.
- Añádelo a una tablet, si las tablets de tu empresa solo muestran a algunos empleados: en el panel, Tablets › Gestionar miembros.
Crear el empleado desde el panel de administración
La sección Empleados del panel también permite crear empleados, con menos opciones: no tiene las plataformas de fichaje, el filtrado por IP, los avisos de solicitudes pendientes ni las opciones de Visits. Un aviso en esa sección recuerda que esta gestión se trasladará a Inallow Admin.
Abre Empleados
En el menú lateral del panel, pulsa Empleados y después Crear (el botón con el signo más).
Rellena la ficha
Se abre Nuevo empleado con los campos Nombre, Apellidos, Código, Prefijo, Número de teléfono, Email, Centro, Convenio colectivo, Zona horaria, Ignorar incidencias, PIN, Horario, Idioma, Contraseña e Imagen de perfil. Funcionan igual que en Inallow Admin. Junto a Contraseña, el botón Generar crea una contraseña al azar; cópiala antes de guardar para dársela al empleado.
Guarda
Pulsa Crear. Verás «Empleado creado» y el empleado aparecerá en la lista.
Dar de alta a muchos empleados con un archivo CSV
Si tienes que crear muchos empleados a la vez, súbelos con un archivo CSV desde Inallow Admin. Solo lo puede hacer el Administrador General.
Abre la carga masiva
En Inallow Admin, pulsa Usuarios y después Crear desde CSV (el botón con el icono de hoja de cálculo). Se abre Inserción masiva de usuarios.
Descarga el ejemplo
Pulsa Descargar fichero de ejemplo. La ventana lista los campos obligatorios y los opcionales, y los números de los rangos, centros, convenios e idiomas que puedes usar.
Prepara tu archivo
Crea una fila por empleado bajo una primera fila de cabecera con los nombres de columna exactos de la tabla siguiente. Separa las columnas con punto y coma, coma o tabulador. Guarda el archivo como CSV UTF-8.
Súbelo
Pulsa Seleccionar archivo csv, elige el archivo (verás «Archivo cargado con éxito») y pulsa Crear. Si todo es correcto, verás «Empleados creados».
Columnas que acepta el archivo:
| Columna | Obligatoria | Qué poner |
|---|---|---|
name | Sí | Nombre. Hasta 32 caracteres. |
surname | Sí | Apellidos. Hasta 64 caracteres. |
email | Sí | Email válido, hasta 128 caracteres. No puede estar ya en Inallow ni repetido en el archivo. |
rank | Sí | Número del rango: 3 Empleado, 7 Administrador Clocks, 8 Administrador Visits, 9 Administrador Clocks + Visits, 2 Administrador General. |
password | Sí | Contraseña inicial. |
alias | No | El Código del empleado. Hasta 32 caracteres, sin repetir. |
prefix | No | Prefijo telefónico, solo números (por ejemplo, 34). |
phone_number | No | Número de teléfono. |
center | No | Número del centro, de la lista que muestra la ventana. |
agreement | No | Número del convenio, de la lista que muestra la ventana. |
saltoks_code | No | Identificador de la persona en Salto KS. Hasta 36 caracteres, sin repetir. |
distance_warning | No | 1 activa Ignorar incidencias; 0 o vacío la deja desactivada. |
tablet_pin | No | PIN de 4 cifras para la tablet. Si incluyes la columna, rellénala en todas las filas. |
lang | No | Código de idioma: es-ES, en-GB, de-DE, eu-ES, da-DK o ca-ES. Si incluyes la columna, rellénala en todas las filas. Sin la columna, se usa tu idioma. |
No añadas otras columnas: el archivo se rechazaría con «Nombre de columna desconocido». Los empleados importados reciben tu misma zona horaria, se crean sin horario ni departamento y con todas las plataformas de fichaje permitidas. Asígnales el horario y el departamento después.
Si el archivo tiene algún error, no se crea ningún empleado. La ventana te dice el problema y dónde está, con el formato «Fila N; Columna: …; Valor: …». Corrige esa fila y vuelve a subir el archivo. Los errores posibles son:
- Valor duplicado en el sistema. El email, el código o el identificador de Salto KS ya existen en Inallow. En la carga masiva el código no puede coincidir con el de ningún otro usuario de Inallow, aunque sea de otra empresa. Si te pasa con códigos sencillos (1, 2, 3…), sube el archivo sin la columna
aliasy añade el Código después en cada ficha. - Valor duplicado en el fichero CSV. El mismo valor aparece en dos filas.
- Uno de los campos obligatorios se encuentra vacío en el documento.
- Una de las columnas obligatorias no se encuentra en el documento. Faltan
name,surname,email,passwordoranken la cabecera. - Formato no válido, preste atención a las características de cada campo. Por ejemplo, un email mal escrito, un PIN que no tiene 4 cifras o un número de centro que no existe.
- Fallo al codificar el CSV, caracteres o codificación del archivo invalida: guarda el archivo como CSV UTF-8 y vuelve a intentarlo.
Qué pasa después
- El empleado aparece en Empleados, en el panel y en Inallow Admin, con el rango Empleado (o con el que indicaste en la columna
rank, si lo diste de alta con un archivo CSV). - Puede entrar en la app y fichar en cuanto le des sus datos de acceso.
- Cuenta como una licencia de tu empresa mientras esté activo o suspendido. Consulta Dar de baja a un empleado.