Roles y permisos
Qué puede ver y hacer cada usuario de Inallow según su rango, y cómo funcionan los supervisores de departamento.
En Inallow cada usuario tiene un rango, que decide a qué paneles entra y qué secciones ve. Además, cualquier usuario puede ser supervisor de uno o varios departamentos: eso le permite revisar y aprobar las solicitudes de su equipo aunque no sea administrador.
Puedes ver el rango de cada persona en la columna Rango de Empleados.
Rangos de los usuarios
| Rango | Para quién | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Empleado | Cualquier trabajador | Fichar y gestionar sus solicitudes desde la app de fichaje o la tablet. No entra en el panel, salvo que sea supervisor de algún departamento. |
| Administrador Clocks | RRHH o responsables del control horario | Entrar en el panel de administración y usar todas sus secciones. En Empleados solo puede consultar: no crea, modifica ni da de baja empleados. |
| Administrador Visits | Recepción o seguridad | Entrar en el panel de Visitas. No entra en el panel de control horario, salvo que sea supervisor de algún departamento. |
| Administrador Clocks + Visits | Quien gestiona las dos cosas | Lo mismo que un Administrador Clocks y un Administrador Visits juntos. |
| Administrador General | La dirección o la persona que administra Inallow en la empresa | Todo lo anterior, y además crear, modificar, suspender y eliminar empleados y decidir quién es administrador. Es el único rango que entra en Inallow Admin. |
Todos los rangos pueden fichar desde la app, porque un administrador también es un empleado más.
Cuentas especiales
Además de los rangos de personas, existen estas cuentas:
- Licencia Tablet: es la cuenta con la que una tablet de fichaje inicia sesión. No es una persona y no aparece en Empleados. Se crea en Tablets.
- Licencia Visits: la cuenta de una tablet de Inallow Visits. Consulta la ayuda de Visitas.
- Gestor: para gestorías y asesorías que gestionan varias empresas cliente. Ve la sección Comercial, desde la que entra en las empresas que tiene vinculadas.
- Reseller: para distribuidores de Inallow, que tienen su propio panel.
- API: cuenta técnica para conectar otros programas con Inallow. Consulta Integraciones.
- Desarrollador: reservado al equipo de Inallow.
Estas cuentas las prepara el equipo de Inallow, salvo las tablets, que creas tú.
Qué ve cada uno en el panel de administración
Al panel de administración solo entran los administradores con acceso a Clocks (General, Clocks o Clocks + Visits) y los supervisores de departamento. Si otro usuario intenta entrar, verá un aviso de que no tiene privilegios suficientes («It seems that you don't have enough privileges to access this site») y se cerrará la sesión.
| Sección del menú | Administrador General | Administrador Clocks y Clocks + Visits | Supervisor sin rango de administrador |
|---|---|---|---|
| Inicio | Sí | Sí | Sí |
| Fichajes | Sí | Sí | No |
| Presencia | Sí | Sí | Sí, de su equipo |
| Calendario | Sí | Sí | Sí, de su equipo |
| Ausencias | Sí | Sí | Sí, de su equipo |
| Solicitud de horas | Sí | Sí | Sí, de su equipo |
| Disfrute de horas | Sí | Sí | Sí, de su equipo |
| Anuncios | Sí | Sí | No |
| Analíticas | Sí | Sí | Sí, de su equipo |
| Incidentes | Sí | Sí | No |
| Empleados | Sí, con gestión completa | Sí, solo consulta | Sí, solo consulta de su equipo |
| Tablets | Sí | Sí | No |
| Configuración | Sí | Sí | No |
| Salto KS | Sí | Sí (vincular personas requiere Administrador General) | No |
| Botón de emergencia de la barra superior | Sí | Sí | No |
Las secciones Comercial y Empresas aparecen bajo el título Administración solo para cuentas especiales: Comercial para gestorías (rango Gestor) y Empresas solo para el equipo de Inallow.
Otros paneles
Desde el botón de aplicaciones de la barra superior (el de los nueve puntos) saltas a otras aplicaciones de Inallow sin volver a iniciar sesión. Cada uno ve solo las que le corresponden:
- APP › Clocks: la app de fichaje en la web, para todos.
- APP › Visits: solo si el usuario puede crear visitantes.
- GESTIÓN › Clocks: el panel de control horario, para administradores con Clocks y supervisores.
- GESTIÓN › Visits: el panel de Visitas, para administradores con Visits.
- GESTIÓN › Admin: Inallow Admin, solo para el Administrador General.
- GESTIÓN › Reseller: solo para distribuidores.
Cambiar el rango de un usuario
Solo el Administrador General puede cambiar rangos. Se hace en Inallow Admin (en admin.inallow.io, o desde el botón de aplicaciones › GESTIÓN › Admin).
Abre los permisos
En Inallow Admin, pulsa Permisos. Se abre Permisos de gestión, con una fila por usuario. Tu propio usuario no aparece: no puedes cambiar tus propios permisos.
Marca las casillas
Cada fila tiene tres casillas:
- Clocks: acceso al panel de control horario.
- Visits: acceso al panel de Visitas.
- Admin: acceso total a la configuración de todas las aplicaciones, usuarios y permisos. Al marcarla se marcan también Clocks y Visits, y quedan bloqueadas mientras Admin esté marcada.
Usa Buscar... para encontrar a una persona por nombre. El icono de interrogación junto al título explica qué da cada casilla.
Guarda los cambios
Mientras haya cambios pendientes verás «Tienes cambios sin guardar» y el botón Guardar. Púlsalo. Verás «Cambios guardados» y el aviso pasará a «Todos los cambios están guardados».
Las casillas se convierten en un rango así:
| Casillas marcadas | Rango resultante |
|---|---|
| Ninguna | Empleado |
| Clocks | Administrador Clocks |
| Visits | Administrador Visits |
| Clocks y Visits | Administrador Clocks + Visits |
| Admin | Administrador General |
Si el usuario tenía el panel abierto, puede que necesite recargar la página o volver a iniciar sesión para ver los cambios.
Un empleado que creas uno a uno siempre empieza como Empleado. Si va a administrar, cambia su rango aquí después de crearlo. En el alta con un archivo CSV, el rango se indica en la columna rank.
Supervisores de departamento
Un supervisor es el responsable de un equipo. No necesita ser administrador: basta con que lo marques como Supervisor de uno o varios departamentos. Con eso:
- Entra en el panel de administración, aunque su rango sea Empleado o Administrador Visits, y ve las secciones indicadas en la tabla de arriba.
- Solo ve a los miembros de los departamentos que supervisa.
- Acepta o rechaza las ausencias, las solicitudes de horas y el disfrute de horas de esos miembros, y puede registrarlos en su nombre. Consulta Aprobar vacaciones y Aprobar horas extra.
- Nunca puede responder a sus propias solicitudes.
- En Empleados solo puede consultar las fichas de su equipo, sin modificarlas.
Asignar supervisores y miembros
Abre el departamento
En el panel, ve a Configuración › Departamentos y pulsa Gestionar miembros en la fila del departamento. Si aún no tienes departamentos, créalos primero (consulta Departamentos).
Marca a cada persona
Se abre una lista con todos los empleados. Para cada uno marca:
- Miembro: forma parte del equipo.
- Supervisor: es responsable del equipo.
Una persona puede ser las dos cosas a la vez, un departamento puede tener varios supervisores y un empleado puede estar en varios departamentos. Usa Buscar... para encontrar a alguien, o desmarca Mostrar todo y deja marcado Miembro o Supervisor para ver solo esas personas.
Guarda
Pulsa Modificar. Verás «Miembros actualizados». Si cierras con cambios sin guardar, se te preguntará si quieres guardarlos.
Quién aprueba qué
| Solicitud de… | Quién puede aceptarla o rechazarla |
|---|---|
| Cualquier empleado | Los administradores con acceso a Clocks (General, Clocks o Clocks + Visits). |
| Un miembro de un departamento | Además, los supervisores de ese departamento. |
| Un supervisor | Un administrador, u otro supervisor de un departamento del que sea miembro. Nadie aprueba sus propias solicitudes como supervisor. |
El selector de departamento
Quien supervisa al menos un departamento ve en la barra superior el selector Departamento: con la opción Mostrar todos y la lista de sus departamentos. Si eliges uno, el panel muestra solo a los miembros de ese departamento hasta que vuelvas a Mostrar todos. Esto vale también para los administradores que son supervisores.
Avisos por correo de solicitudes pendientes
Los administradores con acceso a Clocks y los supervisores pueden recibir un correo con el número de ausencias o de solicitudes de horas pendientes de respuesta. A cada supervisor solo le cuentan las de su equipo. Se activa por persona en Inallow Admin › Usuarios › la persona › pestaña Clocks:
- ¿Deseas que este empleado reciba notificaciones de las ausencias pendientes?
- ¿Deseas que este empleado reciba notificaciones de las solicitudes de horas pendientes?
Al marcar cada casilla aparece Días de la semana (L, M, X, J, V, S, D) para elegir qué días se envía. Solo llega si ese día hay solicitudes pendientes.